3 Vorteile der fortgeschrittenen elektronischen Signatur

Posted by media on 23.11.2019 16:51:57

 

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Im beruflichen Alltag stellt sich oft die Frage, ob und wann elektronische Unterschriften rechtlich verbindlich sind. Die juristische Standard-Antwort gilt auch hier: es kommt darauf an – und was das genau bedeutet, zeigt ein Blick auf die fortgeschrittene elektronische Signatur.

Es könnte so einfach sein. Der Automobilzulieferer aus dem Westerwald will mit einem bayerischen Start-up aus der Automatisierungsbranche eine Kooperation vereinbaren. Nach mehreren Iterationen soll das Vertragsdokument unterzeichnet werden. Damit es schnell geht, verschickt der Geschäftsführer des mittelständischen Zulieferers die Vereinbarung mit eingescannter Unterschrift per E-Mail. Doch dann kommen ihm Zweifel: ist der Vertrag überhaupt wirksam? Was passiert, wenn etwas schief läuft und man sich irgendwann vor Gericht trifft? Letztlich will der Manager keine Risiken eingehen, um sich im Fall des Falles keine unangenehmen Fragen seiner Gesellschafter gefallen lassen zu müssen. Er unterzeichnet auf Papier, sendet vorab ein PDF-Scan und das Original per Kurier.

Übervorsicht versus Gedankenlosigkeit

Derlei Situationen gehören in vielen deutschen Unternehmen zum Alltag und führen zu unterschiedlichen Verhaltensweisen. Während sich manche Entscheider keine größeren Gedanken machen und oft entweder kein Problembewusstsein haben oder die Risiken geflissentlich ignorieren, sind andere übervorsichtig, produzieren Zusatzkosten und mitunter auch schlechte Stimmung. Aber was ist denn nun richtig?

Wann Schriftform erforderlich ist – und wann nicht

Zunächst einmal gilt nach deutschem Recht, dass – bis auf bestimmte Vorgänge, in denen Schriftform vorgeschrieben ist, wie etwa bei Arbeitsverträgen oder Mietverträgen für Wohnungen und Gewerberäume mit einer festen Laufzeit von mehr als einem Jahr – die meisten Verträge formfrei und auch mündlich geschlossen werden können. Aber in der Regel wollen die Vertragsparteien schriftlich festhalten, was sie vereinbart haben. Außerdem wird in den Schlussbestimmungen am Ende eines Vertrags meist standardmäßig Schriftform vereinbart – so, wie bei dem Automobilzulieferer aus dem Westerwald; aber leider oft ohne ReflektionBewusstsein, was dies eigentlich formal bedeutet. In diesem Fall müssen nämlich Drucker und Stift zwingend bemüht werden, um Verträge wirksam zu schließen.

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Die drei Arten der elektronischen Signatur

Es geht aber auch anders. Denn seit 1. Juli 2016 gilt in der gesamten Europäischen Union (EU), dass jedes Dokument, das mit einer der drei Arten einer Elektronischen Signatur unterzeichnet wurde, von jedem Gericht in der EU als Beweismittel uneingeschränkt akzeptiert wird. Allerdings gibt es dabei bedeutende Unterschiede hinsichtlich der Beweislast und Beweiskraft: Wird in einem Rechtsstreit die Urheberschaft einer Signatur in Frage gestellt, muss bei der einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signatur derjenige die Gültigkeit beweisen, der dies behauptet. Im Gegensatz dazu trägt die qualifizierte elektronische Signatur eine widerlegbare Vermutung in sich, dass die Urheberschaft der Signatur so lange als erwiesen gilt, bis das Gegenteil nachgewiesen wird.


"Seit 1. Juli 2016 gilt in der gesamten Europäischen Union (EU), dass jedes Dokument, das mit einer der drei Arten einer Elektronischen Signatur unterzeichnet wurde, von jedem Gericht in der EU als Beweismittel uneingeschränkt akzeptiert wird."


 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur im Überblick

Für Vorgänge mit geringen Rechtsrisiken wie etwa unternehmensinterne Dokumente eignet sich daher die einfache elektronische Signatur sehr gut. Wer indes Verträge mit mittleren Rechtsrisiken schließen will und eine eingeschränkte Beweiskraft für vertretbar hält, ist mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur gut beraten. Dabei handelt sich um eine elektronische Signatur, die eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden ist. Sie ermöglicht es, den Unterzeichner zu identifizieren und wird unter Nutzung solcher Daten erstellt, die durch den Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle mit einem hohen Maß an Vertrauen verwendet werden und die mit den von ihm unterzeichneten Daten so verknüpft werden können, dass spätere Änderungen der Daten erkennbar sind. Dazu muss sich der Ersteller der Signatur bei Bedarf z.B. über ein Signaturzertifikat identifizieren lassen.

 

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Was die fortgeschrittene elektronische Signatur technisch differenziert

Die technische Besonderheit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur besteht darin, dass die Echtheit und Unverfälschtheit signierter Daten objektiv geprüft werden kann. Sie wird mit einem Schlüssel erzeugt, der dem Urheber nur einmalig zur Verfügung steht. Über ein sog. asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren wird erreicht, dass die fortgeschrittene elektronische Signatur tatsächlich vom Urheber stammt und dass die Integrität der Nachricht sichergestellt ist.

Asymmetrische-Verschluesselung

Quelle: Datenschutzzentrum

1. Warum die fortgeschrittene elektronische Signatur rechtlich vorteilhaft ist

Mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur lassen sich – wenn Schriftform nicht vorgeschrieben ist und Papier substituiert werden soll – verschiedene Vorteile erzielen: zum einen wird eine höhere Verbindlichkeit von Vereinbarungen geschaffen, als es mit der einfachen elektronischen Signatur oder mit per E-Mail ausgetauschten Dokumenten möglich ist. Denn wenn eine qualifizierte elektronische Signatur nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, werden auch Dokumente mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur per Augenscheinsbeweis als Beweismittel vor Gericht akzeptiert. Zwar ist dieser Vorteil nicht direkt bei Vertragsschluss greifbar, lässt sich aber auf das Unternehmen insgesamt bezogen mittel- bis langfristig an der Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten messen.

2. Welchen operativen Vorteile die fortgeschrittene elektronische Signatur birgt

Zudem lassen sich mithilfe der fortgeschrittenen elektronischen Signatur die Laufzeiten für Prozessabläufe signifikant verringern, weil das Dokument über das Verschlüsselungsverfahren direkt und nachweislich den Empfänger erreicht und von diesem erfahrungsgemäß zügiger unterzeichnet wird. Darüber hinaus wird der Prozess zum Nachhalten von Unterschriften durch einen automatisierten Ablauf deutlich vereinfacht. Und letztlich lassen sich natürlich gegenüber dem traditionellen Vorgehen – in zweifacher Ausfertigung ausdrucken, unterzeichnen, scannen, per Post versenden – die Papierkosten auf das gesamte Unternehmen bezogen deutlich senken.

3. Digitalisierung leben – durch die elektronische Signatur

Hinzu kommt, dass die fortgeschrittene elektronische Signatur auch zur digitalen Transformation von Unternehmen beiträgt. Denn die Unterzeichnung von Dokumenten ist ein wichtiger Teil des geschäftlichen Alltags. Entscheider sollten ihre Mitarbeiter durch gezielte Information über die Wirksamkeit digital geschlossener Verträge befähigen, virtuos mit dem Abschluss von Verträgen auf digitalem Weg umzugehen. Dazu ist der Einsatz der elektronischen Signatur und hierbei insbesondere auch der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ein wichtiger Schritt, um einen „digitalen Habitus“ zu entwickeln und den digitalen Wandel zu beschleunigen – was Entscheider fördern können, indem sie selbst die elektronische Signatur konsequent anwenden.

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Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Dr. Rüdiger Theiselmann - Anwalt, Unternehmer und Dozent im Bereich Gesetze und Finanzen. 

Rüdiger ist zudem seit 2016 Mitbegründer von Digitorney, dem weltweit größten digitalen Marktplatz für Wirtschaftsrecht.

@Theiselmann

 


Tags: Elektronische Signatur

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