3 razones para utilizar el email certificado hoy

Escrito por: Leyre Soto el 7/08/20 9:00

¿En tu empresa aún no habéis digitalizado las comunicaciones certificadas? 😱 El email certificado es la mejor opción cuando necesites una garantía o una prueba de que el destinatario ha recibido tu email o tu archivo. Es lo mismo que un correo postal certificado o un burofax pero electrónico, lo que supone que sea más barato y más rápido.

En este post te damos 3 razones para que dejes de hacer cola en la oficina de correos y te unas a la era digital.

¿Qué encontrarás en este post?

          1. Rapidez y agilidad 
                   ¿Cómo enviar un email certificado?
          2. Ahorro económico 
          3. Legalidad y seguridad 


 

¿Qué es el email certificado?

El email certificado es la forma más sencilla y económica de dar validez jurídica a tus comunicaciones. Al igual que el conocido burofax o la carta certificada que ofrece la oficina de correos, el email certificado permite enviar comunicaciones con prueba fehaciente, pero con la sencillez de un correo electrónico.

El email certificado te ofrece información con validez legal del contenido de la comunicación, el momento de envío, desde donde se envía y en dónde se recibe.

Pero, ¿cuáles son las razones para cambiarte del sistema tradicional a este digital?Principalmente por estas 3:

 

1. Rapidez y agilidad 🚀

Fácil y rápido. Es el equivalente del burofax pero con las comodidas que el correo electrónico ofrece. De esta manera reducirás al máximo la carga administrativa (papel, impresión, escaneo, devoluciones, etc.) y los deplazamientos a la oficina de correos.

Tendrás la posibilidad de acceder a esta opción 24h al día, los 7 días de la semana desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo con capacidad de acceso a la web, evitándo carreas de última hora.

  • ¿Cómo enviar un email certificado? 

Enviar un email certificado con Signaturit es igual de fácil que enviar un documento a firmar desde nuestro dashboard. Solo serán unos clics.

Solo tienes que ir a la barra lateral del dashboard y hacer click en "Nuevo envío" y seleccionar "Email Certificado". Rellenar los campos, configurar tu email, adjuntar los archivos necesarios y escoger lo que deseas certificar. Hacer click en "Enviar documento" y ¡ya está!.

Una vez el destinatario haya completado alguna de las acciones descritas anteriormente, recibirás un email automático con el documento probatorio que contiene todas las evidencias de la transacción generadas durante el proceso.

Desde el dashboard también tendrás acceso a los documentos enviados, podrás ver las últimas acciones o eventos y podrás descargar el documento probatorio.

En este vídeo puedes ver los pasos:

 


⚠️
 Para máximo provecho de esta funcionalidad te recomendamos que al realizar el envío de un email certificado siempre selecciones el mayor grado de certificación posible a tu comunicado. 🚀

Podrás escoger entre las siguientes opciones:

  • Que el receptor ha recibido el email. (Por defecto)
  • Que el receptor ha abierto el email.
  • Que el receptor ha visto los documentos.
  • Que el receptor ha abierto todos los documentos.
  • Que el receptor se ha descargado el documento.
  • Que el receptor se ha descargado todos los documentos.

Si quieres enviar un email certificado a varias personas, la opción más fácil y rápida es la del envío por lotes. De esta forma, todos los destinatarios recibirán el documento de forma individual. Si te interesa esta opción te decimos cómo se hace en el siguiente link de nuestro help center. > Envía un email certificado por lotes

Por útlimo añadir que puedes realizar envíos certificados por SMS, pero para esto es necerarío integrar nuestros servicios vía API (ver documentación API

2. Ahorro económico 💰

El email certificado supone un ahorro de tiempo para las empresa, pero también un ahorro económico. Es un hecho que, además de reducir los tiempos de gestión administrativa y mejorar en eficiencia, las empresas que utilizan este sistema de comunicación certificada también ahorran dinero.

Puedes consultar el coste de nuestro plan Business+ aquí y regístrarte en 30 segundos sin descargas ni necesidad de instalaciones y disfrutar de nuestra firma electrónica, además de los email certificados.

Si quieres hacer una simulación de los costes del burofax postal de la oficina de Correos lo puedes hacer aquí. La diferencia de costes es evidente.

¡Ah! Te recordamos que puedes hacer una prueba gratuita de 7 días para que descubras tu mismo las ventajas de nuestros servicios sin compromiso de ningún tipo.

👉 Más información sobre nuestra prueba gratuitaFirmar documentos online: prueba la solución de Signaturit gratis.

3. Legalidad y seguridad 🔒

Permite certificar la integridad, el envío y la apertura del e-mail o SMS y de los archivos adjuntos.

Al igual que el burofax o que los correos postales certificados, el email certificado tiene validez legal y puede utilizarse en procesos judiciales o ante tribunales. El documento probatorio incluye toda la información necesaria (acciones hechas por el destinatario, tiempos, etc.) que certifican que el email y los archivos han sido entregados o, al menos, que ha habido un intento en la comunicación.

Para cada envío que realices, obtendrás una certificación confirmando que el destinatario ha recibido el email, que ha visto el documento y/o que ha recibido todos los documentos (dependiendo de lo que hayas elegido a la hora de mandar el email).

Cuando el destinatario haya realizado una de estas acciones, recibirás una notificación automática con el documento probatorio adjunto, con toda la información, las acciones y los tiempos. También puedes acceder a toda esta información desde el "Historial" en la sección de "Envíos certificados".

Imagen: Extracto del documento probatorio de un email certificado

 

¿Para qué casos de uso puedes utilizar el email certificado?

Esta herramienta tiene múltitud de casos de uso. La puedes utilizar para todas las comunicaciones que necesites certificar, como por ejemplo:

    • Comunicación de alta en ficheros de morosos
    • Comunicaciones a empleados (bajas laborales, ERE, ERTE...)
    • Notificaciones a clientes
    • Reclamación de cuotas o descubiertos
    • Convocatoria de juntas, reuniones y pleno
    • Refinanciación de deudas
    • Concesión de créditos
    • Envío de facturas impagadas y reclamación de deudas
    • Autorizaciones legales ante terceros
    • Contratación de productos (Préstamos, depósitos, seguros, etc)
    • Alta o cancelación de contratos

Email Deal With It GIF

Conclusión, el email certificado es un sistema rápido, económico y legal

El email certificado es la mejor forma de enviar información certificada a cualquier destinatario, ya que tus emails tendrán validez legal, como prueba fehaciente del contenido, fecha de envío, origen y destino del mismo.

Por ello te invitamos a enviar tu notificaciones a través del correo electrónico certificado que ofrece Signaturit y disfruta de las ventajas que esta herramienta te ofrece hoy mismo.

Si necesitas cualquier tipo de información, no dudes en contactarnos directamente a info@signaturit.com o llamarnos al +34 93 551 14 80.


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