De acuerdo con la nueva legislación aplicable en esta materia, la firma de un acuerdo de teletrabajo es un requisito imprescindible para desarrollar esta modalidad laboral, tan vigente a raíz de la pandemia de COVID-19.
Por tanto, en este artículo te explicamos, punto por punto, qué elementos debe incluir este acuerdo para ser legal y cómo ha de formalizarse. De lo contrario, la empresa podría exponerse a elevadas sanciones económicas. ¡Te ayudamos para que eso no pase!
¿Qué encontrarás en este post?
¿Qué contenido debe incluir el acuerdo de teletrabajo según la norma?
En primer lugar, a día de hoy, la norma aplicable a cualquier acuerdo de teletrabajo realizado en España es el Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre. Se trata de una norma muy reciente, impulsada por la nueva situación laboral generada a raíz de la pandemia, aunque ya existía un acuerdo marco europeo sobre teletrabajo desde 2002.
▶️ Puedes ver el video del webinar que realizamos desde Signaturit junto con Carlos de Fuentes, Profesor de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social en la Universidad Complutense de Madrid y en el Instituto de Estudios Bursátiles cuando se publico este Real Decreto.
No obstante, como suele suceder, la realidad del mercado laboral iba un paso por delante, con muchas personas realizando ya su trabajo de forma no presencial y con gran flexibilidad horaria.
En este sentido, la ley de teletrabajo viene a poner orden en esta situación, señalando que todo acuerdo de trabajo a distancia debe incluir los siguientes elementos (artículo 7):
- Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.
- Enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma, que se corresponderá, de existir, con la previsión recogida en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación.
- Horario de trabajo de la persona trabajadora y, dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad. Como luego veremos, aquí se enmarca también la previsión del derecho a la desconexión digital.
- Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.
- Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
- Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
- Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso.
- Medios de control empresarial de la actividad.
- Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
- Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
- Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
- Duración del acuerdo de trabajo a distancia.
Modelo de acuerdo de teletrabajo o trabajo a distancia adaptado al RD Ley 28/2020
De acuerdo con el contenido mínimo que acabamos de ver, cualquier acuerdo de teletrabajo debería adecuarse a la siguiente estructura general:
- Lugar y fecha de la firma del acuerdo de trabajo a distancia o teletrabajo.
- Identificación de las partes (empresa y persona trabajadora).
- Consideraciones de carácter general o exposición de los motivos de implantación del teletrabajo.
- Cláusulas. Aquí debería incluirse todo lo relativo al contenido mínimo que señala el RD-Ley 28/2020 y que hemos enumerado en el apartado correspondiente.
- Lugar, fecha y firma de ambas partes.
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⭐ NOTA IMPORTANTE: Puedes descargar un modelo de acuerdo de teletrabajo en este enlace.
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Tal y como señala el Real Decreto, ten en cuenta que las previsiones de esta ley de trabajo a distancia no son de aplicación al personal laboral al servicio de las Administraciones Públicas, que se regirá en esta materia por su normativa específica.
Por tanto, el acuerdo de teletrabajo de los funcionarios o personal laboral sigue un régimen distinto al del ámbito privado.
Voluntariedad, excepciones y sanciones
Además del contenido mínimo que hemos analizado, existen otras cuestiones fundamentales que señala la ley sobre el acuerdo de teletrabajo. Esencialmente, se trata de las siguientes:
- El trabajo a distancia tendrá carácter voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora. Por tanto, no puede imponerse de forma unilateral.
- Además, la decisión de trabajar a distancia partiendo desde una modalidad de trabajo presencial será reversible tanto para la empresa como para la persona trabajadora.
- Para considerarse trabajo a distancia, este debe realizarse con carácter regular y durante un mínimo del 30% de la jornada en un periodo de referencia de tres meses.
- Las personas trabajadoras tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo. Por tanto, el modelo de acuerdo de teletrabajo debe recoger las previsiones concretas que garanticen este derecho en la práctica.
- Si ya se estuviese trabajando a distancia antes de la aprobación de esta ley, el acuerdo de teletrabajo debe formalizarse en el plazo de tres meses.
- Como excepción, se sigue aplicando la normativa laboral ordinaria al trabajo a distancia implantado excepcionalmente como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19.
- Infracciones y sanciones. El hecho de no formalizar por escrito el acuerdo de trabajo a distancia con los requisitos señalados por la ley, se considera una infracción grave. Por tanto, podría conllevar una sanción económica de entre 626 y 6.250€. Así lo prevé el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (tras la modificación realizada por el RD-Ley 28/2020).
La firma de un acuerdo para teletrabajo es imprescindible
Como veíamos al hablar del modelo de acuerdo de teletrabajo, la firma de ambas partes es un requisito imprescindible para que el acuerdo tenga plena validez.
Y, dentro de este contexto de trabajo a distancia y gran flexibilidad, sería extraño verse condicionados por las limitaciones de la firma manuscrita y presencial. Así, más allá de las circunstancias actuales relacionadas con la situación sanitaria, resultaría ilógico tener que desplazarse únicamente para firmar y, al mismo tiempo, perpetuar la documentación en papel.
En este sentido, soluciones de firma electrónica como la de Signaturit pueden aportar una forma rápida, cómoda, sencilla y 100% legal de formalizar estos acuerdos de trabajo a distancia. De este modo, el proceso de firma puede automatizarse para reducir los tiempos, trámites y costes asociados a este tipo de procedimientos.
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En definitiva, la nueva regulación del acuerdo de teletrabajo viene a aportar seguridad jurídica tanto a la parte empresarial como a las personas trabajadoras.
De este modo, la formalización obligatoria y por escrito de este tipo de acuerdos previene conflictos y facilita el desarrollo de un trabajo más flexible y eficaz, adaptado a las circunstancias actuales. Y, por supuesto, la firma electrónica es la herramienta perfecta para validarlos.
