¿Tu empresa utiliza mucho el correo electrónico para comunicarse con sus empleados? Si es así, es posible que estés familiarizado con los problemas que pueden surgir al utilizar correo electrónico simple en lugar de un email certificado.
Aunque los correos electrónicos simples puedan parecer más cómodos y rentables, no son seguros y pueden dar lugar a costosos errores si se manejan mal. En cambio, los correos electrónicos certificados ofrecen una forma segura y protegida de comunicarse con los empleados.
Los correos electrónicos certificados contienen evidencias electrónicas garantizadas por los prestadores de servicios de confianza mediante la aplicación de sellos de tiempo que impiden su manipulación y falsificación sin que pueda detectarse. Por ello, constituyen una solución mucho mejor para las empresas que recurren al uso de estos como una prueba fehaciente de sus comunicaciones.
En este artículo, analizaremos 5 problemas clave que se pueden evitar utilizando correos electrónicos certificados al comunicarse con los empleados. Desde la protección de datos incluidos en los correos electrónicos hasta la reducción de posibles responsabilidades legales, así es cómo el correo electrónico certificado puede ayudar a mejorar las comunicaciones con los empleados en el lugar de trabajo moderno.
¿Qué encontrarás en este post?
Un email certificado es un sistema para verificar la identidad de un remitente de correo electrónico y si el contenido se ha modificado o no desde que salió del ordenador del remitente. Garantiza que todos los correos electrónicos enviados desde dentro de la empresa proceden de personal autorizado y que se puede confiar en ellos como comunicación legítima.
Los correos electrónicos certificados ofrecen a las empresas una forma de proteger comunicaciones internas, permitiéndoles compartir información confidencial de forma fácil y segura.
Las principales ventajas de utilizar un correo electrónico certificado son:
Mediante el uso de correos electrónicos certificados, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo, prácticas de comunicación inadecuadas y posibles disputas legales, asegurando el cumplimiento de diversas normativas.
Sin duda, la amenaza de fuga de datos es real para las empresas, y los riesgos y costes asociados a las filtraciones de datos son asombrosos. Los correos electrónicos certificados pueden ayudar a proteger a la empresa de esos riesgos.
He aquí algunos de los problemas que pueden surgir por no utilizar emails certificados:
Los correos electrónicos certificados ayudan a su empresa a evitar estos problemas, ya que le permiten hacer un seguimiento de quién recibe y envía correos electrónicos, así como de cualquier cambio realizado en los mismos después de su envío.
Además, puede establecer restricciones sobre el tiempo de validez del documento, restringir el reenvío o la copia no autorizados de documentos confidenciales, así como establecer restricciones sobre dónde pueden almacenarse o compartirse los archivos.
Por otro lado, es posible no solo enviar un correo electrónico certificado, sino también integrar una capa de seguridad adicional permitiendo que este sea abierto únicamente por un usuario determinado. De esta forma, conseguimos que el acceso al mismo quede limitado solo para aquellos que sean los destinatarios reales, pudiendo incluso darles un certificado digital que les permita abrirlo.
De esta forma, evitamos que la información pueda llegar a cualquier persona no autorizada, dando a los usuarios las herramientas para poder tomar también la responsabilidad de que eso sea así.
Para que los empleados tengan siempre la certeza de que su correspondencia electrónica es segura y auténtica, los emails certificados pueden proporcionar un medio de verificar la identidad tanto del remitente como del destinatario.
A diferencia de los correos electrónicos normales, que pueden falsificarse o manipularse con facilidad, los certificados ofrecen un nivel de seguridad añadido pues la posibilidad de contar con, un proceso de autenticación al enviar un correo electrónico certificado asegura al empleado que el correo que está recibiendo no es de origen dudoso.
Los empleados se benefician de los correos electrónicos certificados, ya que garantizan que están enviando y recibiendo información privada a alguien en quien confían, asegurándose de que los datos personales permanecen seguros en todo momento, o de que los archivos que van a descargar son seguros.
Teniendo en cuenta el daño potencial causado por agentes malintencionados, contar con una capa adicional de seguridad contribuye en gran medida a garantizar la seguridad y fiabilidad de los datos.
Cuando se trata de la comunicación dentro de una empresa, el uso de emails certificados puede ayudarte a evitar muchos problemas legales. Los correos electrónicos certificados ofrecen más protecciones que los correos electrónicos normales, entre otras:
Estas cualidades ofrecen diferentes ventajas al comunicarnos con los empleados, pues en caso de despidos, demandas posteriores, notificaciones de incorporación al trabajo tras baja y situaciones similares, la validez legal de las comunicaciones es total, y denotará que la empresa ha hecho un esfuerzo importante por dejar una constancia clara de haber realizado una comunicación formal con el empleado.
Utilizar emails certificados puede reducir drásticamente las posibilidades de que se pierda información importante. Los correos electrónicos certificados garantizan que nunca se pierdan en tránsito, debido a problemas de red o caídas del servidor.
Además, su sistema de seguimiento puede ayudarle a controlar el estado de entrega de los correos electrónicos, de modo que sabrá cuándo han sido entregados y se ha accedido a su contenido por el receptor. Esta útil función puede ayudar a reducir la confusión y la falta de comunicación dentro de sus equipos y con los clientes.
Por otro lado, el que los correos certificados cuenten con sello de tiempo electrónico , garantiza la integridad de la información, lo que hace mucho más fácil el archivado y la recuperación.
