¿Cómo se crea y gestiona un equipo de trabajo en Signaturit?

Posted by media on 9/03/17 9:00

How to create a team in Signaturit.png

En este tutorial explicamos cómo se crea y gestiona un equipo de trabajo en Signaturit.

El motivo por el que decidimos crear la funcionalidad llamada “Equipo” se debe a que muchos de nuestros clientes necesitan que más de una persona dentro de su organización o departamento envíe documentos y contratos a firmar, y gestione las solicitudes de firma, ya sea con clientes, proveedores o con los propios empleados.

A continuación detallamos cómo se crea y gestiona un equipo de trabajo en Signaturit, qué roles se pueden dar a los miembros de un mismo equipo y qué permisos tiene cada rol. Si estás pensando en agilizar aún más la solicitud de firmas en tu empresa o departamento, te interesa saber más sobre esta funcionalidad.

Este post también está disponible en inglés.


Una funcionalidad intuitiva para formar y administrar equipos de trabajo


La funcionalidad “Equipo” está disponible para cuentas Business, Business Plus y Enterprise. En las cuentas Business o Business Plus, una vez has entrado en tu cuenta, puedes acceder a esta funcionalidad desde la barra superior del panel de gestión.

Cómo crear un equipo de trabajo en Signaturit_1.png


La idea detrás de “Equipo” es que un usuario puede incluir a otros en una misma cuenta, a fin de crear un equipo de trabajo. De este modo, el historial de los documentos enviados a firmar de cada miembro del equipo se guarda en una misma cuenta, a la que todos pueden acceder en todo momento para ver el estado en el que se encuentran las solicitudes de firma.

Además, también se pueden compartir las mismas plantillas entre todos los miembros del equipo.

Durante la prueba gratuita que ofrecemos a nuestros usuarios de cuentas Business, Business Plus y Enterprise, el administrador de la cuenta puede dar de alta y añadir a su equipo a otros usuarios sin coste adicional.

Una vez agotado el periodo de trial se pueden dar de baja a los usuarios o, si se necesita que sigan formando parte del equipo, cada uno de ellos tendrá un coste adicional de 30 euros al mes (pago anual) en el caso de las cuentas Business, y 50 euros al mes (pago anual) en el caso de las cuentas Business Plus. Para saber el precio en el caso de una cuenta Enterprise, por favor rellena el siguiente formulario y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.


¿Cómo puedo crear un equipo de trabajo en Signaturit?

A la persona que decida crear un equipo de trabajo en Signaturit se le asigna por defecto el rol de administrador de la cuenta, lo que le permite invitar o eliminar a otros miembros del equipo y asignarles a cualquiera de ellos la función o rol de administrador, manager o miembro. Puede haber más de un administrador en una misma cuenta, y los administradores son los únicos que pueden asignar funciones o roles.

Para añadir un nuevo miembro a tu equipo basta con hacer clic en el botón ‘Añadir nuevo miembro’ e introducir su nombre, apellidos, posición en la organización y correo electrónico. Esta persona recibirá un mensaje de parte de Signaturit invitándole a unirse a tu equipo mediante un único clic, que le conducirá a una página en la que podrá completar su registro. 

Cómo crear un equipo de trabajo en Signaturit_2.png



¿Qué acciones pueden llevar a cabo cada uno de los roles de un equipo?

MIEMBROS

  • Solicitar firmas desde el panel de control, haciendo clic en el botón “Enviar Documento”, ubicado en la barra superior. Para saber cómo enviar documentos a firmar desde el panel de gestión, haz clic aquí.
  • Solicitar tantas firmas como deseen a través de su gestor de correo electrónico preferido (Outlook, Gmail, Yahoo!...), adjuntando el documento a firmar en PDF y añadiendo la terminación “.signaturit.com” a la dirección del destinatario. 

    Ejemplo: nombre@dominio.com.signaturit.com
    .

    Para saber más sobre este proceso, haz clic aquí
  • Crear sus propias plantillas, o bien utilizar plantillas creadas por otros miembros del equipo, disponibles en el apartado “Plantillas” del panel de gestión. Hemos hablado de cómo funcionan las plantillas en este tutorial.
  • Consultar su propio historial de peticiones de firma y ver en qué estado se encuentra cada documento: listo para firmar, completado, cancelado, expirado, declinado o error. Los miembros de un equipo no pueden ver el historial de las peticiones de firma realizadas por el resto de miembros o managers de su grupo de trabajo, dentro de un equipo.


MANAGERS

Los managers de un equipo pueden realizar lo mismo que aquellos usuarios con rol de miembros. La diferencia es que los managers sí pueden ver el historial de peticiones de firma realizadas tanto por los miembros, como por el resto de managers de su grupo de trabajo, dentro de su equipo.

Además, los managers también pueden crear un grupo de trabajo de trabajo dentro de un mismo equipo, pero no pueden añadir miembros ni asignar roles.


ADMINISTRADOR

Por su parte, el administrador puede realizar lo mismo que los managers, pero además tiene potestad para asignar roles y eliminar cuentas de otros miembros, de otros managers e incluso las de otros administradores.

Además, los administradores también pueden configurar la cuenta a través del apartado “Configuración”, que que se despliega al hacer clic la flecha situada al lado del avatar de la esquina superior derecha del panel de gestión. Desde el apartado “Configuración” se pueden personalizar aspectos como los recordatorios, las notificaciones, el idioma en el que se envían las peticiones de firma o el logotipo que aparece en el lado izquierdo de la barra superior del panel. 

En resumen, con la funcionalidad “Equipo” se puede crear y administrar un equipo de trabajo, que reunirá en una misma cuenta a los usuarios de una misma empresa o departamento que necesiten trabajar juntos: podrán intercambiar plantillas, realizar peticiones de firma, hacer seguimiento de los documentos enviados a firmar y descargar los documentos firmados.  

Como ya hemos comentado, se trata de una funcionalidad que satisface las necesidades de muchos de nuestros clientes, ya que en menos de 5 minutos se puede crear un equipo de trabajo que permite a varias personas solicitar firmas electrónicas de forma rápida, 100% digital y con plena validez legal.

Si quieres conocer más detalles sobre esta funcionalidad, no dudes en ponerte en contacto con nosotros rellenando el siguiente formulario o enviándonos un email a info@signaturit.com. O también puedes probarla hoy mismo registrándote de forma gratuita en Signaturit.

Este post también está disponible en inglés.

Whitepaper eSignatures 101


POSTS RELACIONADOS


Topics: Tutoriales