Die elektronische Signatur ist ein sehr nützliches Tool im Alltag eines jeden Unternehmens. Durch sie kann das Drucken, Scannen, Senden und Sortieren von Dokumenten, die wir oft in unseren täglichen Arbeitsabläufen unterschreiben müssen, vermieden werden. Aber wie viel ist wirklich über sie bekannt?
Im Folgenden beantworten werden wir einige Fragen zur elektronischen Signatur beantworten. Gleich vorweg, es handelt sich um eine völlig legale und sichere Technologie, die sowohl die deutschen als auch die europäischen Rechtsvorschriften erfüllt.
Dieser Beitrag ist auch auf Englisch verfügbar.
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Die Top 10 Fragen zur elektronischen Signatur
1. Wo liegt der Unterschied zwischen der elektronischen und der digitalen Signatur?
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Die elektronische Signatur ist eine einfache und legale Art und Weise, um die Zustimmung oder Genehmigung zu Dokumenten oder elektronischen Formularen zu erhalten.
Sie ist in den meisten Ländern der Welt rechtlich bindend und als solche anerkannt. In Europa vor allem dank der seit 2016 geltenden Verordnung eDIAS, die diese Technologie zusammen mit anderen vertrauenswürdigen elektronischen Diensten regelt.
Darüber hinaus ist die elektronische Signatur sicherer als die traditionelle (handschriftlich unterschrieben und eingescannt oder per Fax versandt). Der Service von Signaturit stellt sicher, dass Dokumente unterzeichnet, verwaltet und allen Vertragsparteien auf sichere Weise zugestellt werden.
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Aufgrund der Infrastruktur, die für den Umgang mit der PKI-Technologie erforderlich ist, werden digitale Signaturen häufig in Regierungsbehörden wie Ministerien und öffentlichen Verwaltungen sowie in regulierten Branchen mit internen Arbeitsabläufen wie Pharmazeutika eingesetzt.
Die digitale Signatur ist eine spezifische Anwendung der elektronischen Signatur. Eine digitale Signatur erfordert eine digitale Zertifizierung. Digitale Zertifikate sind die Schlüsselkomponente der PKI-Technologie (Public Key Infrastructure) und werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt, die im Prozess der digitalen Signatur verwendet wird, der ein hohes Maß an Authentifizierung, Integrität und Sicherheit für alle Beteiligten bietet.
2. Wieso sollte ich die elektronische Signatur verwenden, um meine Zustimmung zu geben, anstatt einen Klick in einer Checkbox zu machen?
Die Verwendung der elektronischen Signatur ist nicht obligatorisch. Die Entscheidung, ob Sie sie einsetzen oder nicht, hängt vielmehr davon ab, wie weit die rechtliche Durchsetzbarkeit und Sicherheit, die Sie der Transaktion zuteilwerden lassen möchten, reicht.Fortgeschrittene elektronische Signaturen ermöglichen es, den Verbraucher (Unterzeichner) auf einzigartige Weise zu identifizieren. Im Falle von Gerichtsverfahren beispielsweise ist die Verwendung elektronischer Signaturen eine Garantie dafür, dass es möglich sein wird, nachzuweisen, dass der Kunde oder Partner den Vertrag oder die Vereinbarung tatsächlich unterzeichnet hat.
3. Wie funktioniert das timestamping?
Während unterschrieben wird, sammeln wir die elektronischen Beweise, die bei jedem Schritt der Signatur entstehen, beginnend zu dem Moment, an dem die Nachricht überliefert wird bis zur Unterschrift des Dokuments.Wir verwenden eine offizielle Zeitstempelbehörde, um die Integrität des Dokuments zu gewährleisten, sodass bei einer Änderung des Dokuments die CoC (Certificate of Conformity, zu deutsch: Konformitätsbescheinigung) beschädigt würde.
4. Was versteht man unter Verschlüsselung und welche Daten werden in Signaturit verschlüsselt?
Wir speichern keine Signaturen auf unseren Servern. Jede Signatur ist einzigartig und wird nach Abschluss des Prozesses in das Dokument eingebettet.Wir verwenden einen privaten und öffentlichen Schlüssel zur Verschlüsselung aller Daten, sodass wir nur dann auf Informationen zugreifen können, wenn es gerichtlich verlangt werden würde.
5. Was passiert, wenn meine elektronische Unterschrift nicht mit meiner handschriftlichen übereinstimmt??
Nichts. In Signaturit erfassen wir während des Signaturprozesses biometrische Daten über die Signatur des Unterzeichners (Geschwindigkeit, Beschleunigung, etc.) und können sie so identifizieren. Daher ist es kein Problem, wenn eine elektronische Signatur nicht genau der handschriftlichen Unterschrift dieser Person ähnelt.
📢 Signaturit ist eine Lösung, die die Anforderung und Ausführung einfacher und fortgeschrittener elektronischer Signaturen von jedem Gerät aus, mit absoluter Sicherheit und Rechtsgültigkeit, erleichtert und sowohl den Vorschriften der Europäischen Union (Verordnung Nr. 910/2014) als auch denen der Vereinigten Staaten (E-SIGN und UETA Acts) entspricht.
(Qualifizierte elektronische Signatur: Wir entwickeln derzeit die qualifizierte elektronische Signatur und erwarten das Prüfverfahren).
6. Musste Signaturit bereits vor Gericht beweisen, dass die Signatur, die über das Programm abgegeben wird legal ist?
Noch nicht, aber unsere Kunden und auch wir selbst legen regelmäßig mit Signaturit unterzeichnete Unterlagen in verschiedenen öffentlichen Einrichtungen vor (Arbeitsverträge bei der Sozialversicherung, Kaufverträge beim Finanzamt, etc.).Für den Fall, dass eine mit unserer fortschrittlichen elektronischen Signaturlösung erstellte Signatur vor Gericht angefochten wird, könnten die erfassten biometrischen Informationen dem Kalligraphieexperten zur Verfügung gestellt werden, der sie mit einer Unterschrift des angeblichen Unterzeichners vergleichen könnte. Genauso, als ob eine traditionelle handschriftliche Unterschrift angefochten würde.
7. Kann man vom Computer aus unterzeichnen?
Ja, wir bieten eine Lösung an, die technologisch neutral ist. Das bedeutet, dass man von jedem Gerät aus unterschreiben kann, vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung und Zugang zu einem Webbrowser.
8. Welche Vorteile bietet die elektronische Signatur?
Einsparung der Kosten
Es wird geschätzt, dass jede Unterschrift auf Papier einem Unternehmen 5 Euro kostet. Hierzu werden folgende Kosten gezählt: Papier, drucken unterschreiben, dokumentieren und die Ersetzung von verlorenen Dokumenten.
Zeitgewinn
Um eine Unterschrift von Dokumenten auf Papier zu bekommen, können teilweise mehrere Tage vergehen. Mit der elektronischen Unterschrift ist es eine Frage von Minuten.
Erhöhte Kontrolle des Prozesses
Über das Verwaltungspanel von Signaturit können Sie den gesamten Signaturprozess einsehen und steuern: den Status des Dokuments (versendet, ausstehend oder unterschrieben), den Verlauf der signierten Dokumente, das Archiv der Dokumente und die Aufzeichnung von Beweismitteln.
Verbesserung des Niveaus Ihres Services
Die Zufriedenheit Ihrer Kunden wird sich durch die Tatsache, dass sie keine zusätzlichen Anwendungen benötigen und die unkomplizierte Bedienung von Signaturit deutlich erhöhen.
Einsparung von Raum
Dank der elektronischen Unterschrift sind physische Archive für die Aufbewahrung von Dokumenten unnötig.
Umweltfreundlich
Durch die elektronische Unterschrift ist es nicht mehr nötig, Papier zu verwenden. 100 Unterschriften auf Papier stehen für den Verbrauch von 1081,49 Liter Wasser, 45,36 kg Holz und 10,89 kg an Abfällen.
9. Kann die elektronische Signatur in eine App für das Smartphone integriert werden?
Signaturit kann mit jeder Webseite oder App integriert werden. Wir haben eine offene API und die Dokumentation steht jedem Kunden oder Partner zur Verfügung, der die erweiterte elektronische Signatur in seine Arbeitsabläufe integrieren möchte, damit er dies einfach und schnell tun kann.
10. Worin besteht der Hauptunterschied zwischen Signaturit und anderen Lösungen, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind?
- Innovation: ein simples und ansprechendes Design für erhöhte Benutzerfreundlichkeit und ein verbessertes Benutzererlebnis
- Rechtsverbindlichkeit: rechtsverbindlich und international gültig
- Kundenservice: wir verpflichten uns dem Erfolg unserer Kunden.
Falls Sie noch Zweifel an der elektronischen Signatur oder zu unseren Lösungen haben, können Sie uns fragen, indem Sie eine E-Mail an info@signaturit.com senden oder uns einfach unter +49 32 221 099 561 anrufen.
Zudem können Sie das folgende Whitepaper kostenlos herunterladen, es enthält alle wichtigen Informationen über elektronische Signaturen und die Lösungen, die wir bei Signaturit anbieten.
Dieser Beitrag ist auch auf Englisch verfügbar.
