Oficina digital: 7 consejos para conseguirla con éxito

Posted by media on 15/08/18 9:00

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Una oficina digital, que es aquella en la que la tecnología está al servicio de una mayor productividad y eficiencia.

Pero este concepto no implica solo renunciar a métodos analógicos asumiendo herramientas digitales. Implica llevar a cabo una transformación interna completa que empiece por la cultura de la empresa. 

En este sentido, en el siguiente post analizamos qué características debe tener y cómo construir la oficina digital perfecta.

Este post también está disponible en inglés.

Índice

Índice

 

La oficina digital y la automatización de trabajos

Ya hemos hablado en este blog de la transformación digital y de lo necesario que es que las empresas nacidas en la era analógica aborden su digitalización de fuera hacia dentro, analizando qué hacen sus clientes y, a partir de ahí, llevando a cabo su propia transformación.

La transformación digital de las empresas ha supuesto un cambio importante en la forma que tienen las empresas de abordar las tareas más rutinarias. Los empleados ahora pueden decantarse por realizar trabajos más creativos y orientados a negocio, dejando las tareas más repetitivas en manos de software especialmente diseñados para automatizar procesos de trabajo.

Es lo que se conoce dentro del mundo empresarial como “workflows“, una de las ventajas competitivas que tienen a su alcance los líderes de los departamentos para maximizar la productividad de sus empleados.

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Oficina digital: ¿cómo conseguirla?

1. Aprovecha las ventajas del móvil

Un primer paso al alcance de empresas de cualquier tamaño consiste en maximizar los beneficios que ofrece el uso de dispositivos móviles. No cabe duda de que en algunas áreas, como la gestión documental del correo electrónico, la práctica totalidad de compañías ya han abrazado el paradigma digital, pero el móvil es mucho más que un buzón de correo electrónico.

Las reuniones, la formación online o el acceso vía móvil a redes sociales corporativas representan algunas de las vías naturales de profundización en una oficina asistida por el móvil.


2. Valora adoptar la filosofía
“bring your own ...”

Nuestro móvil o tablet es un dispositivo tan imprescindible en nuestra vida que, de forma intuitiva, hemos desarrollado una gran familiaridad y experiencia en su manejo.

Por eso, cuando nuestra empresa nos proporciona un dispositivo extraño y espera que hagamos del mismo un uso intensivo es muy probable que no tengamos demasiado interés en usarlo.

En base a esa realidad, cada vez están más generalizadas las políticas del BYOD, BYOA y sus sucesivas variaciones: siglas que hacen referencia a ‘bring your own device’, ‘bring your own app’, etc., que significan ‘trae tu propio dispositivo’ o ‘trae tu propia aplicación’.

Permitir que los empleados hagan uso de sus dispositivos personales sirve para agilizar muchas tareas y es un paso más hacia la oficina digitalizada.


¿Cómo es una oficina digital?


  • Uso de la tecnología en todos los ámbitos
  • Circulación constante del conocimiento
  • Mayor autonomía de los trabajadores
  • Fórmulas de conciliación laboral para todos
  • Entornos colaborativos
  • Cultura digital

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3. Recurre a las redes sociales corporativas

Aunque existen voces autorizadas muy escépticas hacia las redes sociales con fines corporativos, lo cierto es que plataformas como Slack, Jive, SocialCast, Convo o Connections cuentan cada vez con más clientes y ofrecen sus servicios a grandes multinacionales.

Se calcula que en 2020 estas soluciones digitales contarán con 639 millones de usuarios, y que las adoptarán, en mayor o en menor medida, alrededor del 72% de las empresas.

Algunos de los principales argumentos a favor de estas redes son los siguientes:

  • Permiten fórmulas de colaboración más sociales dentro de las empresas.
  • Facilitan una menor dependencia del e-mail.
  • Permiten una mayor circulación de conocimiento y una identificación más fácil de los expertos en determinadas áreas.
  • Propician un entorno virtual en el que fomentar la cohesión y motivación de los equipos.
Además, su adopción por parte de toda una empresa unifica el espacio virtual en que sus empleados colaboran, rompiendo con la dinámica habitual de muchas compañías, en que los grupos de colaboradores se dividen por sus preferencias por una u otra aplicación.


4. Potencia el uso de la videoconferencia

En el entorno laboral, el vídeo es una poderosísima herramienta que reduce las distancias entre personas que trabajan separadas, al combinar voz, imágenes y funcionalidades tales como el intercambio rápido de contenidos.

Un estudio de Gigaom concluye de hecho que el 87% de los usuarios remotos se sienten más conectados cuando usan el vídeo: una evidencia en la que se basa por ejemplo el éxito de plataformas como Skype.


5. Apuesta por el e-aprendizaje

Otra tendencia indiscutible de una oficina digitalizada es la apuesta por la formación asistida por la tecnología, que ofrece un mundo de posibilidades para integrar en las organizaciones la denominada formación continua de forma efectiva.

Muchas empresas incentivan que sus empleados se apunten a algún MOOC (del inglés Massive Open Online Courses), otras desarrollan sus propios cursos para transmitir las aptitudes y conocimientos que necesitan sus plantillas.


En organizaciones más grandes, el aprendizaje online está conllevando la creación de las denominadas universidades corporativas, que amplían exponencialmente la oferta de formación al alcance de sus empleados a través de los campus online para su adaptación a la revolución digital. 


6. Wearables
y realidad virtual: el futuro llega antes a la oficina

En todos los medios nos hablan sobre nuevas tecnologías disruptivas que, por lo que parece, van a cambiarnos la vida. El caso es que muchas de esas tecnologías están llamadas a desempeñar una función en nuestras oficinas antes de convertirse en partes inseparables de nuestra vida cotidiana.

Los wearables por ejemplo son un concepto intrigante cuando pensamos en ir a nuestra tienda favorita y comprar una chaqueta conectada a Internet. Sin embargo muchas empresas emplean prendas de este tipo para monitorizar las constantes vitales de empleados expuestos a riesgos, mejorar su seguridad o mantener una registro de sus entradas y salidas de su lugar de trabajo.

Quien apueste por la oficina del futuro de estar por lo tanto muy atento a este tipo de avances tecnológicos, y tener una mentalidad abierta y a la vez orientada a objetivos para utilizar  dispositivos que tardarán años en convertirse en opciones de ocio o conectividad en nuestra esfera personal.

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7. Tres consideraciones antes de incorporar cualquier tecnología

De forma intuitiva, digitalizarse significa hacer un uso de la tecnología que permita llevar al terreno digital prácticamente cualquier acción comprendida el día a día de cualquier empresa de cualquier sector.

Sin embargo, es importante realizar una aproximación pragmática a ese mundo de infinitas posibilidades, e iniciar la digitalización conforme a tres parámetros:

  1. Retorno sobre inversión.

  2. Facilidad de uso.

  3. Cobertura legal.

Una solución digital muy costosa en comparación al beneficio que prevemos obtener, de manejo muy complejo –y, por lo tanto, disuasorio para nuestros empleados– o que nos exponga a una incertidumbre normativa levanta todas las banderas rojas para resultar desaconsejable.

Conclusión 

En Signaturit son precisamente esos tres pilares los que convierten a nuestra solución en la mejor del mercado para la digitalización de un proceso tan transversal y clave para cualquier empresa como la solicitud y realización de firmas.

Nuestra plataforma presenta varias modalidades de suscripción, que permiten adaptar su coste al uso que cada usuario va a darle, se caracteriza por su gran facilidad de uso y cumple además con la exigente regulación europea en materia de firma electrónica.

Nuestra solución es perfecta para acompañar a cualquier empresa en su proceso de digitalización. Si tienes dudas acerca de su funcionamiento o de cuál sería la modalidad que mejor se adapta a tus necesidades, no dejes de descargarte el siguiente whitepaper. Si lo prefieres, puedes contactar con nosotros llamando +34 935 511 480.

Este post también está disponible en inglés.


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Tags: Transformación Digital

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