Wissen Sie, wie viel Zeit Sie durch die elektronische Signatur sparen können?

Posted by media on 07.01.2020 10:57:29

Zeit-durch-die-elektronische-signatur-sparen-blog-signaturit

Obwohl jeder Tag ein guter Tag ist, um sich neue Ziele zu setzen, sowohl persönlich als auch beruflich, klappt es zum neuen Jahr hin doch immer irgendwie besser und man ist motivierter, die Vorsätze auch einzuhalten.

In der Geschäftswelt ziehen sowohl Selbständige, Pymes, als auch Großunternehmen und multinationale Konzerne eine Bilanz des vergangenen Jahres Jahres und aktualisieren den Businessplan oder setzen neue Ziele, die ab Januar umgesetzt werden sollen.

Eines der beruflichen Ziele, das viele von uns teilen, ist es, unsere Zeit besser einzuteilen, was zu einer höheren Effizienz und auf Abteilungsebene zu einer besseren Kostenkontrolle führt.

Einer der derzeit ineffizientesten Prozesse in vielen Unternehmen ist immer noch die Verarbeitung von Unterschriften: Wie kann dieser Vorgang optimiert werden? In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie schnell, sicher und legal an Ihre unterschriebenen Dokumente und Verträge kommen.

Dieser Beitrag ist auch auf Englisch verfügbar.

Wie kann man die elektronische Signatur nutzen, um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten? 

Die Verarbeitung von Unterschriftsanforderungen von Dokumenten oder Verträgen ist für die meisten Unternehmen immer noch zu zeitaufwändig. 

Im Durchschnitt dauert die Bearbeitung des Antrags einer Unterschrift auf traditionelle Art und Weise - Druck, Unterzeichnung, scannen und versenden - vom Zeitpunkt des Antrags bis zum Erhalt der Unterschrift mehr als 5 Tage. Diese Wartezeit ist ein Engpass, der die Ausführung wichtiger Aufträge oder in manchen Fällen die Tätigkeit eines Unternehmens aufhalten kann.

Um die wirtschaftlichen Nachteile, die sich aus der traditionellen Vertragsunterzeichnung ergeben, endgültig zu vermeiden, ist eine elektronische  Signaturlösung wie Signaturit die beste Option. Auf absolut sichere und legale Art und Weise können Verträge und andere Arten von Dokumenten innerhalb weniger Minuten unterschrieben und archiviert werden. 

Unsere elektronische Signatur ist zudem sehr einfach intuitiv zu nutzen, sowohl für diejenigen, die Dokumente zum Signieren versenden, als auch für diejenigen, die sie unterschreiben müssen. Derzeit investieren unsere Kunden im Durchschnitt nur 37 Minuten in die Anforderung und den Empfang einer Unterschrift.

Wie Signaturen durch Signaturit angefordert werden können

1. Von Ihrem E-Mail Account aus

Egal welche Plattform Sie für die Verwaltung Ihrer E-Mails verwenden --Outlook, Gmail, Yahoo, Hotmail...-- sie können zu unterschreibende Verträge und Dokumente auf dieselbe Art und Weise versenden, wie eine neue E-Mail

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.
  2. Fügen Sie das entsprechende Dokument im Anhang hinzu.
  3. Schreiben Sie die Mail an den Empfänger und fügen Sie "signaturit.com" am Ende der E-Mail-Adresse hinzu. Beispiel: hans.mueller@gmail.com.signaturit.com

2. Von Ihrem Signaturit Dashboard aus

Falls Sie es vorziehen, können Sie auch ein zu unterschreibendes Dokument von Ihrem Signaturit Dashboard aus versenden: 

  1. Öffnen Sie Ihren Signaturit Account und klicken Sie auf Dokument versenden.
  2. Laden Sie das Dokument hoch. Sie können es auf Ihrem Computer oder in Ihren Vorlagen vorbereiten. 
  3. Fügen Sie die Felder hinzu, die der Empfänger ausfüllen soll --Name und Nachname, Datum, Stadt, etc.-- und zusätzlich noch ein Feld für die Unterschrift.
Screenshot 2020-01-05 at 16.21.27

    4. Klicken Sie auf Dokument versenden und fügen Sie die E-Mail Adresse des    Unterschreibenden hinzu.
    5. Klicken Sie ein letztes Mal auf Dokument verschicken und es wird an den Empfänger versendet. 

3. Von Google Docs durch unser Add-on 

Für diejenigen unter Ihnen, die Nutzer der Google for Work Suite sind: Sie können bereits seit Oktober 2015 direkt aus einem Google-Dokument zu signierende Dokumente versenden. Alles was Sie tun müssen, ist unser kostenloses Add-on von Google Docs zu installieren. 


ES_Complemento_GoogleDocs_de_Signaturit.png

Wenn Sie es installiert haben, können Sie jedes beliebige Google Dokument öffnen und Ihre Unterschriftsanfragen von dort aus senden. 

Wie entscheidet man sich für den richtigen Anbieter 

Neben Signaturit gibt es viele weitere elektronische Signaturlösungen auf dem Markt. Gerade wenn man sich noch nicht lange mit dem Thema beschäftigt hat, kann es da natürlich schwierig sein, sich für einen Anbieter zu entscheiden. Worauf sollten Sie also achten? Folgende Fragen können Ihnen bei der Entscheidung weiterhelfen: 

1. Ist die Signaturlösung leicht anzuwenden?

Sowohl für diejenigen, die die Unterschrift anfragen, als auch für die, die unterschreiben. Es sollte so intuitiv und schnell wie möglich gehen.

2. Ist ist sie leicht zu implementieren?

Auch hier gilt wieder, umso einfacher, umso besser. Sie sollten sich informieren ob es notwendig ist, eine App zu installieren, ob die Anwendung viel Speicherplatz benötigt und ob die verwendete Technologie auf dem neusten Stand ist.

3. Für Smartdevice geeignet?

Da immer mehr Arbeitsprozesse und Vertragsabschlüsse auch über Smartphone oder Tablet ablaufen, sollten wir auf jeden Fall darauf achten, dass die Signaturlösung mobile friendly ist.

4. Werden Tracking-Optionen angeboten?

Es ist wichtig, dass Status der Signaturanfrage jederzeit abgerufen werden kann. Demnach sollten Sie darauf achten, ob dem gewünschten Anbieter auch eine Sendeverfolgung möglich ist. 

5. Ist die maximale Integration möglich?

Um zu verkaufen und einen Vertrag abzuschließen, ist es wichtig, es dem Kunden so leicht wie möglich zu machen. In manchen Fällen, ist das demnach von Vorteil, wenn der Kunde zum Unterschreiben nicht einmal die Plattform verlassen muss. Damit dies möglich ist, sollte die Signaturlösung eine Integration via API anbieten. 

6. Welche Art von elektronischer Signatur ist inbegriffen? 

Es gibt drei verschiedene Arten der elektronischen Signatur: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. Sie sollten sich im Voraus informieren, welchen Typ Sie benötigen und dann schauen, welche Arten von elektronischen Signaturen die entsprechenden Anbieter zur Verfügung stellen.

Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden, Sie werden von einer enormen Zeit- und auch Kostenersparnis profitieren. Dies sowohl seitens Ihrer Mitarbeiter, als auch seitens der Kunden. Falls Sie noch nicht überzeugt sind, können Sie die Signaturlösung von Signaturit kostenlos ausprobieren und uns bei Fragen natürlich auch jederzeit kontaktieren.

 

Dieser Beitrag ist auch auf Englisch verfügbar.


New Call-to-action

Tags: Elektronische Signatur

Neueste Beiträge