Principales ventajas de una oficina sin papel

Posted by media on 19/10/17 9:00

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La oficina sin papel es un objetivo que cada día se proponen más empresas, y que ofrece muchas ventajas más allá del ahorro de costes y de la contribución a reducir el impacto medioambiental de una compañía.

Gracias a la digitalización de documentos, una oficina paperless mejora significativamente la eficiencia de sus procesos de gestión documental, reduce el espacio físico dedicado al archivo de documentos y facilita el acceso de todos los empleados a la información.

En este post repasamos las principales ventajas de una oficina sin papel.

Este post también está disponible en inglés.

 

¿Cuáles son las principales ventajas de una oficina sin papel?

Más allá del impacto medioambiental positivo que tiene la reducción del consumo de papel en las empresas, existen otras ventajas derivadas de la digitalización de documentos:

 

1. Mejora la eficiencia en la gestión documental

La gestión de la documentación digital es mucho más rápida y ágil que la gestión de documentos en papel:

  • Si se necesita buscar un documento digital se pierde menos tiempo que si se tiene que buscar un archivo físico.
  • La información es más fácilmente accesible para todos los empleados.
  • Al mismo tiempo, es más fácil restringir el acceso a aquella documentación confidencial.
  • Se puede acceder a los documentos digitales a distancia, desde cualquier lugar, lo permite ofrecer a los empleados la opción de trabajar a distancia.
  • Mejora la trazabilidad de la documentación: es más fácil trazar el origen de los documentos digitales, y saber quién y cuándo los ha modificado.

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2. Mayor seguridad de la información

La seguridad de la información que se almacena en formato digital es muy superior a la seguridad de los documentos que se archivan en papel.

Además de que es más fácil establecer un sistema de acceso restringido a la información en caso de que se archive en formato digital, también es más sencillo y menos costoso hacer copias de seguridad, de modo que si se pierdan ficheros o se produce un robo de datos es posible (y mucho más fácil) recuperar la información.

La documentación archivada en papel está más expuesta a accidentes - goteras, inundaciones, incendios - y es mucho más fácilmente accesible a terceros.


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3. Reducción de gastos

La digitalización de documentos tiene un impacto directo en la reducción de gastos. No sólo porque se deja de comprar papel, sino que se ahorra también en mantenimiento de las impresoras y en la compra de recambios.

Por otro lado, si toda la documentación de una empresa se digitaliza y se puede enviar por email, se elimina la necesidad de gastar en envíos por correo postal.


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4. Ahorro de espacio

El ahorro del espacio dedicado a archivo de documentos físicos es también una de las principales ventajas de una oficina sin papel. La digitalización de documentos permite archivar todo en la nube o en servidores privados de la empresa. 

El espacio que se libera se puede dedicar a ampliar oficinas o a otros usos que aporten más valor a los empleados, como por ejemplo se puede habilitar una zona de descanso.

Si no se necesita más espacio, entonces es el momento de buscar una oficina más pequeña y ahorrar en gastos de alquiler.

 

Conclusión

Todas estas ventajas están motivando cada vez a más empresas a marcarse como objetivo eliminar el uso del papel en todos sus procesos de negocio.

En Signaturit ya somos una oficina paperless, y creemos firmemente en las ventajas de la digitalización de documentos.

Para contribuir a digitalizar la gestión documental de todas las empresas, ofrecemos una solución de firma electrónica que permite firmar documentos online.

Las empresas que utilizan nuestra herramienta de firma electrónica no necesitan imprimir contratos para enviarlos a firmar, sino que pueden enviarlos a firmar directamente desde nuestra plataforma, o desde su cuenta de correo electrónico.

Y los firmantes pueden firmar con Signaturit desde su ordenador, tablet o móvil, sin necesidad de estar dados de alta en nuestra plataforma, y sin tener que descargarse ningún programa o aplicación adicional.

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Este post también está disponible en inglés.


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Tags: Transformación Digital

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