Consejos de 3 directivos de recursos humanos para utilizar la firma electrónica

Posted by Leyre Soto on 2/03/20 9:00
Leyre Soto

Consejos de 3 directivos de recursos humanos para utilizar la firma electrónica

¿Te gustaría utilizar la firma electrónica dentro de tu departamento de recursos humanos? Ya conoces todos los beneficios de la firma electrónica, pero ¿cómo se pasa de la teoría a la práctica?

Para ayudarte, decidimos entrevistar a 3 directivos de recursos humanos que utilizan la firma electrónica a diario en sus procesos. Descubre en nuestro blog sus comentarios y consejos para integrar la firma electrónica con éxito.

 


¿Quiénes son los entrevistados?

Para escribir este artículo, entrevistamos a Thalita Antonioli, Manager del departamento de People de Signaturit. ¿Quién mejor que ella para responder nuestras preguntas? ¡Ella está a la vanguardia del uso de las nuevas tecnología! Al trabajar para cuidar a todo el equipo que desarrolla la firma electrónica, Thalita obviamente utiliza nuestra solución dentro de su departamento de Recursos Humanos para la firma de todos los documentos relacionados con el reclutamiento y la incorporación (¡y no solo eso!). Con un Máster en psicología organizacional, trabajo y recursos humanos, cuenta con más de 8 años de experiencia en recursos humanos. 

También contamos con los comentarios de Paula Arias López, Talent Manager en Demium, una incubadora de nueva creación ubicada en Barcelona y Patricia Fernández Ponga, socia de Serve the People, una agencia de reclutamiento ubicada en Madrid, que también aceptó responder algunas de nuestras preguntas. ¡Muchas gracias por vuestro tiempo!

 

¿Cuáles son los beneficios de una solución de firma electrónica en tus procesos de reclutamiento y de incorporación?

Un recordatorio rápido: el proceso de incorporación en una empresa reúne todas las iniciativas implementadas para garantizar una buena integración de los nuevos empleados en la empresa. El proceso de incorporación es crucial para el éxito de un negocio. De hecho, tiene un doble objetivo:

  1. Capacitar a los nuevos empleados de manera rápida y eficiente para que pueda ganar rápidamente en productividad y autonomía con un mínimo de estrés.
  2. Proporcionar una buena experiencia para los nuevos empleados, lo que ayuda a mantener un alto nivel de satisfacción y compromiso.

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En este contexto, el uso de una solución de firma electrónica tiene un impacto en el segundo punto. Mejora la experiencia de los empleados al permitir que los nuevos empleados firmen sus contratos y otros documentos relacionados con su incorporación de forma rápida y fácil.

Además, para el departamento de recursos humanos, esta solución digital representa una mejora significativa de la productividad. De hecho, su uso permite automatizar procesos, reducir tareas administrativas que consumen mucho tiempo, reducir el riesgo de errores, reducir costos, etc.

Paula Arias López explica que para Demium los principales beneficios son la velocidad y la facilidad con la que podemos gestionar la firma de documentos. Enviamos el contrato el primer día y permitimos unos días para que los nuevos empleados lo lean, anoten sus dudas y las resuelvan con nosotros. Por nuestra parte, la solución de firma electrónica nos ayuda a verificar fácilmente quién firmó y hacer un seguimiento.

Para las empresas digitales que gestionan una gran cantidad de personas, también es ventajoso tener una plataforma online donde se gestionen y archiven todos los contratos. De esa manera, con el tiempo, cuando tenga que revisar uno u otro contrato de un empleado, podré encontrarlo fácilmente y sin problemas. Especialmente para los nuevos profesionales del departamento de rrhh que no conocen las políticas de almacenamiento de la compañía, es una tranquilidad que los tengamos gestionados así ".

Para Patricia Fernández Ponga, la solución de firma electrónica de Signaturit le permite"optimizar el tiempo invertido en los procesos de documentación interna, así como la firma de nuevos contratos con los clientes".

En resumen, la firma electrónica simplifica y acelera la  firma de documentos. Por lo tanto, los equipos de recursos humanos se vuelven más eficientes y tienen más tiempo disponible para dedicar a tareas con mayor valor agregado: búsqueda y retención de talentos, formación... 

 

¿Cómo funciona el proceso de incorporación de Signaturit?

 

Un proceso de 6 pasos: 

1. Nuestro especialista en operaciones envía un mensaje de bienvenida al nuevo reclutamiento por correo electrónico, confirmando la información relacionada con su integración.

“La comunicación con el nuevo Signabuddy es clave. Desde el proceso de selección, nos preocupa mantener una comunicación fluida, proporcionar la información que necesita y mantener el canal abierto para comentarios ”.

Thalita Antonioli, Head of People de Signaturit

2. Unos días antes de comenzar en Signaturit, el nuevo empleado recibe una invitación para ingresar a nuestro HRIS, Hibob.com, y para crear su perfil en la plataforma agregando sus datos personales.

3. El primer día del nuevo Signabuddy:

  1. El primer día se organiza una sesión de bienvenida para presentar al nuevo empleado la historia de Signaturit, su misión, su visión, sus valores, los objetivos del año, pero también la cultura de 'negocio”. Toda la información importante sobre la organización de la empresa también se le comunica (vacaciones, horarios flexibles, teletrabajo, etc.). Después de esta sesión, se le envía la presentación para que pueda consultar la información cuando lo desee.
  2. Después se le presenta a su "Signa ambassador" (embajador de la cultura corporativa) al nuevo empleado. Es un empleado de otro departamento que le acompañará durante sus primeras semanas en Signaturit. El embajador de la cultura es responsable, entre otras cosas, de mostrar la oficina al nuevo Signabuddy, contarle todos los detalles y secretos de los espacios de oficina, explicar cómo funciona la cafetera (un paso extremadamente importante 😉), mostrarle dónde están los snacks, la fruta ... También se encarga de hacer las presentaciones con los otros Signabuddies y enseñarle dónde se encuentra cada departamento.
  3. El papeleo! En Signaturit, la impresora está prácticamente abandonada. No hay un archivo de bienvenida con todos los documentos administrativos para firmar en papel. El nuevo Signabuddy recibe todo en su correo electrónico corporativo y firma todos sus documentos electrónicamente. Luego recibe copias de los documentos firmados por correo electrónico personal. Fácil, rápido, económico y 100% "compatible" con la protección de los datos de los trabajadores: no hay documentos que viajan de oficina en oficina.
  4. El resto del día, el nuevo empleado comienza su integración con su equipo de trabajo, incluida una reunión individual con su manager y una comida con el equipo.
4. Las primeras dos semanas: el nuevo empleado recibe formación sobre el producto de Signaturit, la ley de protección de datos y el sistema de calidad ISO.

5. Durante los primeros 3 meses la educación continúa. En el plan de formación, llamado plan de “90 días”, que se diseña para cada nuevo empleado, el manager, con el apoyo del departamento de recursos humanos, planifica una serie de objetivos y actividades que el nuevo Signabuddy como parte de su integración en Signaturit.

6. A lo largo de la incorporación, que dura hasta 6 meses, el responsable de recursos humanos que reclutó al nuevo Signabuddy sigue personalmente su experiencia, a través de reuniones periódicas. Este último proporciona retroalimentación y los planes de acción se definen si es necesario.

 

LOS RESULTADOS DEL PROGRAMA DE A BORDO EN 2019

+70 Signabuddies reclutados con un

93% de satisfacción con el programa de onboarding

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¿Cómo crear un proceso de integración fluido y eficiente?

➡️ Lea nuestro blog: 5 tendencias para una onboarding exitoso en 2020

 

Algunos consejos para implementar firmas electrónicas y mejorar tus procesos de recursos humanos

Ahora que conoces todos los beneficios de la firma electrónica para los procesos de incorporación ¿ quieres integrarla dentro de tu departamento de recursos humanos? ¡Perfecto! ¿Pero cómo lo haces?

Obviamente, el primer paso es obtener el ok o validación del resto de manager de tu empresa (CEO, HRD, etc.).

¿Cómo puede convencer efectivamente a otros en su empresa de los beneficios de las firmas electrónicas?

Thalita Antonioli : “Para convencer a tus superiores, le aconsejaría presentar los siguientes tres argumentos:

  • La automatización de los procesos manuales hace posible ganar en eficiencia

Mediante el uso diario de la firma electrónica los profesionales de recursos humanos se vuelven más productivos. De hecho, si la mayoría de sus documentos/contratos ya están configurados (plantillas de documentos) para la firma electrónica, todo lo que tienen que hacer es hacer clic en "enviar para firma". Además el archivo de ellos también es automático. Esto representa un increíble ahorro de tiempo que se puede utilizar para misiones más estratégicas, como la formación y el desarrollo personal de los empleados, la retención y la motivación de los empleados, etc.

  • Casi no hay más documentos en papel que controlar.

El riesgo de perder un documento impreso importante se reduce considerablemente. Además, esto libera espacio de almacenamiento en las instalaciones, pero también espacio útil en tu escritorio

  • La seguridad de la información confidencial para los trabajadores y la empresa.

Ya no hay documentos que se muevan de una oficina a otra, y que estén a simple vista. Todos los documentos se almacenan online, y solo las personas autorizadas pueden acceder a ellos.

El argumento de la productividad también es respaldado por Patricia Fernández Ponga, de hecho según ella:"Hoy en día, es esencial impulsar el uso de herramientas digitales para que ser más eficaces".


📈 El 82% de los profesionales de recursos humanos cree que las ganancias de productividad son el principal beneficio de las firmas electrónicas. 

Estudio de Signaturit llevado a cabo con profesionales de RR.HH.


Una vez que los gerentes de su empresa estén convencidos y el proyecto es validado, el segundo paso y, sin duda, el más importante, es planificar la implementación de la firma electrónica. Aquí hay algunos consejos:

¿Cuándo es el mejor momento para implementar una firma electrónica?

Thalita: Es difícil decir cuándo es el mejor momento, depende del contexto de cada negocio. Si tienes una fase de fuerte crecimiento en tu empresa y, por lo tanto, muchas contrataciones en poco tiempo, sin duda aconsejo que configurar la firma electrónica en ese momento ya que ¡Notarás la diferencia! En nuestro caso, el número de empleados aumentó en un 85% en 2019 y la gestión de la incorporación con firma electrónica fue la clave para la eficiencia de nuestro proceso. ¡Pudimos alcanzar nuestros objetivos de reclutamiento! ”

Paula Arias López: "En mi opinión, es ventajoso implementar la firma electrónica lo antes posible en el desarrollo de un negocio, para poder generar gradualmente una base de datos con todos los usuarios y tener un registro de todos los documentos."

¿Cuál es el paso más importante en un proyecto de firma electrónica?

Thalita: “Una vez que se ha elegido la solución de firma electrónica, es muy importante establecer la lista de documentos relacionados con la incorporación que se enviarán a firmar de forma electrónica. Una vez que se define esta lista, deberá crear las plantillas para estos documentos en el sistema. Muchos documentos son estándar y solo tendrás que definir los campos que debe completar y firmar el empleado y la persona responsable en tu empresa. Cuando reclutas a una nueva persona, todo lo que tiene que hacer es añadir su dirección de correo electrónico y hacer clic en "enviar".

Le aconsejo que prepare estos documentos para firmar bien antes del uso real de la herramienta, porque una vez que este trabajo esté hecho, ya no tendrás que preocuparte más por ello. Comprueba que el contenido es correcto, que los campos de información y los campos de firma son correctos y fin. Configurar bien los documentos, enviarlos, incluso archivarlos una vez firmados, es la clave del éxito de un proceso de incorporación con firma electrónica."

 

📑 Los documentos firmados electrónicamente por un empleado durante su incorporación Signaturit:

  • Contrato de trabajo
  • Modelo 145
  • Acuerdo de confidencialidad
  • La Política de privacidad (RGPD)
  • Información sobre la prevención riesgos profesionales
  • Certificado de entrega de equipos electrónicos y otros materiales otorgados por la empresa para uso profesional
  • Bonificaciones / esquema de bonificación 
  • Condiciones de compensación flexible

 

¿Qué otros departamentos de la empresa participan en el proyecto?

Thalita: “Cuando se trata de firmar documentos de incorporación para un nuevo empleado, la colaboración entre los recursos humanos y otros departamentos es esencial. Para la creación de los modelos de documentos a firmar, es importante involucrar al departamento legal de la empresa para garantizar que todos los documentos estén en conformidad. Finalmente, para la implementación operativa, en particular cuando hay una integración API de la solución de firma electrónica en su software (HRIS, ATS, etc.), su departamento de IT deberá acompañarlo para configurar la solución y automatizar procesar de la manera que desee ".

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Tu proyecto de integración ha salido según lo planeado y tus nuevos flujos de firma electrónica funcionan correctamente. Operacionalmente, estás listo para usar la firma electrónica.

¿Pero ha pensado en informar/formar a tus empleados de recursos humanos que utilizarán esta solución a diario? 

Cuanto más complejo sea su proyecto de firma electrónica (número de usuarios, integración de API, tipos de documentos, etc.), más crucial es esta fase para su éxito. De hecho, si los empleados no están capacitados adecuadamente, esto puede conducir a la no utilización de la herramienta, su uso óptimo o la pérdida de tiempo dedicado a la apropiación de la herramienta, reduciendo los beneficios esperados de esta transformación digital. 

Thalita explica: Los cambios en una empresa generalmente requieren un trabajo de comunicación significativo, que implica comunicaciones generales pero también el apoyo de cada gerente a diario. Con respecto al cambio de la firma en papel a la firma electrónica, creo que el proceso es el mismo. Los empleados que, además de firmar, también gestionan la creación de documentos, su envío y seguimiento, deben ser invitados a la capacitación para aprender a usar esta nueva herramienta. Después de esto, habrá un momento de adaptación, donde uno o más referentes tendrán que hacer un seguimiento y estar disponibles para resolver posibles dudas. 

Si la empresa es grande y la cantidad de empleados afectados por este cambio es alta, es importante comenzar un proyecto como este con una prueba piloto: eliges un grupo de empleados para probar la nueva herramienta y nuevos procesos de trabajo, para poder recopilar sus comentarios, encontrar puntos para mejorar y adaptar así el lanzamiento oficial en toda la empresa. "

En Demium, en términos de formación, Paula Arias López explica que los empleados de su empresa tienen disponible “un manual en nuestro Google Drive donde explicamos los pasos a seguir en la firma: creación de modelos, cómo modificarlos, cómo configurar un nuevo envío, cómo hacer un envío grupal y cómo encontrar un archivo específico". Por lo tanto, los empleados pueden consultar esta guía en caso de dudas. 

En el caso de Serve the People, Patricia Fernández Ponga, es la única usuaria de Signaturit. Por lo tanto, no había necesidad de crear un programa de capacitación. Sin embargo, explica que “la implementación de la firma electrónica fue fácil. Tuvimos una llamada explicativa y hay asistencia técnica disponible en cualquier momento para cualquier pregunta. Signaturit es muy intuitivo y fácil de seguir ".

 

¿Algún último consejo para nuestros lectores?

Thalita:Hablamos sobre la firma electrónica en el contexto de la integración de nuevos empleados, donde hay muchos documentos para firmar y, sin ninguna duda, la administración online de los documentos es un ahorro de tiempo para el personal de RRHH. Además, genera una impresión muy positiva para su nuevo empleado: la imagen de una empresa moderna, innovadora y ecológica. Sin embargo, el uso de la firma electrónica no se limita a la firma de documentos relacionados con la contratación. En Signaturit lo usamos para todas las comunicaciones con nuestros empleados, por ejemplo, cambios en las condiciones contractuales, aumentos salariales, contratos con proveedores, certificado de trabajo, saldo de cuenta, etc. Esto nos permite optimizar todos los procesos de gestión de documentos dentro del servicio.

 

CONCLUSIÓN

Los beneficios de la firma electrónica para los servicios de RRHH son conocidos: aumento de la productividad, cumplimiento de la normativa, buena experiencia de los empleados, respeto por el medio ambiente... Por eso, hoy en día, cada vez más departamentos de RRHH lo está implementando, especialmente para sus proceso de contratación e incorporación.

La planificación e implementación de un proyecto de este tipo dentro de una empresa obviamente dependerá del volumen de documentos que se firmarán, el número de empleados que usarán la solución, los flujos de firma más o menos complejos de configurar, etc. . 

Sin embargo, dos elementos son particularmente importantes para recordar para garantizar el éxito de su proyecto. Primero, una cuidadosa preparación y configuración aguas arriba de los documentos a firmar y la firma fluye para un proceso libre de errores. Y en segundo lugar, establezca una buena comunicación con todas las partes: los diferentes departamentos involucrados en su negocio para garantizar una buena colaboración y con los empleados que utilizarán la herramienta a diario para garantizar un uso óptimo de la herramienta.

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Tags: Recursos Humanos

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