Sin lugar a dudas, el certificado digital se ha convertido durante los últimos años en una herramienta básica para realizar todo tipo de trámites y gestiones, especialmente en el ámbito público, pero también a nivel privado.
A pesar de ello, su utilización sigue despertando numerosas dudas entre algunas personas, dudas que trataremos de despejar en este artículo de una forma práctica y sencilla.
Por tanto, a continuación veremos qué es el certificado digital y qué ventajas puede aportarnos, cuáles son sus posibles aplicaciones en la práctica y cómo se usa.
¿Qué encontrarás en este post?
De forma muy sencilla, podemos decir que el certificado digital de persona jurídica es un archivo o documento en formato electrónico que se vincula con una determinada persona y sirve para identificarla como representante de una persona jurídica determinada, a través de una clave pública y de forma fehaciente.
En este sentido, la denominación oficial utilizada es la de «certificado de representante» o «de representación», y no la de «certificado de persona jurídica».
En cualquier caso, estamos hablando de la misma herramienta.
Básicamente, se emiten tres tipos distintos de certificado de persona jurídica o de representación:
En este video nuestra VP de Legal France Vidal nos explica que es un certificado de persona jurídica:
El procedimiento para acceder a tu certificado digital de persona jurídica, paso a paso, es el siguiente:
El primer paso es instalar el software de centralización de certificados digitales de IvSign.
A continuación, deberás introducir tus credenciales de acceso. Además, puedes elegir el idioma con el que deseas navegar por la página desde el desplegable superior.
Pulsando sobre el botón de "Iniciar sesión" te aparecerá el formulario donde deberás introducir el ID de la organización, tu usuario o email y tu contraseña. Si esta última no la recuerdas, también puedes recuperarla desde esta misma pantalla.
Una vez instalado y configurado el software, dirígete a la sección de «certificados».
En este punto, se ofrece acceso a todas las funcionalidades y herramientas de gestión, así como información detallada de los mismos. Se muestran tres pestañas de Certificados:
Así, desde este menú, ya puedes proceder a centralizar y almacenar tus certificados en el panel haciendo clic en «importar».
De esta forma, si ya has solicitado tu certificado de persona jurídica y dispones de él en tu equipo, puedes importarlo a tu plataforma de centralización de certificados digitales para acceder a él cuando quieras y desde donde quieras con la seguridad de trabajar en la nube.
También es posible remitir el documento mediante correo electrónico, pero, tal y como veíamos en el artículo que dedicamos a cómo enviar un certificado digital por email, debemos recordar que no es el procedimiento más aconsejable dados los riesgos que puede conllevar.
Sin duda, la gestión de certificados digitales en empresas y otras personas jurídicas, suele presentar una problemática muy distinta a la que se da para las personas físicas o usuarios individuales.
Así, es posible que haya distintos trabajadores con autorización para usar el certificado y una gran variedad de procedimientos en curso ante distintas entidades públicas (AEAT, Seguridad Social, DGT, comunidades autónomas, ayuntamientos, etc.).
Por tanto, no es infrecuente que se produzcan conflictos derivados de un deficiente control en el uso de certificados. Por ejemplo, la caducidad del certificado, la no recepción de una notificación tributaria, etc., con las graves consecuencias que puede acarrear (sanciones, recargos, etc.).
De este modo, resulta muy recomendable utilizar algún software Gestor de Certificados Digitales, como IvSign, ya que permite:
En definitiva, el certificado digital de persona jurídica no es difícil de obtener ni de utilizar, facilitando enormemente la realización de todo tipo de trámites ante la Administración Pública.
No obstante, es recomendable disponer de alguna herramienta de gestión de certificados que permita hacer un uso más seguro y eficiente de este sistema de identificación electrónica.
