5 motivos por los que cualquier empresa debería usar la firma electrónica avanzada

Posted by media on 31/07/15 15:29

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Según un estudio elaborado por Accenture1, el uso de las tecnologías digitales está directamente correlacionado con mejoras en la productividad, lo que a su vez repercute en una mayor competitividad y crecimiento económico.

Sin embargo, el uso de la firma electrónica avanzada no está tan extendido como cabría esperar, siendo una de las soluciones que más contribuye a mejorar la productividad de las empresas. En este post vamos a hablar de los 5 motivos principales por los que cualquier empresa debería incorporar la firma electrónica avanzada en todos sus procesos de negocio:

Este post también está disponible en inglés.


1. Es adecuada para firmar cualquier tipo de documento

Cualquier documento de cualquier departamento puede firmarse mediante una solución de firma electrónica avanzada. Tan sólo hay que tener bien definido el proceso y su flujo de trabajo dentro de cada departamento (o unidad de negocio) en el que se quiera integrar dicho sistema para determinar cuál es la mejor manera de hacerlo.

2. Simplifica procesos y reduce el tiempo de gestión

Habitualmente, para firmar cualquier documento de forma manual, hay que imprimir el documento, firmarlo, escanearlo, y volverlo a enviar, ya firmado, al remitente. Mediante una solución de firma electrónica avanzada, el tiempo invertido en firmar se reduce drásticamente y el proceso se aligera, ya que tan sólo se tiene que abrir el documento desde el servidor de correo habitual y firmarlo usando el mouse, el trackpad del ordenador, un puntero o el dedo índice, si la firma se realiza desde un smartphone.

3. Aumenta la productividad de los empleados

No hay que menospreciar el coste de oportunidad del tiempo que invierten los empleados en tareas administrativas. Si se instaura un sistema de firma electrónica avanzada, el tiempo ahorrado en enviar documentos a firmar, o en firmar y reenviar documentos firmados -con todas las tareas asociadas que ello conlleva, además del tiempo dedicado al almacenamiento de la documentación en papel- puede ser utilizado por los trabajadores para realizar otro tipo de tareas que aporten más valor y que, en definitiva, contribuyan a mejorar la productividad de la empresa.

4. Reduce los costes asociados a la impresión de documentos

La empresa que implemente una solución de firma electrónica avanzada no tardará en notar el ahorro en gastos administrativos que ello supone: menor consumo de papel y de tinta, menores gastos en mantenimiento y reparación de las impresoras, y menor gasto en material para archivar y guardar ordenadamente la documentación (lo que además repercute en un uso más eficiente del espacio en la oficina).

Un beneficio colateral positivo derivado del menor consumo de papel es que se está contribuyendo a no dañar el medioambiente. Y el compromiso de las empresas con el medioambiente es clave para atraer talento, puesto que se trata de un valor determinante para quienes forman el grueso de la fuerza laboral actual, la generación Y o Millenials.

5. Elimina los riesgos asociados a la firma tradicional

A pesar de que aún se tiene mucha confianza en la firma realizada a mano sobre el papel, lo cierto es que ésta conlleva muchos más riesgos a nivel legal que la firma electrónica avanzada. Mediante una solución de firma electrónica avanzada, la firma de un documento lleva asociado una serie de datos electrónicos y biométricos que garantizan la identidad del firmante, la integridad del documento (el documento firmado es el mismo que el original y no puede modificarse una vez firmado), y la imposibilidad de repudiar la firma (que el firmante diga a posteriori que no firmó el documento). Todos estos datos se constituyen en información encriptada que puede desvelarse en caso de que la empresa necesite probar la identidad del firmante ante un tribunal.


Queda claro que el uso de la
firma electrónica avanzada supone un beneficio importante para las empresas, porque implica un aumento de la productividad de los empleados. En este sentido, Signaturit es una de las mejores soluciones del mercado. Si quieres probar nuestro servicio, puedes utilizar la cuenta Business de forma gratuita durante los primeros 14 días. No necesitas descargarte ningún software y ni introducir tus datos bancarios.

Este post también está disponible en inglés.

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Tags: Firma Electrónica

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