La firma electrónica es uno de los elementos más importantes de la vida moderna y su uso se ha expandido rápidamente en los últimos años tanto a nivel personal como a nivel empresarial para ayudar a administrar sus procesos de manera segura y efectiva.
Pero no se puede adoptar la firma electrónica en el entorno empresarial sin tomar muy en cuenta los detalles de la legislación actual relativa a esta. Y eso implica no solo adoptar una solución óptima para firmar electrónicamente documentos, sino también una solución que se mantenga al día con el último desarrollo legal.
Aquí hay cinco aspectos clave de la normativa sobre firma electrónica que debes conocer para evitar problemas legales en tu empresa.
¿Qué encontrarás en este post?
La firma electrónica es una forma de validar la conformidad de una persona o empresa al realizar transacciones o documentos de forma remota. La firma electrónica ofrece muchas ventajas a las empresas, tales como simplificación del proceso de documentación, ahorro en papelería y tiempo, y mejora en la seguridad digital.
La firma electrónica también es legalmente vinculante en más de 90 países, siendo de uso estándar en Europa y Estados Unidos, gran parte de Asia, e incluyendo muchos países latinoamericanos como Argentina, Chile, Colombia y México. Esto significa que cualquier documento o transacción vinculado a la firma electrónica tendrá el mismo valor legal que si se usaran sellos físicos y firmas manuscritas.
En resumen, la firma electrónica es un método confiable y legalmente vinculante para validar documentos y transacciones de forma remota. Pero es importante tomar en cuenta toda la normativa relativa a esta para no optar por una forma de firma electrónica que nos acabe dando problemas.
En Europa, el uso de la firma electrónica está regulado por la Unión Europea a través de la Directiva 1999/93/CE y el Reglamento (UE) Nº 910/2014. La Directiva 1999/93/CE establece los requisitos generales para las firmas electrónicas, es decir, proporciona un marco legal para su uso. Por otro lado, el Reglamento (UE) Nº 910/2014 es la principal normativa actualmente en vigor sobre firmas electrónicas y determina los requisitos técnicos necesarios para garantizar la seguridad de la información que se transmite digitalmente. Ambas normativas son complementarias, y proporcionan pautas a las que se deben ajustar las empresas en su uso de firmas electrónicas.
Además de esta normativa europea, hay países como España que cuentan con su propia legislación sobre el uso de firmas electrónicas. En nuestro país, la Ley 59/2003, conocida como Ley de Firma Electrónica (LFE), regula el uso de la firma digital como forma legalmente válida para garantizar los acuerdos entre las partes en un contrato o documento jurídico. Una de las mejores formas de asegurarnos de que nuestra firma electrónica es válida es optar por un proveedor que sea certificado por diferentes entidades oficiales de las distintas regiones en las que vamos a operar.
Pero en cualquier caso, vamos a repasar algunas cuestiones que podemos tener en cuenta para no fallar con el tema de la firma electrónica a nivel empresarial.
El reglamento eIDAS define 3 tipos de firma diferentes, cuya variación entre ellas se debe principalmente a las distintas garantías jurídicas y nivel de seguridad de cada una. Además, dentro de estas pueden existir diferentes formas de realizar cosas como la identificación del firmante. Los 3 tipos son:
Firma electrónica cualificada: Es la que tiene un mayor valor jurídico. Identifica al firmante, y es una prueba firme de que el firmante estaba de acuerdo con la firma del documento, que este no se ha modificado a posteriori, y que el documento es real y verídico. La clave está en que la identificación del firmante se realiza por medio de un certificado digital válido, como el DNIe, o el certificado digital emitido por la FNMT.
Firma electrónica avanzada: Es similar a la anterior, tiene carácter jurídico y es válida como presentación de prueba en un juicio. También identifica al firmante, aunque no es necesario el uso de un certificado digital, sino que se utilizan medios como la captura de datos biométricos del grafo dibujado en una tableta, las direcciones de origen y destino, la geolocalización de la firma y la fecha y hora, de forma que se puedan usar estos datos para identificar al firmante.
Firma electrónica simple: Confirma la conformidad de un usuario con un determinado contrato, por medio de la marcación de una casilla o un PIN. Al no tener un valor jurídico tan amplio, es mejor para cuestiones básicas de poco riesgo.
En algunos casos, es fundamental asegurarse de que los usuarios de la firma electrónica sean identificados con los protocolos apropiados. Esto significa obtener un comprobante de identidad válido, validar los datos recopilados y verificar que el firmante es quien dice ser.
Algunos tipos de firma electrónica no cuentan con la capacidad de identificar al firmante. Así que elegir un tipo de firma electrónica simple para utilizar en tu empresa puede ser un riesgo. No por llamarse "firma electrónica", es una firma electrónica "válida" para tu situación. Por ejemplo, en entornos financieros los tribunales han dado a entender que las entidades financieras tenían la responsabilidad de identificar al firmante, lo que se ha traducido en pérdidas de litigios, sanciones, y daños en la imagen de la compañía. En función del nivel de riesgo de los servicios o contratos que vayamos a ofrecer, será necesario optar por un nivel u otro de firma.
3. El proveedor de servicios también cuenta
No es suficiente contar con la firma electrónica para tener un trato seguro, los proveedores también juegan un papel importante en esta normativa. Se debe elegir cuidadosamente y debe contar con todas las herramientas necesarias para ofrecer un trato seguro y eficaz.
Por ejemplo, tu proveedor de firma electrónica debe estar certificado por un tercero que garantice al usuario la seguridad en sus firmas. Además, el proveedor debe contar con medidas de seguridad integradas para proteger las comunicaciones y los documentos electrónicos. También es importante asegurarse de que el proveedor esté actualizado sobre los últimos cambios en la legislación, ya que pueden afectar el proceso de firma electrónica.
Además, es fundamental que el proveedor ofrezca soporte y asistencia técnica al usuario para resolver cualquier problema relacionado con su servicio. Esto ayudará a garantizar el funcionamiento adecuado del sistema y permitirá a tu empresa evitar problemas relacionados con la firma electrónica.
En Signaturit nos hemos esforzado por darte la mayor de las garantías, obteniendo certificaciones de entidades de todo el mundo y los reconocimientos de las principales administraciones públicas como prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza, como el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España, contando también con el sello de confianza de la UE, y la consideración del eIDAS.
La seguridad de los documentos firmados digitalmente es un factor clave para la aplicación de la normativa sobre firmas electrónicas. Todos los documentos deben estar protegidos por algoritmos criptográficos modernos que garanticen su seguridad y eviten el acceso no autorizado.
Además, los documentos que se hayan firmado digitalmente también necesitan ser autenticados y respaldados por almacenamiento seguro. Estas medidas contribuyen a la legalidad de tu empresa al garantizar que los datos financieros y otros detalles personales están protegidos.
No solo es importante que se pueda garantizar la conformidad del firmante o la identificación del firmante en un documento en concreto, sino que este debe mantenerse de forma segura y no darse acceso a él a nadie que no deba tenerlo. El almacenamiento de documentos en la Nube de Signaturit permite que solo aquellos que cuenten con la debida certificación y se identifiquen accedan a los mismos para comprobar la validez de las firmas.
Y tan importante es implementar un sistema de firma electrónica en nuestra empresa como que este se mantenga actualizado según las normativas recientes. No vale solo con encontrar una forma de firmar electrónicamente los documentos y utilizarla para siempre. Contar con el servicio de Signaturit para la firma electrónica de documentos implica contar con el soporte de un equipo especializado en el servicio de firma electrónica que es elegido por algunas de las principales compañías a nivel nacional, europeo, e internacional, y que cuenta con el reconocimiento de las más altas entidades de verificación. No tendrás que preocuparte por la actualización de ninguna ley o normativa, en Signaturit nos encargamos de todo para que tú solo tengas que acceder a nuestra plataforma y firmar el documento, sabiendo que tiene toda la validez legal necesaria.
Confiamos plenamente en que Signaturit es la mejor solución de firma electrónica que puedes utilizar en tu empresa, y estamos dispuestos a que lo veas por ti mismo realizando una prueba online sin tener que configurar nada.
