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Cómo la tecnología puede convertirse en un factor diferenciador para una asesoría

Tecnologías imprescindibles para una asesoría

¿Cómo las asesorías pueden generar nuevas oportunidades y beneficiarse de las tendencias actuales más innovadoras al mismo tiempo que impulsan su desarrollo?

En este artículo hablaremos sobre la situación del sector asesor y cuáles son las tendencias, oportunidades y amenazas que actualmente tiene este mercado. Además veremos cómo podemos obtener ventaja para el desarrollo y mejora de nuestra asesoría.

    

      ¿Qué encontrarás en este post?

 

Situación del sector de la asesoría

Actualmente existen casi 70.000 asesorías en España. Hasta el año 2019 y durante los 10 años anteriores el sector ha ido creciendo en nuevos despachos a un ritmo medio del 2.19%. Es decir, que cada año el número de asesorías ha crecido una media de casi 1.300 asesorías. 

La elevada competencia en un sector en el que apenas existe diferenciación ha provocado una agresiva guerra de precios. Todos los asesores ofertan buena relación calidad-precio y trato personalizado, o al menos en sus canales promocionales. 

Esta contienda ha destruido los márgenes del negocio y ha dificultado todavía más los recursos de los que dispone el asesor para poder crecer. 

Al mismo tiempo, la mayor intervención de la administración pública y el crecimiento de la misma está disparando los costes operativos. La cantidad de tiempo necesaria para atender todos los requerimientos, regulaciones y necesidades de esta cada vez es mayor. Porque esta creciente dedicación no ha recaído mayoritariamente en los clientes sino en los propios asesores.

 

Tendencias del sector asesor

Aunque todavía es pronto para conocer los efectos de la pandemia en el crecimiento y variación del número de asesorías sí llevamos muchos años observando las tendencias y situación que vive el sector donde el mercado está pasando de un modelo principalmente basado en la gestión (impuestos, contabilidad y nóminas) desde el autoempleo (el 94% de las asesorías tiene menos de 5 empleados) a un modelo enfocado en el valor añadido (asesoramiento, información de calidad, participación en las decisiones estratégicas).

Las causas que están llevando al mercado asesor hacia estas tendencias son 3

  1. Cambios en el perfil del cliente
  2. Evolución tecnológica
  3. Crecimiento de la administración pública

 

Cambios en el perfil del cliente

El empresario de hoy no es el empresario de los años 70 cuando la profesión del asesor empezaba a tomar forma. El empresario de hoy:

  1. Está más formado
  2. Tiene fácil acceso a la información
  3. Tiene acceso inmediato a competidores capaces de igualar o mejorar nuestra propuesta de valor

 

Evolución tecnológica

La tecnología es capaz de realizar gran parte (o en su totalidad) del trabajo de gestión que hasta hace pocos años solo podían ejecutar las personas. Hablamos de la gestión documental, la elaboración de gran parte de la contabilidad, etc. 

 

Crecimiento de la administración pública

El fisco está evolucionando hacia un modelo en el que existe una total integración vertical de los sistemas de información. Es decir, que en un futuro muy próximo (febrero de 2021 en las haciendas forales) un hostelero apretará la tecla del café vendido y hacienda tendrá inmediatamente en sus sistemas la información del ingreso obtenido. 

No tardaremos mucho más tiempo en contar con estos sistemas en todos los regímenes. Cambio que nos llevará hacia un esquema funcional diferente. Hacienda auto-liquidará los impuestos y nuestro trabajo como asesores será confirmar o dar soporte a todo dicho proceso.

Todas esta tendencias suponen una importante amenaza al modelo tradicional de asesoría. Pero también son una tremenda oportunidad para mejorar nuestra competitividad y procesos si decidimos evolucionar hacia un modelo de despacho completamente diferente

Hablamos de un modelo más sistematizado y tecnológico sin que ello suponga pérdida de personalización o calidad de servicio para nuestro cliente.

 

Cómo diferenciarse: 2 estrategias clave

La diferenciación es el principio clave que nos ayudará a salir de la guerra de precios, mejorar nuestra productividad y, en consecuencia, incrementar nuestra rentabilidad. Dos estrategias clave que pueden ayudarnos a lograr esta diferenciación son:

  1. La diferenciación en procesos: a través de la mejora y optimización podemos lograr reducir los costes, eliminar desperdicios e incrementar la calidad del servicio.
  2. La diferenciación en la relación con el cliente: cambiar la forma en la que nos relacionamos con el cliente apoyándonos en nuevos formatos y sistemas no solo es una forma de mejorar nuestros procesos sino una manera de presentar a nuestro cliente algo diferente, atractivo y que le proporciona también un nuevo tipo de valor (como la inmediatez, disponibilidad y personalización).

 

La tecnología es la herramienta clave

La tecnología es una herramienta clave en el proceso práctico que debemos seguir para lograr la diferenciación. Hablamos de convertir la tecnología en un eje estratégico troncal en nuestra asesoría. 

Esto supondrá abordar al mismo tiempo las 2 estrategias clave citadas anteriormente para conseguir la diferenciación. Estos son los procesos clave en los que podemos usar tecnología eficazmente:

Procesos administrativos y documentales

La firma y certificación de documentos sin tecnología suele seguir un procedimiento similar a este:

  1. Crea el documento manualmente
  2. Envía el mismo
  3. Haz seguimiento a su firma o procesado
  4. Recoge o recibe el documento
  5. Escanéalo
  6. Archívalo

Proceso largo en el tiempo (varios días en los mejores casos) y con alto coste de personal (horas laborales) sin que esto conlleve un mejor servicio o mayor valor para el cliente. Implementar herramientas de gestión documental, administrativa y firma de documentos nos ayudará a reducir en el tiempo estas gestiones (diferenciación en procesos) sino que además nos ayudará a generar valor para el cliente (diferenciación en la relación con el mismo).

 

Intercambio de información

La recepción de documentos (como facturas emitidas o recibidas) o el envío de contratos y nóminas pueden suponer una gran cantidad de tiempo en el día a día de un despacho profesional. Teniendo en cuenta, especialmente, las repetidas ocasiones en la que los clientes nos reclaman documentación.

Incorporar tecnología que facilite al cliente acceder a cualquier información en cualquier momento nos ayudará a reducir costes de personal al mismo tiempo que mejora la calidad del servicio (inmediatez y autoservicio). 

Quizá todavía los clientes de mayor edad prefieran levantar el teléfono. Sin embargo, las generaciones que empiezan a dominar el mercado empresarial priman la inmediatez y autoservicio. No quieren las esperas y requerimientos que supone la comunicación directa o telefónica. Especialmente para este tipo de trámites.

 

Automatización

Procesos como la conversión de documentos en metadatos que los algoritmos puedan procesar, como hace un contable con una factura en la mano. O la descarga y conciliación bancaria o las altas y bajas en la seguridad social. Procesos que actualmente consumen elevados recursos y que pueden automatizarse.

También hablamos de procesos más avanzados como los cálculos sobre estados financieros y otros procesos repetitivos que hacemos a diario. Todo esto podemos delegarlo con fiabilidad en software de automatización o robots especializados. 

Este cambio en el modelo operativo supondrá un ahorro inmediato en costes laborales y una mayor agilidad. También una mejora en el servicio al proporcionar información, prácticamente en tiempo real, a nuestro cliente. Diferenciación tanto en procesos y costes como en valor añadido.

 

Supervisión

El tiempo dedicado a revisar contabilidades, hacer comprobaciones, cálculos y otros procesos repetitivos de supervisión pueden convertirse en un elevado coste para una asesoría. En muchos casos, por falta de recursos y los ajustados plazos que manejamos no podemos llevar a cabo todos los procesos de supervisión que nos gustaría. En este caso asumimos un elevado riesgo llamado deuda técnica

 

Generación de valor

La tecnología también puede ayudarnos en otros procesos como:

  • Comunicación comercial con el cliente orientada a generar nuevas ventas
  • Comunicación operativa con el cliente enfocada en fidelización o prestación ágil del servicio
  • Estrategias de marketing inbound para generar potenciales clientes
  • Procesos de onboarding o alta de cliente
  • Seguimiento de presupuestos
  • Investigación de tendencias y oportunidades
  • Investigación competitiva
  • Acceso a nuevos nichos y mercados

 

Tecnologías imprescindibles para una asesoría

 

Firma de documentos: Signaturit

Signaturit es una herramienta que nos ayudará a optimizar nuestros procesos de firma y envío de documentos. Nos ayuda reduciendo costes laborales al mismo tiempo que reducimos los plazos de formalización documental.

Esta herramienta permite:

  • Enviar documentos para que puedan ser firmados digitalmente
  • Crear plantillas de documentos
  • Crear notificaciones y recordatorios
  • Enviar emails certificados
  • Gestionar los documentos procesados con agilidad y orden

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Tecnología OCR para contabilización automática

La tecnología OCR o de reconocimiento óptico de caracteres nos permitirá convertir documentos PDF o escaneados en información legible por un algoritmo. Esto facilita que software de automatización nos permita reducir en un 99% el tiempo dedicado a contabilización corriente.

En sus inicios este tipo de tecnología requería de una elevada parametrización y en muchos casos generaba incidencias de conversión (especialmente con documentos manuscritos) lo que llevó a generar una desconfianza en muchos asesores que a día de hoy todavía se mantiene.

La buena noticia es que las herramientas OCR han evolucionado mucho. La fidelidad de los reconocimientos actualmente es alta además de requerir mínima o nula parametrización. También la tendencia general del mercado ha llevado a generar documentos PDF digitales en mayor cantidad que manuscritos.

 

Portales de cliente y empleado

Los portales de cliente permiten al despacho intercambiar información con el cliente de manera más ágil y ordenada. En un portal de este tipo el cliente puede dejar en un espacio virtual sus documentos. También descargar de manera inmediata información que pueda necesitar como nóminas, certificados de alta o baja, contratos, modelos censales, etc.

Los portales de empleado facilitan al propio cliente que las nóminas generadas por la asesoría y la gestión laboral estén disponibles de manera inmediata. Gestión de bajas y ausencias, horas extra, vacaciones, etc. pueden coordinarse a través de esta herramienta. Esto se traduce en un ahorro y eficiencia operativa para la asesoría y para el propio cliente. 

 

Tecnología RPA para automatizar procesos

La tecnología RPA o robotización de procesos por software está suponiendo una importante revolución en la automatización de procesos de asesoría. Principalmente porque no requiere de integraciones previas realizadas sobre un software de automatización.

Cuando deseamos automatizar un proceso en nuestro despacho necesitamos un software específico desarrollado para tal efecto. Software que debe ir integrado vía "código" y "base de datos" con nuestro software fiscal, laboral y contable. 

Una solución de software de automatización es imprescindible para procesos como contabilización y conciliación automatizada u otros procedimientos operativos. No obstante puede presentarnos excesiva rigidez o no ser capaz de cubrir determinados procesos. 

Sin embargo, un robot RPA es capaz de automatizar cualquier proceso que no entre dentro de un software de automatización puesto que no requiere de integraciones. Los robots RPA trabajan directamente "sobre una pantalla". El robot hace clic aquí y allá siguiendo un esquema lógico establecido (incluso avanzado) como si de un empleado se tratase.

 

Este artículo ha sido redactado por Álvaro Martínez, CEO en Método Consolida. Empresa especializada en ayudar a las asesorías a mejorar su productividad mediante herramientas disruptivas, tecnología y conocimientos

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