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En un ecosistema en el que las transacciones comerciales se han globalizado, ha surgido la necesidad de poder llegar a acuerdos de forma sencilla y rápida entre empresas o particulares en diferentes lugares. Es aquí donde surge el mandato SEPA. Con la adopción del Single Euro Payments Area, que son las siglas de SEPA, se creó una normativa y un marco que permite realizar pagos con tarjetas de débito y de crédito, transferencias bancarias y adeudos domiciliados de forma más barata, eficiente y rápida entre países de la Unión Europea.
Pero, ¿qué es exactamente una orden SEPA? ¿Qué tipos de mandatos SEPA hay? ¿Cómo debe ser un documento SEPA para tener validez? ¿Qué tipo de firma es válida para un adeudo SEPA?
El mandato SEPA y su significado
Desde la aprobación del Reglamento UE 260/2012 los pagos efectuados con tarjeta, mediante transferencia o domiciliación bancaria en 34 países (los 28 países miembros de la UE, así como Islandia, Liechtenstein, Mónaco, Noruega, San Marino y Suiza) siguen un mismo proceso estandarizado.
La normativa SEPA representa un paso más en el proceso de integración monetaria del mercado europeo, iniciado en 2002 con la introducción de billetes y monedas en euros.
El significado de SEPA ya es bastante claro respecto a su función. SEPA son las siglas de Single Euro Payments Area, cuya traducción al español sería Zona Única de Pagos en Euros.
Del mismo modo que en en gran parte del espacio europeo utilizamos como moneda única el euro, la Zona Única de Pagos en Euros tiene un único conjunto de instrumentos para operaciones de pagos electrónicos en euros al por menor.
Con la normativa SEPA desapareció la diferencia entre pagos nacionales e internacionales. Ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden gozar de las mismas condiciones, derechos y obligaciones.
La normativa SEPA facilita 39 mil millones de transacciones en 34 países cada año
Fuente: Sepa Esp
¿Qué es una orden SEPA?
Una orden SEPA es un instrumento financiero diseñado para simplificar y agilizar las transferencias electrónicas de fondos en euros en Europa.
En esencia, una orden SEPA es una instrucción de pago electrónica que permite a un ordenante, que puede ser tanto una empresa como un individuo, enviar fondos desde su cuenta bancaria a la cuenta de un beneficiario en otro banco, ya sea dentro del mismo país o en cualquier país de la zona SEPA. Esta zona abarca los 27 países miembros de la Unión Europea, junto con otros países europeos que no son miembros de la UE, pero han optado por unirse a la iniciativa SEPA, incluyendo Andorra, Islandia, Lietchestein, Noruega, Mónaco, Reino Unido, San Marino y Suiza.
Por tanto el mandato SEPA es el medio por el cual un deudor autoriza y consiente al acreedor a:
- Iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor.
- Cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor.
Tipos de mandatos SEPA
El mandato SEPA es un instrumento de pago, y en función del tipo de transacción que se quiera realizar existen diferentes tipos de instrumentos de pago SEPA. Algunos de los más relevantes son los siguientes:
- Transferencias SEPA: puede tratarse tanto de pagos puntuales como masivos de facturas u otros documentos, pagos de nóminas y pensiones.
- Adeudos SEPA directos (domiciliaciones bancarias): Comprende tanto pagos periódicos como puntuales. Se utilizan bien para pagos nacionales como para pagos transfronterizos en cualquiera de los países del ámbito geográfico de la zona SEPA.
- Tarjetas de crédito y débito: Las tarjetas válidas en un país de la zona SEPA se pueden utilizar para pagar y disponer de efectivo en todo el área SEPA con la misma facilidad con la que lo hacen en el propio país.
La normativa SEPA, claves para entenderla
Los 20 millones de empresas que operan en Europa disfrutan de esta normativa de pagos pero también hacen frente a grandes cambios cuando ejercen de acreedores.
Algunos de esos cambios son oportunidades –por ejemplo, la posibilidad de consolidar sus procesos de pago a través de una única plataforma común para toda la zona SEPA–, pero otros implican nuevas obligaciones.
El mandato debe estar suscrito por el deudor como titular de la cuenta de cargo (o la persona en disposición de poder otorgado por este) antes del cobro de los adeudos, de ahí la importancia de su firma de la forma más sencilla y rápida posible. Además debe quedar almacenado en poder del acreedor mientras esté en vigor, durante el periodo de reembolso, así como durante los plazos que establezca la Ley para la conservación de documentos, una vez cancelado (13 meses).
Contenido de una orden SEPA válida
El documento de mandato SEPA debe contener los datos obligatorios que se exigen para identificar la orden de domiciliación:
- La referencia única del mandato.
- El nombre y domicilio del deudor.
- El IBAN y el BIC (en algunos casos).
- El nombre del acreedor.
- El identificador del acreedor.
- El tipo de pago.
- La fecha de firma y la firma del deudor.
- Indicación clara de que se trata de un mandato de adeudo directo SEPA.
El contenido del mandato es estándar y debe emitirse en el idioma del deudor. El diseño de los mandatos es indiferente.
La firma de un mandato SEPA
El mandato de la SEPA puede existir en dos formas: en papel o en formato electrónico. En ambos casos, el contenido del mandato está estrictamente controlado (véanse las obligaciones más arriba), pero no la forma (diseño).
Lo realmente fundamental es que esté la orden firmada previamente, no cómo se haya realizado esta firma.
De hecho, la normativa en vigor otorga igual validez a la firma manuscrita que a la firma electrónica avanzada en este sentido.
A tal efecto, el Comité Nacional de Pagos auspiciado por el Banco de España publicó un documento de acuerdo sobre los distintos tipos de firma digital para marcar las directrices a los bancos.
El mandato SEPA en papel
Para que el mandato SEPA en papel sea válido, el deudor debe completar los campos obligatorios (incluso si ya ha proporcionado esta información en otros documentos). Una vez que el mandato en papel se ha completado y firmado a mano, el deudor debe devolverlo al acreedor por correo.
A continuación, el acreedor debe convertir la información escrita del mandato firmado en datos electrónicos. Estos datos deben enviarse al banco para cada domiciliación bancaria.
Finalmente, el mandato debe conservarse como comprobante de la autorización de domiciliación bancaria SEPA: puede archivarse en formato papel (documento original) o en formato digital de acuerdo con los requisitos legales.
El mandato electrónico SEPA
Al igual que para el mandato en papel, el deudor debe completar todos los campos obligatorios del documento electrónico. Luego debe firmarlo utilizando una solución de firma electrónica legalmente vinculante. Una vez firmado, el mandato se devuelve automáticamente al acreedor.
Finalmente, los datos del mandato deben extraerse del documento electrónico para ser archivados electrónicamente. No se debe archivar ninguna versión física del mandato.
Como es lógico, el mandato electrónico SEPA tiene ventajas a la hora de trabajar con él y en la gestión del mismo. Y por supuesto, mucho más en lo que a conseguir la firma se refiere.
¿Cómo obtener la firma del mandato SEPA de forma ágil?
La rapidez en la obtención del mandato firmado, la posibilidad de almacenarlo en la nube y el acceso a él en cualquier momento y en cualquier lugar, son las ventajas que la firma electrónica ofrece a todos los obligados bajo la normativa SEPA.
La firma electrónica avanzada de Signaturit permite realizar la firma de mandatos SEPA en unos sencillos pasos desde cualquier dispositivo, sin obligar al firmante a descargarse ninguna aplicación:
- Recibe un correo electrónico o un SMS con el enlace del documento a firmar.
- Hace clic en el enlace para abrir el mandato y leerlo.
- Acepta las condiciones generales y el cifrado de datos biométricos.
- Dibuja su firma (con un mouse, un touchpad, un lápiz o su dedo según el dispositivo).
- Valida el proceso de firma.
Una vez éste último ha firmado el mandato, recibe una copia de forma automática en su correo electrónico. Y el mandato original queda archivado en la nube, accesible en cualquier momento y lugar para quien lo envió a firmar.
Los beneficios de firmar electrónicamente tus mandatos SEPA
- Seguridad: la firma electrónica permite identificar al firmante y garantizar la integridad de los datos. Esta solución limita eficazmente el fraude contra los mandatos SEPA;
- Agilizar el proceso: el tiempo de espera para obtener los mandatos firmados se reduce significativamente. El cliente recibe el mandato SEPA de inmediato y puede firmarlo en segundos.
- Mejor experiencia de cliente: los clientes pueden firmar su mandato SEPA online con facilidad.
- Gestión optimizada de mandatos SEPA: automatización de procesos, posibilidad de monitorizar la firma en tiempo real, reducción del riesgo de pérdida, etc.
- Al ser una solución cloud, ofrece la posibilidad de almacenar todos los mandatos SEPA en la nube, y acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
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«Nos decantamos por Signaturit para automatizar el proceso de firma de contratos de alta y mandatos SEPA por la comodidad a la hora de firmar y la fiabilidad en el intercambio de datos, valores que no encontramos en ningún otro prestador».
Gana Energía, cliente de Signturit
Caso de Éxito GHD: firma electrónica de sus contratos de distribución y mandato SEPA
Aunque ya hemos hablado en otra ocasión de cómo una empresa como Gana Energía utiliza la firma electrónica de Signaturit para digitalizar el proceso de firma del mando SEPA, otro caso de éxito es el de GHD, una de las marcas líderes de peluquería en todo el mundo, sinónimo de estilo y sofisticación con la mejor gama de productos que adoran tanto los estilistas como los consumidores.
Desde 2019, GHD ha integrado la solución firma electrónica avanzada de Signaturit en su acuerdos comerciales en 5 países. Esta solución permite a sus clientes firmar su contrato de distribución y su mandato SEPA online en pocos segundos.
Las etapas del proceso de apertura de cuenta:
- Un vendedor de GDH acude a una peluquería para cerrar una venta.
- Rellena en su CRM los datos que necesita para generar el contrato y mandato SEPA.
- Su CRM genera un pdf que envía por sms al responsable de la peluquería para su firma.
- El comprador solo debe abrir el sms y firmar el contrato dibujando su firma con su dedo.
- Tras la firma ambas partes reciben una copia de los documentos firmados y GHD lo archiva en su CRM.
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*Post original publicado el 11/07/18
