Cómo ISS pasó de días a minutos en tener sus contratos laborales firmados

Posted by Leyre Soto on 31/01/20 9:00
Leyre Soto

Cómo ISS pasó de días a minutos en tener sus contratos laborales firmados

En cualquier empresa, una de las áreas que más tiempo y recursos consumen sin duda son las tareas administrativas. A medida que la gestión documental se vuelve más complicada, la maquinaria administrativa se vuelve cada vez más pesada y resulta a su vez más difícil de controlar.

Es en esos momentos es cuando hay que empezar a analizar profundamente los procesos internos en la gestión administrativa para mejorar la productividad y a la larga obtener más rentabilidad.

Eso es lo que hizo ISS Iberia y en este post te contaremos cómo consiguió optimizar mejor el tiempo que dedicaba a la firma de contratos laborales gracias a la firma electrónica.


1 Facility Management, la gestión eficiente como objetivo

Facility Management es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles.

Estos servicios subcontratados suelen consistir en tareas de limpieza, seguridad, restauración, gestión eléctrica o gestión del agua.

Las grandes firmas suelen externalizar el Facility Management ya que su gestión y funcionamiento son complejos y la ejecución de estos servicios por un proveedor les permite optimizar costes.

Facility Management, la gestión eficiente como objetivo

 

Además de esta manera se aseguran disponer de unos procesos de trabajos más eficientes, fiables y de mayor calidad, lo que les permite centrarse en lo que realmente les importa, su negocio.

En la actualidad, diversos factores están impulsando la demanda de estos servicios de gestión de instalaciones como la creciente necesidad de mantener el cumplimiento normativo, ambiental y financiero de las empresas.

Por ello, las empresas proveedoras de servicios integrales deben estar preparadas para proporcionar un servicio de calidad y adaptado a las necesidades de cada compañía. Pero ¿cómo conseguirlo? Solo es posible a través de la máxima automatización de sus procesos

Es lo que hace ISS Facility Services. La multinacional danesa es líder en la integración de servicios generales con una plantilla de más de 480.00 trabajadores repartidos en 74 países ofrece el mejor servicio con una estructura organizacional sólida e innovadora. 

De hecho, recientemente ISS Facility Services, ha sido nombrada de nuevo la mejor empresa de outsourcing del mundo por la Asociación Internacional de Profesionales de Outsourcing (IAOP).

“Esto no sería posible sin la implicación y capacitación de nuestros empleados. Además, la utilización de la mejor tecnología del sector y la cobertura global de ISS, nos brindan una ventaja competitiva en el sector de Facility Services”, comenta Jeff Gravenhorst, CEO de ISS Facility Services en una entrevista sobre dicho reconocimiento.

 

Sobre ISS Iberia

ISS Iberia, presente en España y Portugal desde hace más de 25 años, apuesta por la creación de entornos de trabajo más eficientes (workplace) con la misión de contribuir al bienestar de sus empleados y adaptándose a sus necesidades.

Con un equipo humano de más de 39.000 colaboradores, la compañía es hoy líder en la integración de servicios generales, ofreciendo servicios de restauración, mantenimiento, servicios auxiliares, limpieza, jardinería, Facility Management e IFS (Integrated Facility Services) a clientes de diferentes sectores públicos y privados a través de sus 29 oficinas.

ISS Iberia forma parte de la multinacional danesa Grupo ISS, fundada en 1901 en Dinamarca. La compañía, que tiene presencia en Europa, Asia, América y Australia, cotiza en la bolsa de Dinamarca desde marzo de 2014, y en la actualidad cuenta con una plantilla de más de 48.5000 empleados repartidos en 66 países. 

 

💡 La multinacional ISS Facility Services impulsa su cultura a través de la innovación

Desde que comenzaron en 1901 se han esforzado por mantenerse un paso por delante de otras empresas del sector, explorando nuevos caminos y siendo pioneros en aquellos territorios desconocidos.

Por un lado, en ISS Facility Services tratan de estimular la innovación desde el interior, empoderando a sus empleados en la búsqueda de ideas que puedan llegar a transformar la forma en la que prestan sus servicios. 

Por otro lado, gracias a sus colaboraciones con empresas innovadoras, son capaces de probar y desarrollar las últimas novedades para mejorar sus servicios con tecnología avanzada. 

Por ello, guiados por esta cultura de la innovación, ISS Facility Services Iberia ha desarrollado junto con Signaturit un proyecto para agilizar uno de sus procesos más importantes gracias a la firma electrónica: la firma de contratos laborales.

Han conseguido así conectar de forma ágil a los trabajadores, tanto con ISS Facility Services Iberia como con sus futuros lugares de trabajo, sin que suponga un gran reto de gestión y coordinación

En este caso de éxito queremos presentar cómo ISS Facility Services Iberia ha iniciado este proyecto de transformación digital que actualiza una parte fundamental de su negocio gracias a la incorporación de la tecnología de firma electrónica de Signaturit.

 


“Recomendaría Signaturit por la posibilidad de obtener la firma de los contratos laborales de forma casi inmediata. El gestor laboral dedica 10 segundos en realizar el envío del contrato al trabajador, el cual puede acceder a firmarlo cuando y donde desee.”

Manuel Gerbolés,

Director de Administración de Personal en ISS Iberia


 

2 Caso de uso de la firma electrónica en ISS Facility Services Iberia 

 

Desde finales del 2018 ISS Facility Services Iberia comenzó a utilizar la firma electrónica para digitalizar y acelerar uno de sus procesos fundamentales que analizamos a continuación: 

 

La firma de contratos de trabajo 

Un contrato claro y sólido es el fundamento en el que descansa el éxito de cualquier empresa de gestión de servicios. Ambas partes deben comprender enteramente el contenido y las demandas del mismo, y asumir el compromiso de cumplirlo.

Tener o no éxito en la ejecución del servicio de Facility Management depende, en gran medida, de un proceso de incorporación del personal bien planificado y ejecutado. 

Si la tramitación del contrato no se cierra por retrasos u olvidos, el servicio externalizado se ve afectado lo que perjudica la calidad del servicio. 

Por ello, en busca de un proceso eficiente de gestión de firma de contratos de trabajo, ISS Facility Services Iberia comenzó un proyecto junto con Signaturit para asegurar los mejores resultados. Y lo han conseguido.

 

🚫 ¿Qué RETOS tenía ISS Iberia con la firma de los contratos laborales?

Antes de utilizar Signaturit, ISS Facility Services Iberia detectó que su principal problema a la hora de gestionar la firma de los contratos laborales era la dispersión geográfica de sus futuros trabajadores

Con 6.000 mil procesos de altas al mes, con muchas casuísticas distintas de contratos y con trabajadores ubicados en todo el territorio de la Península Ibérica, en muchas ocasiones al futuro empleado le resultaba muy difícil acudir a firmar el contrato laboral de forma presencial a alguna de las 29 oficinas con las que cuenta ISS Facility Services Iberia. 

⚠️ Un ejemplo de la problemática a resolver: la distancia entre oficinas y empleados

La oficina en Barcelona se encuentra en Hospitalet de Llobregat pero ISS Facility Services Iberia cubre incorporaciones de nuevos empleados en bancos, supermercados, oficinas, etc. en toda la provincia. 

En ocasiones el trabajador tenía que desplazarse más de 100 km para firmar el contrato de trabajo y volver de nuevo a su localidad para incorporarse a su centro de trabajo. 

 

¿Cómo era el proceso de firma de contratos laborales antes de utilizar Signaturit?

El gestor laboral, el profesional especialista en asuntos laborales de ISS Facility Services Iberia, es quien contactaba con el candidato por teléfono y, tras acordar su incorporación, generaba el contrato desde la plataforma de Conektia, un software de gestión de recursos humanos.

Para evitar los problemas de desplazamientos de los empleados, este profesional enviaba el contrato laboral a los domicilios de los trabajadores por correo postal (40% de los envíos), o por correo electrónico (el 60% restante), con los inconvenientes que ambos procesos conllevan.

  INCONVENIENTES con el proceso de firma de contratos laborales tradicional:

  • 🖨️ Proceso costoso y lento.
  • ⌛  Difícil saber con precisión la fecha de firma del contrato laboral
  • 🗂️ Demasiado volumen de papel. 
  • 👀 Seguimiento contínuo de los empleados para conseguir los contratos firmados.

Por un lado, la lentitud y la posibilidad de extravío de la documentación en los casos de envíos postales y por otro, la falta de agilidad de los envíos realizados a través del correo electrónico, ya que en este caso se requería que los trabajadores imprimiesen los contratos laborales para poder firmarlos y enviarlos de nuevo a ISS Facility Services Iberia.  

Además, a nivel interno, gestionar los contratos en papel suponía un uso del tiempo muy ineficiente, puesto que no sólo se tenían que imprimir, escanear y enviar a los empleados, sino que además se debía realizar un seguimiento continuo a estos últimos para conseguir que firmasen los contratos y los enviasen de nuevo firmados.

Asimismo, junto con el contrato laboral se debían enviar otros documentos que también deben ser firmados, con lo que se generaba un volumen de papel increíble, que una empresa con un fuerte compromiso medioambiental como ISS Facility Services Iberia no se podía permitir.

📮 ISS Iberia calculó que, de media, la tramitación de esta firma del contrato laboral mediante el mecanismo tradicional de envío postal, desde el momento en que se solicitaba hasta que se obtenía firmado, podía superar los 7 días.

 

Volumen de envíos de contratos laborales

El negocio del ISS Iberia supone un volumen mensual muy elevado de contratos laborales que requieren ser firmados, con todo lo que ello conlleva en cuanto a gastos de personal, horas invertidas en gestión documental, coordinación y comunicación entre el gestor laboral, gestor de servicios y el trabajador, gastos de papel y de otros materiales consumibles relacionados.

Además, esta cifra no es estática, de hecho, aumenta en muchas ocasiones por la necesidad de cubrir vacantes, permisos y sustituciones.

Por ejemplo, los envíos mensuales se duplican o incluso triplican de junio a septiembre por rotaciones de personal por el periodo de vacaciones.

  📁Documentación que forma parte del expediente laboral de un empleado de ISS Facility           Services Iberia:

+ El contrato laboral

+ El contrato friendly: un resumen visual con los 10 datos fundamentales del contrato laboral para facilitar su comprensión al trabajador.

+ El documento de prevención de riesgos laborales para el puesto de trabajo en concreto: el trabajador debe firmar el recibí de dicho documento.

+ Documento relativo a la LOPD para su aceptación.

 

📩  El proceso de firma de contratos laborales con firma electrónica

Después de detectar estos problemas, ISS Facility Services Iberia decidió integrar la firma electrónica avanzada, a través de su software habitual, Conektia, para la firma de los contratos de trabajo.

En un principio se tramitan de forma digital todas aquellas nuevas incorporaciones de trabajadores que cuentan con correo electrónico, más de 2.200 firmas mensuales, con el objetivo de que a finales de este año 2019 se incremente el número al 100% de los contratos laborales.

 

  • ¿Qué es la firma electrónica avanzada?La firma electrónica avanzada facilita la firma de cualquier tipo de documento o contrato y agiliza procesos de negocio, contribuyendo a mantener activa la actividad operativa de las empresas.

    La firma electrónica avanzada también permite por tanto que cualquier trabajador acepte los términos y condiciones de un contrato laboral, con la ventaja de que sí permite identificar al firmante de forma única.

    Este hecho confiere a la firma electrónica avanzada una garantía jurídica superior respecto a la firma simple, aunque ambas son válidas y legales en toda la UE.

    Relacionamos a continuación cómo Signaturit cumple con los requisitos que establece el eIDAS para definir lo que es una firma electrónica avanzada:
     
    1. Permite identificar al firmante, puesto que capturamos los datos biométricos de su grafo, los datos del dispositivo desde donde firma e, incluso, si es necesario, podemos incoporar la captura de su imagen o de su documento de identidad mediante tecnología OCR.

      Más información: La firma electrónica avanzada como sistema de identificación digital

    2. Detecta cualquier cambio efectuado en el documento firmado, gracias a que utilizamos un sistema de clave pública/privada tanto para el documento firmado como para el documento probatorio. Toda la documentación generada está cifrada y tiene la garantía de integridad de los datos en todo momento gracias a que utilizamos una Autoridad de Sellado de Tiempo.
    3. Vincula la documentación generada al firmante y a sus datos mediante un identificador único que asociamos al documento firmado y al documento probatorio.
    4. La firma se genera por medios que se encuentran bajo el control del firmante, ya que se realiza directamente desde el dispositivo del firmante - ordenador, tablet o móvil - y sólo se puede acceder a ella a través de su cuenta privada (correo electrónico).

          Más información: La firma electrónica avanzada de Signaturit

 

¿Cómo es el proceso de envío? 

El proceso de envío de documentos a firmar se concreta en 5 sencillos pasos: 

  1. El gestor laboral accede a la plataforma de Conektia.
  2. Sube el documento a firmar o escoge una plantilla previamente preparada.
  3. Incluye los campos que el firmante deba cumplimentar y el campo de firma.
  4. Introduce el email del destinatario
  5. Hacer click en “Enviar Documento”

El trabajador recibe el documento en su correo electrónico y puede firmarlo en 3 pasos y sin necesidad de estar registrado en Signaturit. 

Tan sólo necesita tener un dispositivo - ordenador, tablet o móvil - con acceso a internet, y cuando recibe el email debe proceder como sigue:

  1. Abrir el correo electrónico.
  2. Hacer click en “Ver Documento”
  3. Leer el documento y firmar.

Una vez firmado, tanto el remitente como el firmante reciben automáticamente una copia del documento en su correo electrónico. 

 

Ventajas del uso de la firma electrónica para los gestores laborales


Los gestores laborales han ganado tiempo gracias a la firma electrónica. El proceso de generación del documento en papel tardaba entre 3 y 4 veces más que la generación del documento digital. 

De media, estos profesionales dedicaban 10 minutos en imprimir el contrato, mientras que con Signaturit tardan 10 segundos en crearlo de forma digital y en enviarlo a firmar.

Además, una vez firmados, los documentos se suben automáticamente a los expedientes laborales digitales de los trabajadores, que están ordenados, seguros y accesibles en todo momento y desde cualquier lugar: partes de baja, solicitud de cambios de cuenta bancaria, documentos de LOPD, etc. 

Han ganado así en tiempo y seguridad, porque lo que está en el expediente digital nunca se pierde. Se almacena con los metadatos correspondientes cualquier documento que tenga relación con el trabajador.

¿Cómo fue la puesta en marcha de la herramienta de firma electrónica?

La puesta en marcha de la firma electrónica en ISS Facility Services Iberia no revistió ninguna complejidad. De hecho, el proceso de integración con la plataforma Conektia fue relativamente rápido y los trabajadores de ISS Facility Services Iberia no tuvieron ningún problema en aprender a utilizar la herramienta y adaptarse al nuevo flujo de trabajo.  


“Gracias a Signaturit en cuestión de minutos los gestores laborales tienen los contratos firmados. Hemos dado sin duda un salto cualitativo con respecto a nuestra gestión anterior.” 

Manolo Gerbolés

Director de Administración de Personal en ISS Facility Services Iberia


 

  💰 Ahorro en cifras al año

    • Papel en documentación laboral 6.000 envíos de documentación laboral al mes, de 20 páginas cada envío, supone un total de 1.440.000 páginas al año.

      Un pack de 500 hojas (A4, 80 g/m²) de color blanco cuesta 4,90€, con lo cual el coste de 1 página son 0,01 €.

      Por tanto, el coste de papel necesario es de 14.112 € al año.

    • Tóner Un tóner negro con una duración estimada de 2.600 páginas (según ISO/IEC 19752) cuesta 62€, con lo cual el coste de imprimir 1 página es de 0,02 €

      Por tanto, imprimir las 1.440.000 páginas cuesta 34.338 €.
    • Envío postal

Si el 40% debe enviarse a los trabajadores por correo postal:

el envío ordinario de Correos es de 1,10€ por carta (más de 50gr. y hasta 100gr.). Por tanto, enviar 72.000 documentos laborales por correo postal supondría un importe de 79,200 € al año.

el envío certificado de Correos es de 4€ (más de 50gr. y hasta 100gr.). Por tanto, enviar los 72.000 contratos laborales mediante envío certificado ascendería a un total de 288.000 € al año.

 

Ventajas que ISS Facility Services Iberia obtiene gracias a la firma electrónica

En palabras de Manolo Gerbolés, Director de Administración de Personal en ISS Facility Services Iberia, las ventajas de usar Signaturit son:

 

La simplificación de procesos

En pocas palabras: han conseguido acelerar tiempos y reducir costes. 

Ahora el propio gestor laboral puede cerrar todo el proceso y completar el expediente digital de la nueva incorporación sin necesitar ningún desplazamientos. 

La usabilidad ✌️

ISS Facility Services Iberia valora la facilidad de uso que tiene la herramienta de firma electrónica, ya que casi no se tiene que explicar cómo funciona a quienes tienen que usarla.


La seguridad 🔒

La seguridad de la información que se almacena en formato digital es muy superior a la seguridad de los documentos que se archivan en papel.

Para ISS Facility Services Iberia era una necesidad que estos documentos cumpliesen con las máximas exigencias en cuanto a la seguridad de la información y, la legalidad de las firmas, al tratarse de contratos laborales. 

En este aspecto Signaturit ofrece todas las garantías, certificados y auditorías necesarias para estar tranquilos.


El expediente digital del trabajador ☁️

Gracias a su digitalización y su almacenamiento en el expediente digital todos los documentos nunca se pierden y se facilita su búsqueda para los profesionales que gestionan multitud de documentos al día.

Además, el trabajador puede acceder a su contrato firmado desde su correo electrónico en cualquier momento.

El cumplimiento con su compromiso de gestión ambiental 🌳

Por este compromiso con el respeto en la gestión ambiental ISS Facility Services Iberia incorporó la firma electrónica para digitalizar sus procesos de alta de nuevos trabajadores y eliminar así el uso del papel.

 

Conclusión

El testimonio de Manuel Gerbolés, Director de Administración de Personal en ISS Facility Services Iberia, donde se ha implementado la solución de firma electrónica, deja claro los beneficios que aporta la incorporación de esta herramienta para la firma de contratos laborales. 

Nuestra tecnología permite conseguir sin demoras las firmas necesarias para desarrollar la actividad de la filial de la multinacional danesa, cumpliendo en todo caso con la normativa legal establecida y con la ventaja de poder contar con las garantías legales y de seguridad que son inherentes a las firmas electrónicas avanzadas de Signaturit.

Esta empresa ha incorporado la firma electrónica como una herramienta más de uso diario, y gracias a ello ha conseguido optimizar la eficiencia de este procedimiento sin incurrir en demoras procedimentales, y sin renunciar al cumplimiento normativo y legal.

Al mismo tiempo, la documentación es más fácilmente accesible para todos los gestores laborales y los propios trabajadores contratados, mejorando su cultura digital. 

Además para ISS Facility Services Iberia la incorporación de la firma electrónica ha supuesto un paso más en su objetivo de conseguir la mejor gestión ambiental de sus servicios, objetivo fundamental del Grupo ISS Facility Services en su conjunto. 

Por favor, si tienes alguna duda ponte  en contacto con nosotros y obtiene más información sobre cómo disfrutar de mayor eficiencia en tu empresa enviándonos un email a info@signaturit.com o simplemente llamándonos al +34 935 511 480.

 

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Tags: Recursos Humanos

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