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Cómo firmar electrónicamente un documento

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A pesar de que ya se trata de una práctica habitual en muchos ámbitos, todavía surgen numerosas dudas acerca de cómo firmar electrónicamente un documento.

Y es que, para quienes están empezando a acercarse a esta tecnología, a veces puede resultar confusa la variedad de formatos de documentos, herramientas y tipos de firma. Sin embargo, es perfectamente posible simplificar todo el proceso utilizando la plataforma adecuada.

En este artículo veremos cómo firmar un documento con firma digital, tanto si se trata de un PDF como de un archivo de Word, sin cambiar de herramienta y en tan solo unos pasos. Como luego verás, no se requiere ningún conocimiento técnico específico y el proceso no lleva más de un par de minutos.

En cualquier caso, antes de nada, es interesante empezar repasando las ventajas que ofrece la firma electrónica.

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    Índice

  • Know Your Customer (KYC) como medida antifraude

  • ¿En qué consiste el procedimiento Know Your Customer?

    + ¿Qué es el onboarding digital en una entidad financiera?

  • ¿Cómo Signaturit puede mejorar el proceso KYC?

+ Autentificación de la identidad digital con DNI

  • ¿Qué aporta el onboarding digital a la banca?

  • Conclusión

¿Qué encontrarás en este post?

¿Por qué firmar electrónicamente?

Aunque todos sepamos para qué sirve la firma electrónica, no siempre tenemos presentes todos y cada uno de los beneficios que ofrece respecto de la firma manuscrita. Algunas de sus ventajas más destacadas son las siguientes:

  • Agilidad y eficiencia ⚡: sin lugar a dudas, la utilización de la firma electrónica permite acelerar en gran medida la realización de todo tipo de trámites, tanto en el sector público como en el privado. Así, no solo se evita la necesidad de desplazamientos de los firmantes o envíos por correo postal, sino que se posibilita la automatización de cualquier proceso de firma y remisión de documentos.
  • Refuerzo de la seguridad jurídica 👨‍⚖️: aunque muchas personas desconozcan este aspecto, la seguridad jurídica que aporta una firma electrónica avanzada o cualificada puede ser superior a la de la tradicional firma manuscrita. En este sentido, resulta mucho más difícil de falsificar, evita que se comprometa la integridad del documento firmado y minimiza la posibilidad de repudio del documento por parte del firmante.
  • Ahorro de costes 💸: entre otras cuestiones, la utilización de la firma digital o electrónica ayuda a eliminar el uso de papel y material de oficina, además de los costes de desplazamiento o de correo postal. Adicionalmente, puede contribuir a una disminución de los costes de administración y personal, al permitir la implementación de procesos de firma automatizados.
  • Mejora de la experiencia del usuario 💻: sin lugar a dudas, la sencillez, rapidez y comodidad del proceso de firma electrónica suelen ser muy apreciadas por los usuarios. De este modo, el hecho de evitar desplazamientos y ahorrar tiempo son beneficios muy tangibles para cualquier persona que se haya enfrentado anteriormente a trámites presenciales que requiriesen de firma manuscrita.
  • Beneficios medioambientales ♻️🌱: aquí podemos destacar las ventajas derivadas de la eliminación del papel, así como la menor contaminación que conlleva la reducción de desplazamientos (relativos al correo postal o a los eventuales desplazamientos de los firmantes).

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Firmar online en PDF

Desde luego, este es uno de los formatos de documento más utilizados en el día a día, especialmente para contratos, formularios y similares. Por tanto, también va a ser de los que más habitualmente tengamos que firmar.

El procedimiento para firmar digitalmente un PDF con Signaturit es realmente sencillo. Veámoslo paso a paso:

  1. Crea una cuenta en Signaturit. Si ya estás registrado en la plataforma, puedes continuar directamente al siguiente paso. En caso contrario, recuerda que puedes probarla gratuitamente durante 7 días. Es importante destacar que no es necesario que el destinatario del documento a firmar tenga cuenta en Signaturit; solo quien lo envía.
  2. Sube y configura el documento. Sube el documento PDF a la plataforma de Signaturit y configura los campos que debe rellenar el destinatario: nombre y apellidos, lugar, fecha, etc.
  3. Envía el documento para la firma. Simplemente tendrás que indicar el nombre y correo electrónico de la persona destinataria. Podrás introducir también un mensaje personalizado.
  4. Recepción de la solicitud. Al destinatario le llegará automáticamente un SMS o correo electrónico con un enlace directo para firmar el documento. Como decíamos, no es necesario que esté registrado en Signaturit o que utilice un dispositivo en concreto. Podrá acceder desde el teléfono, tablet, ordenador, etc.
  5. Firma. De nuevo, el proceso de firma es de lo más sencillo. Así, el destinatario puede dibujar su firma directamente con el dedo en la pantalla del móvil o tablet, o también con el ratón desde un ordenador. Por tanto, no necesita disponer de ningún certificado digital instalado, de un software en concreto o de un dispositivo en particular. Una vez realizada la firma, tanto el emisor como el destinatario reciben automáticamente una copia del documento firmado.

De este modo, la cuestión de cómo firmar digitalmente un documento en PDF no presenta ninguna dificultad en la práctica.

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Firmar online en Word

Realizar un proceso de firma digital en Word mediante la plataforma de Signaturit es igualmente fácil y sencillo. De hecho, los pasos son los mismos, con la única diferencia del formato que tendrá el documento:

  1. Crea una cuenta en Signaturit o accede a la que ya tengas creada.
  2. Sube el documento de Word a la plataforma y configura los campos que deba rellenar el firmante.
  3. Envía el documento al destinatario. Como decíamos, debes indicar su nombre y dirección de correo electrónico, pudiendo también incluir un mensaje personalizado.
  4. El destinatario recibirá un SMS o correo electrónico con el enlace al documento a firmar. No es necesario que el firmante tenga cuenta en Signaturit ni certificado digital.
  5. Finalmente, el destinatario podrá firmar el documento simplemente dibujando la firma con el dedo en la pantalla del móvil o tablet, o bien utilizando el ratón en un ordenador.
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Firmar electrónicamente con Signaturit en apenas 5 pasos

Si has recibido una solicitud de firma electrónica a través de Signaturit, te resultará muy fácil realizarla desde cualquier dispositivo.

Veamos brevemente cómo firmar digitalmente un documento paso a paso:

1. Recepción del enlace de firma

En el SMS o mensaje de correo electrónico recibido encontrarás un enlace directo al proceso de firma.

Esto te llevará a una pantalla con unas breves instrucciones y un botón de «Empezar», que debes pulsar para iniciar el proceso.

2. Aceptación de las condiciones

A continuación, debes revisar y aceptar los términos y condiciones, así como el tratamiento y encriptación de tus datos biométricos (es decir, las características de trazo, velocidad, presión, etc. que identifican tu firma manuscrita).

3. Completa los campos necesarios

Efectivamente, el siguiente paso será que rellenes los campos que vengan señalados en el documento.

Habitualmente, será el nombre y apellidos, fecha y datos similares.

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4. Firma

Simplemente tendrás que trazar tu firma en el recuadro indicado, utilizando directamente tu dedo sobre la pantalla del móvil o tablet.

En el caso de estar utilizando el ordenador, puedes firmar con el puntero del ratón. No obstante, si te resulta incómodo, también puedes escanear el código QR que encontrarás en el documento, para abrir la aplicación de firma en tu móvil y realizarla con el dedo.

Después de firmar, haz clic en «Aceptar».

5. Envía el documento firmado

Finalmente, pulsa sobre el botón de «Enviar» para remitir el documento rellenado y firmado electrónicamente.

De forma automática, recibirás una copia del mismo en tu correo electrónico.


En definitiva, la cuestión de cómo firmar electrónicamente es hoy en día más fácil de responder que nunca. Así, herramientas como la de Signaturit, que no requieren que el destinatario tenga instalado ningún software específico y permiten trazar la firma directamente en pantalla, agilizan radicalmente todo el proceso.


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