¿En tu empresa aún no habéis digitalizado las comunicaciones certificadas? 😱 El email certificado es la mejor opción cuando necesites una garantía o una prueba de que el destinatario ha recibido tu email o tu archivo. Es lo mismo que un correo postal certificado o un burofax, pero electrónico, lo que supone que sea más barato y más rápido.
En este post te damos 3 razones para que dejes de hacer cola en la oficina de correos y te unas a la era digital. ¡Sigue leyendo!
¿Qué encontrarás en este post?
1. Rapidez y agilidad
· ¿Cómo enviar un email certificado?
2. Ahorro económico
3. Legalidad y seguridad
El email certificado es la forma más sencilla y económica de dar validez jurídica a tus comunicaciones. Al igual que el conocido burofax o la carta certificada que ofrece la oficina de correos, el email certificado permite enviar comunicaciones con prueba fehaciente, pero con la sencillez de un correo electrónico.
El email certificado te ofrece información con validez legal del contenido de la comunicación, el momento de envío, desde donde se envía y en dónde se recibe. Aquí puedes encontrar más información sobre qué es el email certificado.
Pero, ¿cuáles son las razones para cambiarte del sistema tradicional a este digital? Principalmente por estas 3:
Fácil y rápido. Es el equivalente del burofax, pero con las comodidades que el correo electrónico ofrece. De esta manera reducirás al máximo la carga administrativa (papel, impresión, escaneo, devoluciones, etc.) y los desplazamientos a la oficina de correos.
Tendrás la posibilidad de acceder a esta opción 24 h al día, los 7 días de la semana desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo con capacidad de acceso a la web, evitando carreras de última hora.
Enviar un email certificado con Signaturit es igual de fácil que enviar un documento a firmar desde nuestro dashboard. Solo serán unos clics.
Solo tienes que ir a la barra lateral del dashboard y hacer clic en "Nuevo envío" y seleccionar "Email Certificado". Rellenar los campos, configurar tu email, adjuntar los archivos necesarios y escoger lo que deseas certificar. Hacer clic en "Enviar documento" y, ¡ya está!
Una vez el destinatario haya completado alguna de las acciones descritas anteriormente, recibirás un email automático con el documento probatorio que contiene todas las evidencias de la transacción generadas durante el proceso.
Desde el dashboard también tendrás acceso a los documentos enviados, podrás ver las últimas acciones o eventos y podrás descargar el documento probatorio.
En este vídeo puedes ver los pasos:
⚠️ Para máximo provecho de esta funcionalidad te recomendamos que al realizar el envío de un email certificado siempre selecciones el mayor grado de certificación posible a tu comunicado. 🚀
Podrás escoger entre las siguientes opciones:
Si quieres enviar un email certificado a varias personas, la opción más fácil y rápida es la del envío por lotes. De esta forma, todos los destinatarios recibirán el documento de forma individual. Si te interesa esta opción te decimos cómo se hace en el siguiente link de nuestro help center > Envía un email certificado por lotes.
Por último, cabe destacar que también puedes realizar envíos certificados por SMS, pero para esto es necesario integrar nuestros servicios vía API (ver documentación API).
El email certificado supone un ahorro de tiempo para las empresas, pero también un ahorro económico. Es un hecho que, además de reducir los tiempos de gestión administrativa y mejorar en eficiencia, las empresas que utilizan este sistema de comunicación certificada también ahorran dinero.
Puedes consultar el coste de nuestro plan Business+ aquí y registrarte en 30 segundos sin descargas ni necesidad de instalaciones y disfrutar de nuestra firma electrónica, además de los emails certificados.
Permite certificar la integridad, el envío y la apertura del e-mail o SMS y de los archivos adjuntos.
Al igual que el burofax o que los correos postales certificados, el email certificado tiene validez legal y puede utilizarse en procesos judiciales o ante tribunales. El documento probatorio incluye toda la información necesaria (acciones hechas por el destinatario, tiempos, etc.) que certifican que el email y los archivos han sido entregados o, al menos, que ha habido un intento en la comunicación.
Para cada envío que realices, obtendrás una certificación confirmando que el destinatario ha recibido el email, que ha visto el documento y/o que ha recibido todos los documentos (dependiendo de lo que hayas elegido a la hora de mandar el email).
Cuando el destinatario haya realizado una de estas acciones, recibirás una notificación automática con el documento probatorio adjunto, con toda la información, las acciones y los tiempos. También puedes acceder a toda esta información desde el "Historial" en la sección de "Envíos certificados".
Imagen: Extracto del documento probatorio de un email certificado
Esta herramienta tiene multitud de casos de uso. La puedes utilizar para todas las comunicaciones que necesites certificar, como por ejemplo:
El email certificado es la mejor forma de enviar información certificada a cualquier destinatario, ya que tus emails tendrán validez legal, como prueba fehaciente del contenido, fecha de envío, origen y destino del mismo.
Por ello te invitamos a enviar tus notificaciones a través del correo electrónico certificado que ofrece Signaturit y disfruta de las ventajas que esta herramienta te ofrece hoy mismo.
Si necesitas cualquier tipo de información, no dudes en contactarnos o llamarnos al +34 93 551 14 80.
