Aplicación para firmar documentos: ¿Cómo elegir tu proveedor?

Escrito por: Leyre Soto el 19/06/20 9:00
Leyre Soto

Aplicación para firmar documentos. Elige a tu proveedor con nuestros consejos.

Si buscas una aplicación para firmar documentos es porque has decidido lanzar un proyecto de firma electrónica en tu empresa y tienes que elegir entre los distintos proveedores en el mercado, pero ¿cómo tomar la decisión correcta?

Para ayudarte en tu proyecto, hemos decidido darte las claves que tienes que tener presente para evaluar las diversas soluciones de firma electrónica existentes y que puedas elegir la solución idónea para ti.

 

Las etapas esenciales para elegir una aplicación para firmar documento

La implementación de una aplicación para firmar documentos a veces puede parecer engorrosa y complicada a primera vista, sin embargo, es más simple de lo que crees si te tomas el tiempo necesario para estructurar bien tu proyecto. 

Estos serían los pasos esenciales que debes seguir para encontrar la aplicación para firmar documentos perfecta para tu caso de uso:

etapas

Hoy, explicaremos en detalle los pasos 2 y  3: la elección del tipo de firma electrónica y el proveedor de servicios.

 

PASO 2 para elegir una aplicación para firmar documentos: La elección del tipo de firma electrónica

Existen varios tipos de firma electrónica (simple, avanzada y cualificada), por lo tanto, se trata de elegir el tipo de firma más adaptada a las necesidades de tu empresa. Para cada proceso de firma de documentos, es importante evaluar los riesgos, pero también la facilidad de implementación y uso. 

 

Tipos de firmas electrónicas: 

El Reglamento eIDAS define 3 tipos de firma electrónica

Firma electrónica simple: los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar documentos pdf o no.

Firma electrónica avanzada: una firma electrónica simple que cumple los siguientes requisitos: 

a) estar vinculada al firmante de manera única;

b) permitir la identificación del firmante;

c) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y

d) estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Firma electrónica cualificada: una firma electrónica avanzada que se crea utilizando un dispositivo de creación de firma electrónica cualificado y que se basa en un certificado de firma electrónica cualificado.

 

Características de las firmas electrónicas:

tabla

 

Nuestras soluciones para firmar documentos:


  • Firma electrónica simple: sería por ejemplo firmar con un checkbox o un número pin. A nivel de experiencia de usuario, es muy fácil firmar de formar remota con firma simple, pero no ofrece las mismas garantías jurídicas en cuanto a la identificación del firmante como ofrecen los demás tipos de firmas electrónicas.
  • Firma electrónica avanzada: este tipo de firma permite identificar al firmante de forma única. En nuestro caso, nuestra firma electrónica avanzada lo es porque recogemos datos biométricos del firmante en aquellos dispositivos que lo permiten, entre otros datos como los emails de origen y destino de la solicitud, la hora de la firma, etc. Ello nos permite identificar al firmante de forma única.

    Este tipo de firma sería la mejor combinación entre facilidad de uso y garantías jurídicas a la hora de identificar al firmante. Es decir, no hay porqué renunciar a la facilidad de uso en aras de conferir mayor seguridad a un proceso de firma si se pueden usar soluciones como nuestra firma electrónica avanzada con tecnología biométrica.
    gif firma movil
  • Firma electrónica + Opción de autenticación : una firma simple o avanzada

    Para confirmar la identidad del firmante, es posible añadir un nivel adicional de seguridad incluyendo una o más opciones de identificación antes de enviar el documento para firmar de forma remota: fotografía del DNI, archivo adjunto, grabación de audio o código PIN por SMS.

  • Firma electrónica avanzada con certificado digital: un certificado digital es el único medio que permite garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona en Internet. En el caso de nuestra firma electrónica avanzada con certificado digital el firmante puede aportar su certificado digital emitido por terceros, y firmar un documento desde Signaturit.
  • Firma electrónica cualificada: este tipo de firma, que es la superior en cuanto a garantías técnicas y legales de identificación del firmante, también utiliza un certificado digital. La diferencia con respecto a la anterior es que en este caso somos nosotros - Signaturit - quienes expedimos el certificado digital. Y como somos proveedores cualificados de servicios de confianza, es decir, somos Autoridad de Certificación, nuestro certificado digital es cualificado. En este caso, nuestros certificados sólo tienen categoría de cualificados cuando su uso se realiza dentro de la plataforma de Signaturit. 

Las empresas que se planteen implementar una aplicación para firmar documentos para agilizar todos sus procesos de firma y su internacionalización, deberán considerar primero a qué nivel es necesario implementarla, a nivel local/global, departamental o general, y para qué casos de uso. 

A partir de ahí, se deberá realizar un estudio que determine qué tipo de firma electrónica necesitan en relación a los niveles de seguridad del proceso en cuestión y tipo de documentos.

Una vez realizado este estudio ya se podrá establecer cuál de los tipos de firma electrónica es la más adecuada para cubrir cada caso de uso: la simple, la avanzada o la cualificada.

 

PASO 3 para elegir una aplicación para firmar documentos: elegir tu proveedor de firma electrónica 

A continuación hay que elegir proveedor según el tipo de firma electrónica que se necesita. Para ello detallamos las características que debería tener tu proveedor de una apliacación para firmar documentos y que Signaturit cumple al 100%:

LEGAL

✓ Reconocido como un proveedor de servicios de confianza por el ministerio del país de la empresa (QTSP)

✓ Certificado por auditorías externas por expertos independientes

✓ Evidencia documental disponible para cada documento firmado (Audit trail)

 

TECNOLOGÍA

✓ No es necesario descargar software o aplicación para firmar documentos

Integración API + documentación detallada

✓ Alojamiento de datos en Europa

 

FUNCIONALIDADES

✓  Personalización de marca

✓  Control del proceso: visibilidad en cada etapa

✓  Configuración de notificaciones y recordatorios

✓  Envío por lotes: mismo documento enviado a varias personas.

✓  Firma masiva: firma simultánea de varios documentos

 

SERVICIOS ADICIONALES

✓  Envío de comunicaciones electrónicas certificadas: correo electrónico y SMS

✓  Identificación electrónica: OTP (contraseña de un solo uso) y OCR (reconocimiento óptico de caracteres para los documentos de identidad)

✓  Certificación de documentos

 

Si, después de leer este artículo, aún tiene dudas sobre el tipo de firma electrónica que mejor satisfaga tus necesidades, estamos a tu disposición para asesorarte. Ponte en contacto con nosotros mediante el siguiente formulario,enviar un correo electrónico a info@signaturit.com o llámanos directamente al +34 93-551-14-80. 

También te animamos a probar la firma electrónica de Signaturit durante 7 días simplemente regístrese en esta página: FREE TRIAL. ¡Firma y envía documentos en minutos como ya lo hacen millones de usuarios!

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Etiquetas: Firma Electrónica

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