Teletrabajo, documentos digitales, videollamadas, firmas electrónicas… Durante los últimos años hemos tenido que adaptarnos y cambiar la forma de trabajar.
La atención presencial ha pasado a ser vía telemática y las oficinas nunca habían sido tan virtuales. Así las cosas, este es un buen momento para digitalizar los procesos internos de tu empresa si todavía no lo has hecho.
¿Qué encontrarás en este post?
¿Qué es la digitalización de procesos?
Mientras que algunas compañías siguen creyendo que la digitalización es algo opcional, que su crecimiento no depende de ello, lo cierto es que las que han dado el salto son las que están tomando impulso.
Es un hecho constatado que las empresas que cuentan con una mejor tecnología son las que mejor y más rápidamente han podido adaptarse a este confinamiento. Esa ventaja ganada en la salida será clave para adelantar durante la carrera a sus competidores menos digitalizados.
Por ello, la digitalización de procesos más tradicionales, como los procesos internos de reclutamiento, la firma de contratos, actas, bajas laborales, etc. y su posterior envío, la gestión de documentación sensible, etc. puede llegar a ser una verdadera ventaja competitiva en la actualidad.
Ventajas de digitalizar los procesos internos de una empresa
La digitalización de los procesos internos de tu empresa servirá para diferenciarte del resto. Asimismo, obtendrás una serie de ventajas que ahora mismo son claves para aumentar la productividad y ganar en eficiencia. ¿Cuáles son?
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- La actividad seguirá en marcha aunque no haya nadie en la oficina, puesto que tus empleados podrán realizar las gestiones desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, sin importar dónde se encuentren.
- Con toda la organización conectada, la comunicación es más fluida y las tareas se llevan a cabo más rápidamente.
- No dependerás de servicios de mensajería que se encarguen de llevar y traer documentos. Solo tienes que compartir la información con la persona interesada y esta se la descargará con un simple “clic”. Otro punto positivo es que la partida para la empresa que gestiona las valijas se reducirá.
- Toda la documentación generada quedará guardada en los equipos informáticos. Al archivarla digitalmente, te evitarás el proceso de imprimir y archivar. Doble ahorro: papel y tiempo.
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- Existen programas que están homologados por los organismos oficiales, con lo que las copias digitales o la firma digital de contratos virtuales también tienen validez legal. Lo único que tienes que hacer es buscar el software que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y con el que puedas integrar las herramientas de gestión que utilices. De esta forma, todas las aplicaciones serán accesibles desde un mismo sitio.
- Con todos los documentos organizados, es más fácil acceder a la información requerida para tomar decisiones estratégicas.
- Aparte de gestionar los procesos internos, puedes mejorar la comunicación con el exterior. Por ejemplo, estarás continuamente en contacto con tus clientes. Incluso podrás firmar documentos de forma remota.
- Digitalizar implica automatizar. Con ello se reducen las posibilidades de cometer errores que se dan en los procesos manuales. También se minimiza el riesgo de fraude. Es más, puedes limitar el acceso de los trabajadores a determinados archivos, con lo que ganas en seguridad.
- Tener los procesos digitalizados facilita el poder adaptarse a cualquier circunstancia. En el pasado fue la crisis sanitaria derivada de la COVID-19, pero mañana la crisis puede ser por otro motivo. Por tanto, es fundamental estar preparados.
- Un dato: los sectores más digitalizados obtienen mejores cifras de negocio. Por ello, debes ver la transformación digital como una inversión, no como un gasto.
La digitalización como herramienta para adaptarse al teletrabajo
Además de todo lo dicho, es importante tener en cuenta que cada vez son más los empleados que demandan trabajar desde casa.
Aunque tu empresa no sea muy defensora de esta fórmula, el Estatuto de los Trabajadores fue reformado y estableció la opción de solicitar el teletrabajo cuando se tienen hijos menores de 12 años o “cuando haya una razón que lo justifique”. Así que, si se diera el caso, la reorganización de la jornada laboral sería más sencilla.
La automatización y digitalización de procesos internos se puede englobar en una estrategia de transformación digital más amplia. La eliminación de procesos manuales y basados en el papel, sean del tipo que sean, es una necesidad cada vez más apremiante para las empresas que no quieran quedarse atrás y perder en eficiencia y productividad.
Con la colaboración de Captio
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