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Cómo firmar documentos con Google Docs

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Google Docs te permite enviar documentos a firmar directamente desde tu cuenta de Google, tan sólo instalando nuestro complemento.

Contratos de venta, mandatos SEPA, pólizas de seguros, documentos de riesgos laborales, etc pueden ser firmados de forma rápida e intuitiva gracias a esta opción tan ágil que te presentamos en el siguiente post.

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Este post también está disponible en inglés.

Índice

¿Qué encontrarás en este post?

Google Docs, los beneficios de trabajar online

Las nuevas herramientas para trabajar online forman parte de la nueva ola de transformación digital que experimentan la mayoría de las empresas al impactar directamente en la productividad y agilidad de las organizaciones.

Pequeños y grandes negocios son ahora más competitivos gracias a estas herramientas que les permiten simplificar procesos, a través del almacenamiento en la nube o chats para trabajar de forma simultánea desde distintos lugares por ejemplo.

Una de las más populares es sin duda Google Docs. Así, desde que Google lanzó en 2006 esta herramienta gratuita quedó atrás el tiempo en el que perder un dispositivo USB con información importante era un auténtico drama.

La herramienta más popular para trabajar en línea permite crear, editar y compartir documentos, hojas de cálculo, dispositivos y formularios a cualquier persona que tenga una cuenta de Gmail.

Google docs

Estas son las razones por las que millones de personas la usan a diario, pues ofrece más beneficios que sistemas de envío clásicos como el correo electrónico:

  1.  Accesibilidad sin necesidad de instalar un software.
  1. Buena organización de los documentos mediante carpetas de fácil acceso.
  1. Gran seguridad y capacidad de almacenamiento, pues el usuario guarda la información en un sistema de nubes en la Internet.
  1. Aceptar la subida de archivos ya creados y acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOC, XLS, RTF, PDF, PPT
  1. Colaboración en línea. Compartir el archivo con diferentes usuarios y poder modificar el archivo.
  1. Conserva las versiones anteriores de los documentos, por lo que no hay razón para preocuparse por cambiar un archivo de forma irrevocable.

  2. Trabajar sin conexión. Una de las mejores funcionalidades, sin duda.

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Envía documentos a firmar directamente desde Google Docs

Signaturit te permite enviar y firmar documentos online y de forma legalmente vinculante sin tener que instalar ninguna aplicación.

Y desde ahora, con Google Docs + Signaturit podrás enviar documentos a firmar directamente desde tu cuenta de Google, tan sólo instalando nuestro complemento en tu navegador de internet. Para hacerlo visita esta web.

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¿Cómo instalar el complemento de firma electrónica Signaturit? 

Una vez tengas el add-on instalado, tan sólo tienes que abrir tu documento de Google que quieras enviar a firmar, hacer clic en la sección "Complementos" (o "Add-ons" si tienes Google Docs configurado en inglés) que está en la parte superior de la pantalla, clicar en "Obtener complementos" y escribir Signaturit en el buscador.

 

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Una vez tengas el complemento instalado, puedes
 iniciar una petición de firma desde cualquier documento abierto en Google Docs. Para ello, haz click en nuestro complemento. Se abrirá un recuadro en el margen derecho de tu pantalla.

Desde ahí,Rellena los datos del destinatario: nombre, email, asunto y cuerpo del mensaje.  Y a continuación deberás hacer click en "Send Document" para enviarlo.

 

¿Cómo firma el destinatario el documento de Google?

De forma automática, un email será enviado al firmante para que pueda iniciar el proceso de firma.

En caso de que haya más de un firmante, cada uno de ellos recibirá un email para iniciar el proceso de firma siguiendo el mismo orden en el que hayas introducido sus direcciones de correo electrónico.  

Ya sea que el documento se envíe a través de la plataforma Signaturit o mediante Google Docs, el proceso de firma sigue siendo el mismo para el firmante:

1. Abre el correo electrónico recibido y hace clic en "Ver documento" para acceder al documento para firmar.
2. Acepta la política de confidencialidad de Signaturit y el procesamiento y cifrado de los datos biométricos de su firma.
3. Hace clic en el documento para abrir el campo de firma.
4. Dibuja su firma, usando un mouse, un touchpad, un lápiz o su dedo dependiendo del dispositivo utilizado.
5. Hace clic en "Enviar documento" para validar el proceso de firma.

Una vez que se completa el proceso de firma, el remitente recibe una copia del documento firmado y el documento probatorio con las evidencia electrónica del proceso. Los firmantes también reciben una copia del documento firmado.

 

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Opciones avanzadas de firma electrónica

Si quieres utilizar las funciones avanzadas, accede a tu panel de control de Signaturit para iniciar el proceso de firma desde allí.

Desde tu panel de control puedes además comprobar el estado de tu solicitud de firmas -si los firmantes han abierto el email, si han abierto el documento y si lo han firmado- y puedes enviar recordatorios vía email a quienes se retrasen en firmar el documento.

¿Por qué escoger a Signaturit como proveedor de firma electrónica?

Porque nuestra solución de firma electrónica es avanzada y además recogemos los datos biométricos del firmante, que nos permiten demostrar su identidad con mayores garantías.

  • Biometría

Nuestra solución incorpora tecnología biométrica, lo que nos permite la captura de datos biométricos del grafo del firmante, como la velocidad o aceleración.

  • Evidencias electrónicas

Recogemos las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma en un documento probatorio y garantizamos su integridad con un sellado de tiempo oficial.

  • Seguridad

Ciframos y almacenamos los datos de forma segura, limitando la lectura y firma de documentos a los usuarios designados.

  • Protección de datos

En cumplimiento con la ley española y europea, durante el proceso de firma pedimos de forma expresa el consentimiento del firmante para capturar sus datos, tanto personales como biométricos.

😉 Con Signaturit, la firma de tus contratos es segura, según los estándares europeos. Para obtener más información, descarga nuestro whitepaper: Legalidad de la firma electrónica

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Firmar documentos con Google Docs es fácil 

Por último informarte que puedes enviar documentos a firmar desde Google Docs siempre bajo los límites de créditos que hayas contratado con Signaturit según tu plan. Recuerda además que en tu panel de control puedes conocer en todo momento el estado de tu cuenta y obtener más créditos si fuese necesario.

Si aún no eres cliente prueba de forma gratuita durante 7 días nuestra plataforma y conecta Signaturit con Google Docs para disfrutar de todas sus ventajas durante tu free trial.

Este post también está disponible en inglés.

* Post original publicado el 8/08/18

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