3 maneras de enviar documentos a firmar con Signaturit: ¿cuál te conviene utilizar?

Posted by media on 4/07/17 9:00

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En este tutorial explicamos 3 formas de enviar documentos a firmar desde Signaturit con las que cubrimos diferentes necesidades de nuestros clientes: que varias personas firmen un único documento siguiendo un orden establecido, que por el contrario, lo firmen sin que sea relevante el turno, o que puedan enviar el mismo documento a varias personas, de forma que cada destinatario reciba una copia individual del documento para firmar.  

Detallamos a continuación cómo utilizar estas distintas opciones para que puedas agilizar la solicitud de firmas a tus clientes, proveedores o empleados, gracias a nuestra herramienta de firma electrónica.

Este post también está disponible en inglés.

¿Cómo puedes enviar documentos y contratos a firmar con Signaturit?

Signaturit te permite enviar cualquier documento y contrato a firmar de forma rápida, segura y legal desde tu correo electrónico y sin necesidad de descargar ninguna aplicación.

Todo lo que necesitas es tener acceso a internet y seguir estos sencillos pasos dependiendo del tipo de envío que necesites.


Envío secuencial

El envío secuencial: un solo documento se envía a varios firmantes a la vez, en orden secuencial. Es decir, el segundo firmante sólo recibe y puede firmar el documento una vez lo ha recibido, abierto y firmado el primer firmante, y así sucesivamente hasta la última persona que tiene que firmar.  El orden de firma lo establece quien envía el documento a firmar (en función del orden en el que coloca los emails de los destinatarios).

Más información para enviar un documento a firmar con firma electrónica avanzada y en modo secuencial: Enviar documento con firma electrónica avanzada

Lo más importante en este caso es tener cuidado a la hora de elegir el turno de firma de los firmantes. Recuerda que el último firmante no recibirá el documento a firmar hasta que todos lo hayan firmado.


Envío por lotes - también llamado masivo, múltiple o batch

Un mismo documento se envía a varios firmantes a la vez, pero el documento no es único, sino que cada firmante recibe una “copia” del mismo para firmarla de forma individual. Es decir, cada destinatario recibe su documento por separado al mismo tiempo que los demás, y puede proceder inmediatamente a abrirlo y firmarlo, sin tiempos de espera. En este caso, el orden en el que se colocan los emails de los destinatarios no tiene importancia.

Para utilizar este tipo de envío es necesario crear un archivo .xls o .csv en el que consten al menos los emails de cada firmante en una columna. Si tienes otros datos, como nombre, apellido o dirección, también puedes incluirlos en esta tabla.

Utilizando la ID de los widgets del documento podrás rellenar estos datos automáticamente una vez subas el archivo .xls o .csv. Abajo te explicamos con más detalle cómo hacerlo.


¿Qué son los widgets y cuántos hay?

Los widgets son campos de datos. Además de la caja de firma, donde el firmante tiene que firmar para poder enviar el documento, existen muchos otros campos que se pueden incluir en un documento o contrato para que los rellene el firmante. Como por ejemplo: Nombre, apellidos, fecha, dirección, ciudad, compañía, campo de texto, etc. 

A la hora de editar un documento, encontrarás los widgets en una columna a la derecha. Solo tienes que arrastrar el widget desde la columna hasta el punto en el documento en que lo quieras poner.

 Hay 12 widgets en total, todos personalizables y con características diferentes.   



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Por ejemplo, para crear un archivo .xls o .csv con 10 firmantes y el campo de nombre, apellido y ciudad: pon los emails en la columna A y los demás datos en las demás columnas. No te olvides de ponerle un título explicativo a cada columna:


Email

Textfield_01

Textfield_02

Textfield_03

John.doe.1@domain.com

John

Doe 1

Ciudad 1

John.doe.2@domain.com

John

Doe 2

Ciudad 2

John.doe.3@domain.com

John

Doe 3

Ciudad 3

John.doe.4@domain.com

John

Doe 4

Ciudad 4

John.doe.5@domain.com

John

Doe 5

Ciudad 5

John.doe.6@domain.com

John

Doe 6

Ciudad 6

John.doe.7@domain.com

John

Doe 7

Ciudad 7

John.doe.8@domain.com

John

Doe 8

Ciudad 8

John.doe.9@domain.com

John

Doe 9

Ciudad 9

John.doe.10@domain.com

John

Doe 10

Ciudad 10

Email

Textfield_01

Textfield_02

Textfield_03

John.doe.1@domain.com

John

Doe 1

Ciudad 1

John.doe.2@domain.com

John

Doe 2

Ciudad 2

John.doe.3@domain.com

John

Doe 3

Ciudad 3

John.doe.4@domain.com

John

Doe 4

Ciudad 4

John.doe.5@domain.com

John

Doe 5

Ciudad 5

John.doe.6@domain.com

John

Doe 6

Ciudad 6

John.doe.7@domain.com

John

Doe 7

Ciudad 7

John.doe.8@domain.com

John

Doe 8

Ciudad 8

John.doe.9@domain.com

John

Doe 9

Ciudad 9

John.doe.10@domain.com

John

Doe 10

Ciudad 10


En el caso de las columnas con datos (nombre, apellido y ciudad), pon el ID del widget en cuestión. De esta forma se vincula el dato con el widget que has puesto en el documento y los datos se rellenarán automáticamente. Este ID lo podrás ver haciendo click en el widget a la hora de crear un documento: te aparecerá una lista desplegable con todos los detalles.

ES_2_3 maneras de enviar documentos a firmar con Signaturit.png

Cuando hayas creado la tabla con las direcciones de correo de los firmantes en un archivo .xls o .csv, lo tienes que subir a nuestra plataforma mediante la opción de  “Envío por lotes”.

Una vez lo hayas hecho, simplemente marca como “Firmante” la columna de email y como “Ignorar” el resto de columnas. Mira este GIF en movimiento para saber cómo se hace:

Excel fields - bulk.gif
Siguiendo nuestro ejemplo, JohnDoe1 recibirá su documento con los campos de nombre, apellido y ciudad ya rellenados y solo tendrá que proceder a la firma.

El envío por lotes también te permite enviar muchos documentos
con más de un firmante. Para ello, añade una columna en el archivo .xls o .csv para cada firmantes o remitentes en copia.

ES_4_3 maneras de enviar documentos a firmar con Signaturit.png

Así es como se ve en nuestra plataforma una vez subes tu fichero con más de un firmante en formato .xls o .csv: 

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Nota: el envío será en paralelo o secuencial dependiendo de la opción que tengas activada. Lee el siguiente apartado para saber cómo es un envío en paralelo.

Mira este tutorial animado para saber exáctamente cómo a realizar un envío por lotes: Enviar un documento por lotes.

 

Envío en paralelo

Podríamos decir que el envío en paralelo es un híbrido entre el envío secuencial y el envío por lotes: el documento es único, en el sentido de que todos los firmantes deben realizar su firma en ese documento concreto (y no cada uno en el suyo), pero las firmas pueden realizarse en paralelo, es decir, todos los firmantes reciben el documento a la vez y pueden abrirlo al mismo tiempo.

Para mantener la legalidad de la firma electrónica avanzada en este caso, nosotros nos ocupamos de que no sea posible que todos los firmantes firmen a la vez, pero sí es posible que todos estén leyendo el documento al mismo tiempo.

El funcionamiento de la firma en paralelo es por tanto el siguiente: si un firmante accede al documento para realizar su firma, se deja al resto de firmantes en espera pero con la posibilidad de leer el documento, y se les avisa en cuanto esté disponible para firmar de nuevo.

Escribe un email a soporte@signaturit.com si quieres activar la opción de enviar documentos a firmar en paralelo.

 

Conclusión

Como puedes ver, sea cual sea la opción que elijas, en pocos minutos habrás enviado un documento a firmar a uno o varios destinatarios, con plena validez legal y cumpliendo con las leyes de protección de datos de la UE.

Por ello, te animamos a probar Signaturit de forma gratuita durante 14 días: haz click aquí para registrarte y agiliza tu labor diaria desde hoy mismo.

Si necesitas más información acerca de nuestra solución de firma electrónica, llámanos al (+34) 935 511 480 o envíanos un email a soporte@signaturit.com.

Este post también está disponible en inglés.

 

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