Actualización de Producto - Mayo y Junio 2016

Escrito por: media el 28/06/16 9:00

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Durante los meses de mayo y junio en Signaturit hemos seguido desarrollando nuestro panel de gestión, introduciendo nuevas funcionalidades y mejorando algunas de las ya existentes para seguir perfeccionando tanto el proceso de enviar documentos a firmar desde nuestra plataforma como su trámite posterior.

Si quieres conocer las novedades y sacar el máximo provecho a Signaturit, no dejes de leer este post.

Información también disponible en inglés.

Última actualización de producto de Signaturit: Mayo y Junio 2016

Gracias a las últimas funcionalidades que hemos introducido en el panel de gestión, como la sección de “Equipo” con sus correspondientes estadísticas o el nuevo apartado de “Contactos”, Signaturit se está convirtiendo en una herramienta cada vez más completa, fácil y cómoda de usar, tanto si la gestiona una sola persona como si se comparte entre varios compañeros de trabajo. Y como siempre, sin renunciar a los máximos estándares en cuanto a seguridad de la información y respetando la privacidad de todos los datos personales que circulan a través de nuestra plataforma.

Nuestro principal objetivo es que todos nuestros clientes cuenten con una herramienta que facilite enormemente su trabajo, y puedan sacarle el máximo partido completando las tareas relacionadas con la solicitud de firmas y la gestión de documentos de la forma más rápida, fácil y eficiente posible.

Detallamos a continuación las novedades y mejoras introducidas en ésta última actualización de producto. Las hemos clasificado en 3 apartados:

1. Nueva sección "Equipo".
2. Nuevo apartado "Contactos".
3. Reorganización del apartado "Configuración" y nuevo apartado "Conexiones".




1. Nueva sección “Equipo” (incluye un apartado llamado “Estadísticas”)

Para facilitar el trabajo en equipo con Signaturit, de entre las nuevas funcionalidades que hemos añadido recientemente destaca la sección llamada “Equipo”. La puedes encontrar en la barra de navegación, al lado de la sección “Plantillas”, así que es fácilmente accesible desde la página principal del panel de gestión.

La sección “Equipo” la hemos creado con la intención de facilitar el trabajo conjunto en aquellas empresas en las que más de una persona se encarga de enviar documentos a firmar y de gestionar la documentación relacionada una vez completado el proceso de firma, como podría ser el caso de un departamento de administración, de recursos humanos o un departamento comercial que necesite centralizar la gestión de contratos en una misma plataforma.

ES_Equipo.png


Apartado “Estadísticas”
Desde la sección “Equipo”, la persona designada como administrador puede invitar al resto de compañeros de su departamento a unirse a su equipo. Además, desde aquí el administrador podrá asignar roles a cada nuevo integrante - miembro o administrador -, crear diferentes grupos de trabajo y realizar seguimiento de la actividad de todos los que forman parte del equipo desde el apartado “Estadísticas”, que pasamos a comentar a continuación.

El apartado “Estadísticas” está pensado para que el administrador pueda controlar fácilmente el estado en el que se encuentra la documentación enviada a firmar a través de Signaturit en un momento dado, así como el estado en el que se encuentra la documentación enviada por cada miembro del equipo. La información general se recoge en un panel denominado “Estadísticas generales”, mientras que la información diferenciada por cada miembro del equipo se recoge en un panel denominado “Estadísticas del equipo”.

ES_Estadisticas.png


Porcentaje de documentos listos para firmar:
documentos enviados a su destinatario pero que aún están pendientes de ser firmados.En ambos paneles, la información a la que únicamente tiene acceso el administrador de la cuenta es:

  • Porcentaje de documentos completados: documentos que ya han sido firmados por el destinatario.
  • Porcentaje de error: documentos que no han podido ser enviados a firmar. El motivo principal por el que esto ocurre es porque la dirección de email a la que se ha enviado el documento es errónea o ya no existe.
  • Porcentaje de documentos expirados: son aquellos para los cuales se ha establecido un tiempo límite de firma, y ya se ha superado ese límite. Los documentos que han expirado ya no se pueden firmar.
  • Porcentaje de documentos cancelados: incluye los documentos cuyo envío ha sido cancelado. Los dos principales motivos por los que cualquier miembro de tu equipo puede cancelar el envío de un documento a firmar es por haberse equivocado de persona o de documento.

2. Nuevo apartado “Contactos”

En esta última actualización hemos introducido un apartado llamado “Contactos” que funciona como un gestor de contactos dentro de nuestra plataforma. Se trata de una agenda en la que se irán guardando de forma automática las direcciones de email de las personas a las que vayas enviando documentos o contratos a firmar a través de Signaturit.

Además, ofrecemos la opción de importar tu agenda de contactos desde cualquier proveedor de correo electrónico: tanto si utilizas Gmail, como Hotmail, Outlook de Microsoft, o incluso el formato vcard utilizado por Apple Mail, podrás importar tu agenda a Signaturit de forma fácil, rápida y segura.

Con este nuevo gestor de contactos hemos conseguido agilizar la introducción de las direcciones de correo electrónico al enviar documentos a firmar, puesto que cada vez que tengas que enviar un documento a cualquier persona que esté en tu agenda importada, se abrirá un desplegable que te facilitará la selección de su dirección de email.

ES_Enviar_Doc.png.png

Para acceder a tus “Contactos” tan sólo tienes que hacer click en la flecha que aparece al lado de tu icono, en la página principal del panel de gestión de Signaturit, y hacer click primero en “Configuración” y a continuación en “Contactos”. Desde aquí, además de poder importar tu agenda desde cualquiera de los proveedores de email mencionados, también podrás introducir nuevos contactos manualmente.

ES_Contactos.png

 

3. Reorganización del apartado “Configuración” y nuevo apartado “Conexiones”


3.1 Reorganización del apartado “Configuración”

Las distintas posibilidades de configurar Signaturit están aumentando, y por eso hemos decidido redistribuir el apartado “Configuración”, para que sea más sencillo organizar la herramienta en función de las necesidades específicas de cada uno de nuestros clientes.

Para acceder a “Configuración”, se debe hacer click en la flecha que aparece al lado de tu icono, en la pantalla principal del panel de gestión de Signaturit.

ES_Configuracion.png

Como se muestra en la imagen adjunta, con la última actualización el apartado “Configuración” se ha dividido a su vez en 4 apartados: “Cuenta”, “Contactos”, “Integraciones” y “Configuración”.

  • En el apartado “Cuenta” encontrarás tu información de facturación.
  • El apartado “Contactos” es nuevo, y lo hemos comentado en el punto 2 de este post.
  • El apartado “Integraciones” incluye el apartado “API”, en el que se encuentra el token de acceso para quienes quieren integrar Signaturit en su sistema; y el apartado “Conexiones”, del que hablaremos en el punto 3.2 de este post.
  • El apartado “Configuración” incluye:
    • “Perfil”: desde aquí podrás cambiar detalles de tu cuenta como el idioma en el que usas nuestra herramienta o modificar tu teléfono móvil asociado.
    • “Branding”: si quieres cambiar el idioma en el que se envían los emails desde Signaturit o incluir el logo de tu empresa tienes que acceder a este apartado. (Sólo disponible para cuentas Business).
    • “Notificaciones”: desde aquí puedes configurar recordatorios, alertas y/o establecer un tiempo límite para realizar la firma, de forma que si se supera ese plazo el documento expira y ya no se puede firmar.


3.2. Nuevo apartado “Conexiones”

Como hemos comentado, el apartado “Conexiones” es una de las novedades introducidas en esta última actualización de producto, y se encuentra dentro del apartado “Integraciones”, que a su vez está ubicado dentro del apartado “Configuración”.

ES_Conexiones.png

En este apartado se recogen las herramientas con las que puedes conectar Signaturit para agilizar todavía más tu manera de trabajar. Si trabajas con Google Drive puedes conectar tu cuenta de Signaturit con tu cuenta de Drive, de forma que si por ejemplo tienes en tu Drive una carpeta en la que guardas las plantillas de aquellos documentos que debes enviar a firmar con regularidad, puedes acceder a esas plantillas fácilmente desde Signaturit sin tener que importarlas desde el Drive cada vez que las necesites.

Lo mismo puedes hacer si trabajas con Dropbox o con Box: conecta tus cuentas con Signaturit y accede rápidamente a todos los documentos que guardes en cada una de ellas, sin tener que estar “saltando” constantemente de una aplicación a otra.

En el caso de Google Docs, lo que hemos hecho ha sido integrar Signaturit con Docs: si estás preparando un documento o contrato en Google Docs puedes enviarlo a firmar directamente desde ahí, sin tener que pasar por nuestra plataforma. Tan sólo tienes que instalarte el complemento de Google Docs, y ahora puedes hacerlo directamente desde Signaturit → "Configuración"→ "Integraciones" → "Conexiones" → y haciendo click en el icono de Google Docs. En este post encontrarás más información acerca de nuestra integración con Docs.

Estamos seguros de que todas estas nuevas funcionalidades te ayudarán a ti, a tu equipo y a tu empresa a ser mucho más eficientes, tanto en el envío de documentación a firmar como en toda la gestión documental que siempre viene asociada con cualquier proceso de firma.

En caso de que tengas dudas respecto a estas novedades o si tienes cualquier otra sugerencia de mejora, por favor envíanos un email a support@signaturit.com.

Este post también está disponible en inglés.

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Etiquetas: Producto

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