¿Cuáles son las mejores prácticas y herramientas de gestión para un coworking?

Posted by media on 7/04/16 9:00

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Cada vez más autónomos, startups e incluso pequeñas y medianas empresas optan por establecer su lugar de trabajo en un espacio de coworking. De este modo tienen acceso a todo lo que necesitan para desarrollar su actividad - mobiliario, wifi, salas de reuniones, incluso cocina o cafetería en muchos de ellos - sin tener que asumir todos los costes fijos que implica alquilar una oficina completa, y además entran a formar parte de una comunidad de mentes inquietas en la que fluyen ideas, se fraguan colaboraciones y se amplía la red de contactos.

Trabajar en un coworking es incluso una tendencia en auge entre aquellos trabajadores de grandes multinacionales que tan sólo necesitan un laptop y buena conexión a internet para llevar a cabo su trabajo. ¿Para qué “comerse” el tráfico de horas punta y perder tiempo (¡y dinero!) en desplazamientos para llegar a la oficina si puedes trabajar desde un coworking a 5 minutos de tu casa?

Por todo ello, trabajar en una de estas oficinas compartidas es más trendy que nunca, y la demanda por un puesto se ha disparado a nivel global. Y con ello, también se complica su gestión. Para saber cuáles son las mejores prácticas y herramientas de gestión de estos nuevos espacios de trabajo, hemos preguntado cómo lo están haciendo a 7 de los mejores coworkings de Barcelona: Betahaus, MOB, Cloud Coworking, HUB50, atta33, itnig y Talent Garden. 

Este post también está disponible en inglés.


¿Cómo se gestiona un coworking?

Betahaus

Betahaus puede considerarse uno de los coworkings más veteranos de Barcelona - abrieron en 2012 - y es uno de los espacios de referencia en la ciudad. Según Edu Forte, el futuro de estos negocios es dual: algunos evolucionarán más hacia el tipo ‘open spaces’, focalizados en “autónomos, pequeños equipos y emprendedores con un fuerte valor agregado en la comunidad”. Y otros lo harán hacia espacios informales “pero focalizados en el 'private space' con espacios comunes compartidos para empresas pequeñas y medianas pero con un perfil más corporate”.

Actualmente, éstas son las top 3 prácticas de gestión que Edu recomendaría implementar a cualquiera que quiera lanzarse a la aventura de abrir un espacio de coworking:

  1. Priorizar lo que es vital para tu usuario.
  2. Analizar los procesos y mejorarlos constantemente.
  3. Focalizarse en el valor agregado de tu espacio.
En cuanto a las herramientas imprescindibles en su día a día, Betahaus utiliza un CRM/ERP desarrollado internamente para administrar el espacio y ahorrar costes de gestión, y que además han integrado con otras herramientas como Cobot (gestión de membresías) y Ezeep (gestión de impresoras desde la nube).


MOB

El MOB es otro de los coworkings de referencia de la ciudad, cuyos miembros se identifican además con el movimiento maker (de ahí sus siglas - Makers Of Barcelona). Para Olga Permanyer, responsable de operaciones, los coworkings ya han demostrado que son un “un grandísimo pool de talentos donde ya no existen etiquetas únicas”, lo que hace posible que profesionales de distintas disciplinas compartan su talento, y ello fomenta la generación de ideas y potencia la co-creación. Según Olga, “estos espacios son un reflejo de que la realidad es multidisciplinar y discontínua”.

Olga enumera las siguientes top 3 prácticas de gestión de un coworking:

  1. Simplificar y facilitar el acceso a las salas de reuniones.
  2. Considerar todas las variables para que sea un lugar de trabajo seguro, porque “son espacios por donde a diario pasa mucha gente”.
  3. Tratar de mantener un equilibrio entre la profesionalidad y la amistad entre los usuarios del coworking y el staff.

Por lo que respecta a las herramientas de gestión, en el MOB también utilizan Cobot para la reserva y el cobro de las salas; Slack para la comunicación interna del equipo y Trello para organizar las tareas.

Cloud Coworking

En un ático con terraza espectacular se sitúa Cloud Coworking, que ofrece tanto mesas a secas como despachos privados, desde para dos personas hasta para 8. Su fundador, Sergi Tarragona, opina que los coworkings reflejan un nuevo método de trabajo compartido, que no sólo permite ahorrar costes, sino que además ofrece comodidades que hasta hace bien poco sólo tenían las grandes empresas. Según él, “el éxito está en las potentes comunidades de emprendedores y autónomos que se crean en estos espacios”.

Las 3 mejores prácticas de gestión de un coworking según nos cuenta Sergi son:

  1. Crear valor: puede ser mediante un espacio amplio y luminoso o generando una fuerte comunidad con sinergias.
  2. Diferenciarse: como ya han hecho algunos coworkings de la ciudad incorporando máquinas e impresoras 3D para atraer a arquitectos, diseñadores, ingenieros, etc.
  3. Diseñar muy bien los procesos internos desde el inicio: seleccionar qué herramientas tecnológicas facilitarán tu día a día.

Repasando las herramientas de gestión que actualmente utilizan en Cloud Coworking, Sergi destaca Nexudus, para llevar la contabilidad, la reserva de salas y la intranet para los coworkers; Signaturit, que “nos permite agilizar la firma del contrato con cada coworker para poder asegurarnos la venta”; y Kisi, para controlar el acceso de cada coworker, en función de su horario contratado, mediante huella dactilar.


HUB50

Uno de los coworkings que más recientemente ha abierto sus puertas en Barcelona es HUB50, cuya ubicación es inmejorable: justo enfrente de la casa Batlló, en pleno Passeig de Gràcia. Según uno de sus fundadores, Pablo Mancía, los coworkings están evolucionando hacia espacios “cada vez más polivalentes y, a la vez, más personalizados”. Según Pablo, se necesita combinar el confort de un hogar con la funcionalidad de las mejores oficinas tradicionales, incluyendo espacios de uso privado, salas de reuniones y de eventos.

En HUB50 las top 3 prácticas de gestión que ellos recomiendan son:

  1. El diseño del espacio: fundamental para generar espacios comunes que creen comunidad y ofrezcan valor añadido a los coworkers.
  2. Generar sinergias entre coworkers proponiendo y organizando eventos internos.
  3. Escoger un mobiliario cómodo y confortable.

De entre sus herramientas de gestión, en HUB50 destacan un CRM que han desarrollado internamente, Dropbox y el correo electrónico.


atta33

Este espacio de coworking se define como una “colonia de hormigas capaces de trabajar en equipo y crecer en conjunto”. Reúne principalmente a arquitectos, diseñadores y perfiles profesionales relacionados con la fabricación digital. En definitiva, también forman parte del movimiento maker. Ariadna Scaparone, arquitecta y co-fundadora, afirma que la gran virtud de estos espacios está en que ayudan a muchos profesionales a “perder el miedo a ser autosuficiente”. Ariadna está convencida de que estos espacios seguirán creciendo y su influencia en el mundo laboral seguirá aumentando, hasta el punto de que “las grandes empresas se verán en la necesidad de adaptarse a esta tendencia”.

El top 3 en cuanto a prácticas de gestión de estos espacios para Arianda son:

  1. Entender cómo se relacionan los integrantes de un grupo de personas que no trabajan juntos, pero sí conviven en el mismo espacio de trabajo.
  2. Entender cómo el espacio debe evolucionar en base a las necesidades de los usuarios.
  3. Definir muy claramente qué decisiones afectan a los usuarios y cuáles no.

Según Ariadna, por lo que respecta a las herramientas de gestión, es imprescindible contar con un buen equipo de gerencia y operaciones, disponer de un software para el registro de la información de acuerdo con el perfil de cada miembro y contar con buenas herramientas de trabajo. “En nuestro caso, las máquinas de fabricación digital”.


itnig

A pesar de que itnig es una aceleradora de startups, en sus oficinas también habilitaron una zona de coworking para atraer al talento más tech, no sólo de Barcelona, sino a cualquier nómada digital que esté de paso por la ciudad. Según Txell Viladomat, responsable de la gestión en itnig, los coworkings ya han evolucionado mucho. “Surgieron durante la crisis, por la necesidad de compartir costes fijos, pero ya se han convertido en espacios que aportan mucho valor adicional a quienes trabajan en ellos”. Según Txell, “el intercambio de ideas, skills, prácticas y contactos fluye muy rápido y de forma muy natural, cosa que no ocurre en las oficinas de las grandes empresas”.

Para Txell, la buena gestión de un espacio de coworking pasa por las siguientes prácticas:

  1. Estar en contacto constante con los coworkers, para atender sus necesidades y detectar y potenciar sinergias.
  2. Organizar eventos, tanto internos como externos, que contribuyan a dinamizar el espacio.
  3. Disponer de buenas herramientas de gestión.

Y al hilo de este número 3, estas herramientas de gestión esenciales en itnig son: un CRM propio para administrar los contratos y gestionar las salas de reuniones; Quipu, un software de administración contable y financiera; y Meetup, “imprescindible para organizar eventos y generar una comunidad más allá del espacio físico”.

Talent Garden

Talent Garden es una red global de coworkings que decidió entrar también en España. Y lo hizo en Barcelona, inaugurando su espacio hace poco más de un año, el 11 de Marzo de 2015. Según Andrea García, Head Campus en la ciudad condal, la evolución de estos negocios está en la línea de los “espacios híbridos, donde será fundamental ofrecer servicios orientados también a contribuir al desarrollo integral de las personas, no sólo en lo profesional sino también en lo personal, incluyendo gimnasios y guarderías”.

Las 3 prácticas de gestión que desde Talent Garden recomiendan a quien quiera abrir un coworking son:

  1. Invertir en crear comunidad antes incluso que en desarrollar un business plan, “porque es básico conocer las necesidades de tus futuros clientes”.
  2. Motivar a tu comunidad para crear un sentimiento de pertenencia y fomentar que todos contribuyan de forma natural a dinamizar el espacio.
  3. Organizar actividades y eventos internos y exclusivos para la propia comunidad.

Como herramientas de gestión, Andrea explica que utilizan un sistema de Talent Garden para manejar la facturación; Basecamp para compartir información y realizar proyectos entre todos los campus de Talent Garden en Europa; y Google Drive para almacenar documentos y compartirlos con todos los miembros del equipo.

Esperamos que todas estas respuestas sirvan de guía a quien esté pensando en lanzarse a la aventura de abrir un espacio de coworking. Del mismo modo que Cloud Coworking, tu futuro (o actual) espacio también puede beneficiarse del uso de una herramienta como la firma electrónica. Explicamos cómo en el siguiente whitepaper gratuito.

Este post también está disponible en inglés.

Whitepaper La firma electrónica para espacios de COWORKING


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Tags: Transformación Digital

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