Si buscas una aplicación para firmar documentos es porque has decidido lanzar un proyecto de firma electrónica en tu empresa y tienes que elegir entre los distintos proveedores en el mercado, pero ¿cómo tomar la decisión correcta?
Para ayudarte en tu proyecto, hemos decidido darte las claves que tienes que tener presente para evaluar las diversas soluciones de firma electrónica existentes y que puedas elegir la solución idónea para ti.
La implementación de una aplicación para firmar documentos a veces puede parecer engorrosa y complicada a primera vista, sin embargo, es más simple de lo que crees si te tomas el tiempo necesario para estructurar bien tu proyecto.
Estos serían los pasos esenciales que debes seguir para encontrar la aplicación para firmar documentos perfecta para tu caso de uso:
Hoy, explicaremos en detalle los pasos 2 y 3: la elección del tipo de firma electrónica y el proveedor de servicios.
Existen varios tipos de firma electrónica (simple, avanzada y cualificada), por lo tanto, se trata de elegir el tipo de firma más adaptada a las necesidades de tu empresa. Para cada proceso de firma de documentos, es importante evaluar los riesgos, pero también la facilidad de implementación y uso.
Tipos de firmas electrónicas:
El Reglamento eIDAS define 3 tipos de firma electrónica:
Firma electrónica simple: los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar documentos pdf o no.
Firma electrónica avanzada: una firma electrónica simple que cumple los siguientes requisitos:
a) estar vinculada al firmante de manera única;
b) permitir la identificación del firmante;
c) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y
d) estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
Firma electrónica cualificada: una firma electrónica avanzada que se crea utilizando un dispositivo de creación de firma electrónica cualificado y que se basa en un certificado de firma electrónica cualificado.
Características de las firmas electrónicas:
Nuestras soluciones para firmar documentos:
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Las empresas que se planteen implementar una aplicación para firmar documentos para agilizar todos sus procesos de firma y su internacionalización, deberán considerar primero a qué nivel es necesario implementarla, a nivel local/global, departamental o general, y para qué casos de uso.
A partir de ahí, se deberá realizar un estudio que determine qué tipo de firma electrónica necesitan en relación a los niveles de seguridad del proceso en cuestión y tipo de documentos.
Una vez realizado este estudio ya se podrá establecer cuál de los tipos de firma electrónica es la más adecuada para cubrir cada caso de uso: la simple, la avanzada o la cualificada.
A continuación hay que elegir proveedor según el tipo de firma electrónica que se necesita. Para ello detallamos las características que debería tener tu proveedor de una apliacación para firmar documentos y que Signaturit cumple al 100%:
LEGAL
✓ Reconocido como un proveedor de servicios de confianza por el ministerio del país de la empresa (QTSP)
✓ Certificado por auditorías externas por expertos independientes
✓ Evidencia documental disponible para cada documento firmado (Audit trail)
TECNOLOGÍA
✓ No es necesario descargar software o aplicación para firmar documentos
✓ Integración API + documentación detallada
✓ Alojamiento de datos en Europa
FUNCIONALIDADES
✓ Personalización de marca
✓ Control del proceso: visibilidad en cada etapa
✓ Configuración de notificaciones y recordatorios
✓ Envío por lotes: mismo documento enviado a varias personas.
✓ Firma masiva: firma simultánea de varios documentos
SERVICIOS ADICIONALES
✓ Envío de comunicaciones electrónicas certificadas: correo electrónico y SMS
✓ Identificación electrónica: OTP (contraseña de un solo uso) y OCR (reconocimiento óptico de caracteres para los documentos de identidad)
Si, después de leer este artículo, aún tiene dudas sobre el tipo de firma electrónica que mejor satisfaga tus necesidades, estamos a tu disposición para asesorarte. Ponte en contacto con nosotros mediante el siguiente formulario,enviar un correo electrónico a info@signaturit.com o llámanos directamente al +34 93-551-14-80.
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