La firma electrónica: ¿cuánto dinero ahorran las empresas con ella?

La firma electrónica supone un ahorro de tiempo para las empresa, como ya hemos comentado en este blog, pero también un ahorro económico. Es un hecho que, además de reducir los tiempos de gestión administrativa y mejorar en eficiencia, las empresas que utilizan la firma electrónica también ahorran dinero.

Si quieres saber cuánto cuesta la firma electrónica y el ahorro que supondría digitalizar los procesos de firma de documentación en tu empresa, no dejes de leer este post.

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Este post también está disponible en inglés.

La firma electrónica para ahorrar en sus procesos

En este post hemos evaluado el coste que se ahorra una compañía que ha implementado la firma electrónica para agilizar sus procesos de firma, ya sea de documentos que deben firmarse internamente o por terceros, clientes o proveedores.

Para ello, hemos comparado lo que cuesta obtener la firma de 200 documentos al mes por el método tradicional - envío de documentación a firmar en papel - con lo que cuesta hacerlo con una solución de firma electrónica.

Supongamos que queremos enviar 200 facturas de dos páginas cada una, y que debemos obtener la firma de nuestro cliente en ambas páginas. Hemos hecho un cálculo aproximado de lo que cuesta obtener esas facturas firmadas utilizando la firma tradicional - papel y bolígrafo - y hemos comparado el resultado con lo que cuesta conseguirlo mediante una solución de firma electrónica como la que ofrecemos en Signaturit.

Cuánto cuesta obtener la documentación firmada por el método tradicional

Gastos de material

• Papel
  200 documentos de dos páginas cada uno son un total de 400 páginas. Un pack de 500 hojas (A4, 80 g/m²) de color blanco cuesta 4,90€, con lo cual el coste de 1 hoja son 0,01 céntimos de €. El papel para nuestras 200 facturas nos cuesta entonces 4€.
• Tóner
  Un tóner negro con una duración estimada de 2.600 páginas (según ISO/IEC 19752) cuesta 62€. Con lo que imprimir las 400 páginas de nuestras facturas equivale a 9,54€.  

Gastos de gestión

• En enviar el documento a firmar
  Si el tiempo de gestión de un documento es de 3 minutos aproximadamente - preparación de la factura e impresión para enviarla por correo - el tiempo total que una persona dedicada a este tipo de tareas administrativas debe invertir para preparar 200 facturas es de 10 horas. Y si esta persona cobra 10€ la hora, el coste en tiempo de realizar esta tarea son 100€.

• En recibir el documento firmado
  Una vez se reciben las facturas firmadas, normalmente se tienen que escanear para archivarlas en formato digital, y también hay que archivarlas en papel. Suponiendo que el tiempo de gestión por factura es de 5 minutos, el tiempo que habría que invertir para archivar las 200 facturas firmadas sería de 17 horas. A 10€ la hora, el coste en tiempo de gestionar las facturas firmadas sería de 170€.

Gastos de envío

Suponiendo que cada factura debe enviarse a las oficinas de un cliente distinto en territorio nacional:

• el envío ordinario de Correos es de 1€ por carta (más de 50gr. y hasta 100gr.). Por tanto, enviar 200 cartas supondría un importe de 200€.
• el envío certificado de Correos es de 3,65€ (más de 50gr. Y hasta 100gr.). Por tanto, enviar las 200 facturas certificadas ascendería a 730€.
  
  

Gasto total

En caso de que las facturas se envíen a sus destinatarios por correo ordinario, el coste total de este proceso sería de 483,54€.

Si se decidiese enviar las facturas por correo certificado, el coste total sería de 1.013,54€.

Cuánto cuesta obtener firmada la documentación mediante una solución de firma electrónica

Gastos de material

No hay. Las facturas se preparan, envían y reciben firmadas en formato digital.

Gastos de suscripción

El Plan Business Plus de Signaturit permite enviar 240 solicitudes de firma al mes por 50€/usuario (pago anual). En nuestro caso hipotético, si la empresa sólo enviase a firmar 200 facturas al mes, el precio por envío sería de 0,25€. La empresa sólo debe pagar al mes 50€ por una cuenta Business Plus de Signaturit.

Gastos de gestión

• En enviar el documento a firmar
  Supongamos que se hace un envío individual y se tarda una media de 5 minutos en preparar cada factura: crear la factura en Word, subirla a la plataforma de Signaturit, editar los campos que se necesiten, incluir un campo para la firma, y enviarla a firmar a cada cliente directamente desde Signaturit.
  
  Considerando que la persona encargada de llevar a cabo esta gestión forma parte del personal administrativo de la empresa y cobra 10€ la hora, preparar las 200 facturas a firmar tendría en este caso un coste de 166,67€.
  
  

• En recibir el documento firmado
  Una vez cada cliente firma su factura, ésta se recibe directamente en el panel de gestión de Signaturit, desde donde puede descargarse si se necesita. No hay que invertir tiempo de gestión en archivar las facturas en formato digital, puesto que ya quedan archivadas en la plataforma de Signaturit y pueden consultarse en todo momento.
  
  

Gastos de envío

No hay, ya que las facturas se envían a firmar directamente desde la plataforma de Signaturit. Además, las facturas podrían enviarse por un servicio de envío certificado de emails que sustituye al burofax. Este servicio está disponible en el Plan Business Plus, que incluye todas las funcionalidades del Plan Business + el envío certificado de correo electrónico.

Gasto total

En caso de utilizar la solución de firma electrónica de Signaturit, el gasto total de enviar 200 facturas a firmar al mes sería de 216,67€, es decir, un 55% menos que en el caso de preparar las facturas en papel y enviarlas a sus destinatarios por correo ordinario, y un 78,62% menos que en el caso de enviarlas por correo certificado.

TABLA RESUMEN

Caso de éxito: el ahorro de Mediapro en números

El Grupo MEDIAPRO es un gigante del sector audiovisual que cuenta con sedes en 33 ciudades repartidas por más de 21 países y más de 4.500 profesionales. Entre sus múltiples actividades, destaca la producción de contenidos audiovisuales, la producción de cine y de contenidos interactivos, así como la gestión y distribución de eventos deportivos.

Con el objetivo de optimizar todos sus procesos normativos necesarios para el cierre y la ejecución de proyectos desde el departamento de eficiencia del Grupo MEDIAPRO se lanzó un proyecto interno en octubre de 2015 : la herramienta de firma electrónica de Signaturit.

Transcurrido unos años desde esta implementación, Núria Cabrero Solà, responsable de Eficiencia en Grupo MEDIAPRO, compartía con nosotros las cifras de ahorro que han calculado en el Grupo el pasado mes de mayo durante nuestro evento sobre la digitalización en departamentos de RRHH.

Video: Charla de Núria Cabrero, Responsable del Área de Eficiencia en MEDIAPRO, sobre cómo utilizan la firma electrónica de Signaturit.

OTRAS VENTAJAS

Además del claro ahorro en gastos que supone el uso de la firma electrónica para firmar documentación, hay que tener en cuenta que el proceso digital tiene también otras ventajas respecto del método tradicional de firma de documentos en papel:

• Se reduce el tiempo en obtener la documentación firmada: de media, se tardan 37 minutos en recibir un documento firmado con firma electrónica. Por la vía tradicional, el proceso puede llegar a tardar 5 días o más.
• Se facilita el seguimiento del proceso de firma y el envío de recordatorios.
• Se facilita la firma a la contraparte, quien además también ahorra en papel y minimiza el tiempo de gestión.
• Disminuye el riesgo de pérdida de documentos, ya que todo se envía en formato digital. Y con ello, disminuye el riesgo de perder oportunidades de negocio por falta de documentación firmada.

CONCLUSIÓN

Utilizar la firma electrónica no solo supone un ahorro económico tangible, sino que también mejora la eficiencia de los procesos, la productividad de los empleados, se simplifican los flujos de trabajo y se evita la pérdida de oportunidades de negocio. Y sin olvidar tampoco del impacto beneficioso para el medio ambiente que implica la importante reducción en consumo de papel derivada de la digitalización de los procesos de firma.

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Este post también está disponible en inglés.