Cómo PRISA Noticias se ha adaptado a la normativa SEPA

Posted by media on 29/9/15 9:00

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En el post con el que iniciamos nuestra serie de historias de éxito abordamos el caso de Nubelo: una compañía de base tecnológica con tres años de vida que, gracias a Signaturit, ha logrado agilizar el proceso de solicitud y tramitación de firmas de acuerdos de confidencialidad.

El suyo es un caso paradigmático de cómo las empresas que desarrollan el grueso de su actividad en el entorno online utilizan la firma electrónica como herramienta básica, que permite que cualquier flujo que requiera una firma por parte de un cliente o proveedor pueda realizarse de forma íntegramente digital.

Sin embargo, la solución de Signaturit, caracterizada por su simplicidad de uso y por ofrecer los más altos niveles de cobertura legal del mercado, puede resultar de gran utilidad para compañías de tamaño muy superior y que comercializan de hecho productos físicos.

Es el caso de PRISA Noticias.

Este post también está disponible en inglés.


PRISA es el primer grupo de medios de comunicación de habla española y portuguesa: una multinacional líder en los ámbitos de la educación, la información y el entretenimiento que cuenta con 60 millones de clientes, incluidas las audiencias de medios tan emblemáticos como El País, Cinco Días, AS o los 40 Principales o los lectores de las publicaciones de la editorial Santillana.


La firma electrónica como aliada ante la
normativa SEPA

La confluencia de la tecnología de Signaturit –integrada en este caso en la suite TBS Agora eMandatos– y una empresa de las dimensiones de PRISA, con casi 10.600 empleados y presencia en 22 países, se ha producido precisamente para dar una solución digital al problema al que se enfrenta la división de Noticias de la multinacional: la homologación a nivel europeo del funcionamiento de las transferencias y los adeudos domiciliados.

Este proceso, el denominado SEPA (del inglés, Single European Payments Area) en vigor desde el 1 de febrero de 2014, ha obligado a PRISA Noticias a solicitar a todos los nuevos suscriptores de sus cabeceras la firma del mandato, aceptando la nueva norma armonizada para los 27 integrantes de la UE y para Islandia, Liechtenstein, Mónaco, Noruega y Suiza. Como fecha límite para completar el proceso, la normativa ha establecido el 1 de febrero de 2016.

A efectos prácticos, este cambio normativo ha requerido a PRISA la solicitud de alrededor de 12.500 firmas al año, bajo el riesgo de que aquellas no formalizadas pudieran dar pie a la devolución de recibos bancarios o a que los bancos no autoricen las órdenes de domiciliación de recibos de suscriptores.

Para afrontar este reto, PRISA tuvo que desplegar una operativa de envío y recogida manual de firmas: un sistema lento, ineficiente, sujeto a extravíos, muy intensivo en recursos y tiempo, y, sobre todo, muy incómodo para el suscriptor.

Al darse cuenta de la ineficiencia y coste del proceso manual, PRISA Noticias decidió emprender el proceso de adecuación a la normativa SEPA apoyándose en TBS, su socio tecnológico  con el que lleva trabajando más de 7 años y con el que ha conseguido mejorar 8 procesos de negocio estratégicos gracias al portal de negocio TBS AGORA. En esta ocasión, PRISA Noticias decidió utilizar el módulo TBS Agora eMandatos en el que está integrado Signaturit.


Una implementación con particularidades tecnológicas propias de una gran empresa

Si bien los beneficios son evidentes, la puesta a punto de la solución ha requerido una delicada adaptación a tres sistemas comerciales y siete sistemas de información diferentes, presentes en los distintos flujos de trabajo de la división. Gracias al exhaustivo equipo de TBS y Signaturit, este difícil encaje se completó en sólo 5 meses.


Un giro de 360º en beneficio de los clientes

Finalizada la implantación del proyecto, la solicitud de mandatos SEPA de PRISA Noticias a sus suscriptores pasó de consistir en crear manualmente los mandatos --introducir los datos obligatorios por la normativa SEPA,  imprimir todos los mandatos creado, enviarlos por correo postal, etc.-- a ser un proceso digital, automático, rápido, eficaz, mucho más barato (en tiempo y recursos), con mayores garantías y mucho más sencillo para los clientes de PRISA Noticias.

Los suscriptores de EL PAÍS, a dia de hoy, simplemente reciben un correo electrónico de parte de la publicación con un botón para firmar. Apretando el botón pueden firmar su mandato SEPA desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet, portátil, equipo de sobremesa...) con su dedo, un puntero o el ratón, sin necesidad de darse de alta en ningún servicio, descargarse ninguna app o acceder a la web de un tercero.

Las firmas recogidas en formato digital son, además, 100% legales conforme a la estricta normativa europea que regula la firma electrónica, cuyo detalle abordamos en un post anterior.


Conclusiones
 

En resumen, el uso de la solución conjunta de TBS AGORA y Signaturit ha ahorrado a PRISA una considerable cantidad de recursos, y, sobre todo, la incertidumbre sobre su capacidad de cumplir a tiempo con el mandato SEPA y el riesgo de perder por el camino a un número considerable de suscriptores.

El suyo es por lo tanto un caso de éxito con un resultado parecido al de Nubelo, pero desde una posición muy distinta: la de una multinacional con miles de trabajadores que, en el caso de su división de Noticias, comercializa fundamentalmente un producto físico. Su situación expone la versatilidad y las ventajas de disponer de un sistema de creación y gestión automática de mandatos así como de firma electrónica para empresas de todos los tamaños, sea cual sea el sector de actividad.

¿Quieres que tu empresa también disfrute de las mismas ventajas?  Llámanos al +34 935 511 481 o envíanos un mail a sepa@signaturit.com y adáptate cuanto antes a la normativa SEPA con la solución conjunta de Signaturit y TBS Agora.

Este post también está disponible en inglés.

Cómo PRISA Noticias ha automatizado la gestión y firma de mandatos SEPA

Tags: Casos de Éxito

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