Actualización de producto - Febrero 2018

Posted by media on 8/02/18 9:00

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En los últimos meses hemos estado trabajando en un nuevo diseño de la plataforma de Signaturit. Los cambios realizados no afectan a los procesos, sino que se trata de una re-estructura de la arquitectura y el diseño de nuestra plataforma.

Esta nueva organización no se ha decidido al azar, sino que es el resultado de una serie de entrevistas con clientes, quienes nos han ayudado a entender cómo se percibe y se utiliza nuestra plataforma, y cuál es la mejor manera de distribuir la información para sacarle todo el partido.

Este nuevo diseño se irá activando de forma gradual a todos nuestros clientes, pero en este post queremos haceros un pequeño avance de cuáles son los principales cambios introducidos.

Este post también está disponible en inglés.

 


AVANCE: ¿Cuáles son los principales cambios de la última actualización de producto de Signaturit?


Los principales cambios que hemos realizado en el
dashboard de Signaturit son en el diseño de lo que antes se llamaba “Historial”, que ahora ha pasado a llamarse “Envíos”, puesto que agrupa los envíos de peticiones de firma así como los envíos de emails certificados.

Por otro lado, también hemos rediseñado el menú principal.

Y por último, comentar que con esta última actualización nuestra plataforma es además 100% responsive. Es decir, a partir de ahora puedes gestionar tus procesos de firma y tus comunicaciones certificadas desde cualquier dispositivo móvil, donde quieras y cuándo quieras.

Empezaremos explicando los cambios en el menú principal, y a continuación detallaremos todas las novedades de la sección llamada “Envíos” (antes “Historial”).

NUEVO MENÚ PRINCIPAL

1. Nueva ubicación y organización del menú

En esta última actualización de producto hemos situado el menú principal en una columna a la izquierda de la pantalla. Con ello hemos mejorado la organización de los diferentes apartados y facilitado el acceso a cada uno de ellos.

Signaturit_Nueva_ubicación _organización _menú_2018.jpeg

En la nueva versión encontrarás el menú dividido en las siguientes secciones: Envíos, Archivos Certificados, Plantillas, Equipo y Contactos. Y una última sección para Desarrolladores.

2. Sección “Envíos” con nuevos apartados

La sección de “Envíos” (antes “Historial”) ahora tiene tres apartados que facilitan la supervisión y gestión de tus envíos, ya sean peticiones de firma o envíos de comunicaciones certificadas (envío de emails certificados). 

Estos tres apartados sirven para clasificar todos los envíos en función de su estado:

  • “En progreso”: el apartado “En progreso” permite ver todos los envíos que están aún en curso.
  • “Completado”: este apartado selecciona todos los documentos ya firmados o emails certificados enviados.
  • “Todos los envíos”: si accedes al apartado “Todos los envíos” verás todos los envíos realizados, tanto los que están en progreso como los que están completados, cancelados o expirados.
Signaturit_Sección_Envíos_nuevos_apartados.jpg

Verás que hay un cuarto apartado llamado “Envíos archivados”, que lo explicaremos a continuación.


REDISEÑO DE LA SECCIÓN ENVÍOS

1. Nueva organización de los envíos

En la sección “Envíos”, tanto si estás consultando todos los envíos realizados, como si estás consultando los que están en progreso o completados, puedes además hacer una consulta en función del tipo de envío que tengas contratado:

Signaturit_Nueva_organización_envíos.png


2. Nueva funcionalidad: Archivar Envíos

Esta nueva funcionalidad es la que se corresponde con el apartado “Envíos archivados” que comentábamos unas líneas más arriba.

La posibilidad de archivar envíos es una de las funcionalidades recién estrenadas más destacadas de esta última versión de Signaturit. Con esta opción podrás archivar tus envíos para mantener tu listado de envíos “limpio”, dejando solo a primera vista los envíos que te interesen, tanto si son peticiones de firma como si son envíos de emails certificados.

Signaturit_Nueva_funcionalidad_Archivar_Envíos.png

Al archivar un envío, éste se moverá al apartado de “Envíos archivados” y dejará de aparecer en la lista principal de “Envíos”. En todo caso puedes restablecer un envío ya archivado siempre que quieras.


2. Nuevo producto: Archivos certificados

Certificar un archivo o documento se utiliza para garantizar que la información de ese documento no ha sido alterada ni modificada a partir del momento en el que se certifica.

Cuando certificamos un archivo lo hacemos a través de un sello de tiempo, y le asignamos a ese documento un identificador único.

Si la información del documento fuese alterada, el identificador del documento alterado no coincidiría con el identificador del documento original. Con lo cual, se detectaría que se ha producido una alteración. Y un documento alterado no tiene validez.

Signaturit_Nuevo_producto_Archivos_certificados.png

Un caso de uso típico de este servicio es el que se hace cuando las empresas de servicios de auditoría quieren certificar una auditoría de cuentas. A estas empresas les conviene poder garantizar la integridad de la información de la auditoría en un momento dado del tiempo.


3. Alarmas para los archivos certificados

Las alarmas son una funcionalidad que se aplica a los archivos certificados

Si por ejemplo has firmado un contrato de arrendamiento (o cualquier tipo de contrato) y tienes que acordarte de renovarlo al cabo de 3 años, puedes certificar ese contrato y ponerle una alarma justo antes de ese plazo.

De este modo, te acordarás de renovar el contrato antes de que su vencimiento. Y por otro lado, al haberlo certificado tendrás la garantía de que nadie habrá modificado las cláusulas originales del contrato desde que se firmó.

Signaturit_Alarmas_archivos_certificados.png


4. Envíos en batch agrupados

Cuando envías un documento a firmar a muchos firmantes a la vez, y cada firmante tiene que firmar su documento (es decir, no todos firman en el mismo), se trata de un envío batch, también llamado envío por lotes.

Con esta última actualización de producto ya no verás los envíos por separado, sino que toda la información de un envío por lotes estará agrupada en un mismo lugar.

De este modo podrás visualizar y gestionar con más facilidad todas las peticiones de firma que has lanzado en ese envío.

 

Signaturit_Envíos_batch_agrupados.png

 

Aunque todos los envíos realizados en batch estén en un mismo lugar, puedes realizar un seguimiento individualizado del estado en el que se encuentra cada petición de firma.

Y por otro lado, tienes disponibles una serie de acciones que puedes realizar para una o para todas las peticiones de firma de ese batch: enviar recordatorio, descargar el documento probatorio y cancelar el envío.


5. Mejoras en las peticiones de firma

Otra de las novedades que hemos implementado en esta última actualización de producto tiene que ver con las peticiones de firma.

Por un lado, hemos mejorado el flujo visual de las acciones principales de los envíos, que son las siguientes:

  • el envío de recordatorios
  • la opción de descargar el documento probatorio
  • la opción de cancelar una petición de firma
  • la posibilidad de archivar envíos

Por otro lado, ahora podrás añadir a más personas en copia una vez se haya iniciado el proceso de firma, podrás corregir el email de un firmante antes de que realice su firma (no necesitarás cancelar el envío) y, si realizas un envío secuencial, podrás cambiar el orden de aquellos firmantes que aún tengan que firmar.

Signaturit_Mejoras_peticiones_firma.png

Conclusión

Todas estas novedades y muchas más estarán disponibles para nuestros nuevos clientes.

Para todos los demás, iremos activando el nuevo diseño del dashboard de forma gradual, con la opción de volver al antiguo durante un periodo de adaptación de tres semanas.

Como comentábamos al principio de este post, este nuevo dashboard es además 100% responsive. Es decir, es perfectamente accesible y usable desde cualquier dispositivo móvil.

Estamos seguros de que todas las mejoras os servirán para agilizar y controlar mejor vuestros procesos de firma y de envío de comunicaciones certificadas.

Y en los próximos meses seguiremos mejorando Signaturit para adaptar nuestras soluciones cada vez más y mejor a vuestras necesidades. ¡Os mantendremos informados!

Este post también está disponible en inglés.

Topics: Sobre Signaturit

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