Cómo mejorar la experiencia de los empleados con la firma electrónica

Escrito por: Leyre Soto el 31/03/20 9:00
Leyre Soto

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La experiencia del empleado y el compromiso del empleado no son términos intercambiables. Solo si los empleados tienen una gran experiencia en el trabajo debido a la cultura, la tecnología o el espacio físico, es más probable que se comprometan.

A continuación, analizamos cómo la firma electrónica mejora esta experiencia para que a tus empleados les sea mucho más fácil mantenerse motivados y trabajar duro.

La experiencia de los empleados, un beneficio para toda la empresa 

La experiencia del empleado es un término que se escucha cada vez más en los departamento de RRHH cuando se habla sobre la gestión del talento, y pasa por diseñar acciones teniendo en cuenta lo que viven y sienten cada uno de sus colaboradores.

Este departamento es el responsable de diseñar intencionalmente una experiencia del empleado positiva que conduzca a un compromiso sostenido en el tiempo de los empleados (y, por lo tanto, al rendimiento), mas que simplemente reaccionar a las quejas o problemas de los empleados cuando se les pregunta en una encuesta.

Además, teniendo en cuenta la gran competitividad que hay actualmente para atraer talento, cada vez más empresas deciden apostar por este diseño de la experiencia del empleado para marcar la diferencia con el resto de compañías.

Según un estudio de Gartner, solo un 13% de los empleados están ampliamente satisfechos con sus experiencias laborales y un 46% manifiesta estar muy insatisfechos con la experiencia general en su organización.

Por ello es una prioridad de las empresas cada vez más cuidar y facilitar esta Employer Experience, y no sólo de RRHH  sino de la compañía en general ya que el retorno de la inversión en revisar procesos es muy alto al influir directamente en la experiencia del cliente y por tanto en el crecimiento y beneficio de la empresa en su conjunto.

 

¿Cómo mejorar esa experiencia de empleado?

Diseñando el Employee Journey Map, que nos dará una visión unificada integrando todos los procesos por los que pasa un empleado desde su contratación. En el fondo es muy similar al conocido Customer Journey Map.

En él el máximo responsable de un departamento de recursos humanos debe incluir las diferentes medidas que fomenten:

  • una cultura de colaboración, transparencia y participación;
  • una toma de decisiones, a todos los niveles, más sencilla y eficiente;
  • un mejor acceso y gestión de la información en el trabajo;
  • un adecuado desarrollo profesional y humano.
  • un contexto de trabajo más dinámico e innovador, apoyado en nuevas herramientas digitales;

 

La experiencia del empleado digital: Herramientas para facilitar el día a día

De la misma manera que se aplica la tecnología para mejorar la relación con los clientes, conceptos como inteligencia artificial, chatbots, cloud computing, etc deben contribuir por aumentar la satisfacción del empleado.

Hoy, los empleados esperan que sus experiencias en el trabajo reflejen su experiencia fuera del trabajo. Quieren trabajar, cuando y donde lo necesiten, de forma personalizada, y sobre todo, quieren poder hacer las cosas rápidamente. Pero lo que se encuentran es que en sus lugares de trabajo, los procesos y las tareas están diseñadas con múltiples pasos que requieren mucho tiempo y son engorrosos.

Diseñar sus experiencias de forma digital se trata de cerrar la brecha entre cómo las personas hacen las cosas en su vida personal y cómo las hacen en el lugar de trabajo. 

Y esto debe ser así porque existe una correlación entre ofrecer a los empleados una experiencia digital con su bienestar laboral según las conclusiones del informe Future of Work de Rico.

En ellas se afirma que un 66% de los trabajadores españoles cree que su empresa utilizará tecnología para mejorar la experiencia laboral, mientras que en el resto de Europa esta cifra baja hasta el 54%.

Basado en una encuesta realizada a 3.000 trabajadores europeos, el estudio apunta a la tecnología, la colaboración y la sostenibilidad, como elementos clave para el futuro de los negocios.

 

La firma electrónica como aliada de los profesionales

A lo largo del tiempo que pasa cualquier empleado dentro de una empresa, éste tiene que firmar muchos documentos, ya sean de carécter interno como el contrato, acuerdos de confidencialidad, bajas laborales, como externos con colaboradores, clientes, proveedores, etc. y otros más según el sector en el que desarrolle su actividad.

Incluso en ocasiones, hay son muchos los departamentos implicados en un mismo proceso, por lo que la firma de un documento se puede convertir en una tarea lenta que se detiene por culpa de que hay algún responsable que no está disponible en ese momento.

La agilización de procesos al transformarlos en digitales es especialmente útil por ello para las empresas pero en particular para los profesionales que ven sus jornadas lastradas por formas de trabajo más burocratizadas.

 

¿Cómo mejora la experiencia de los empleados?

 

  • Liberando tiempo

Gracias a la firma electrónica los empleados se liberan de tareas repetitivas y puedan centrarse en tareas cognitivas de valor añadido que refuercen su autoestima profesional. 

Si tu empresa requiere contratos firmados, formularios de consentimiento o recibos, ¿cuánto tiempo pasan tus empleados gestionando esos documentos? La mayoría de los rastros de papel comienzan con la impresión del documento, entregándolo a un cliente o paciente para que lo revise y firme, escaneando el documento firmado para ponerlo en formato digital y luego triturando el formulario o agregándolo a los archivadores o instalaciones de almacenamiento para custodia. ¿Cuánto tiempo podrían ahorrar sus empleados al gestionar todo de forma online?

Una firma electrónica mantiene todo este proceso digitalizado qué significa horas para otras labores del negocio.

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Acciona División Inmobiliaria y la firma electrónica de Signaturit

El anterior anterior proceso de firma de contratos inmobiliarios obligaba a desplazamientos, la utilización de mensajería, la organización de citas y la incomodidad de no tener los documentos a tiempo en determinados momento.

📢 Desde que utiliza Signaturit, el proceso de cierre de una operación de compraventa de un activo inmobiliario se ha simplificado y agilizado.

El proceso actualmente es el siguiente:

      1. Se sube la documentación a la plataforma de Signaturit (dashboard) y se definen los espacios en los que el cliente debe firmar, los campos de conformidad de los derechos y obligaciones y el orden del flujo de los firmantes.

      2. Se envía la documentación a firmar.

      3. Se firma, o bien desde un dispositivo móvil, o bien desde una tableta gráfica en cualquiera de los puntos de venta de Acciona División Inmobiliaria.

Este proceso se puede completar en apenas 3 minutos.

 

  • Aportando flexibilidad

Hoy en día, los empleados quieren la libertad de trabajar cuando, donde y como quieran, y esperan que el trabajo sea tan simple como sus otras actividades.

Para atraer y retener talentos en el mercado laboral actual, las compañías necesitan repensar el significado de ‘espacio de trabajo’ y crear entornos digitales que se adapten a todos los tipos de trabajadores, tanto los tradicionales como los remotos.

Con la firma electrónica se les brinda de una herramienta simple e integrada en su CRM habitual que les permite incorporarse a la fórmula del “teletrabajo”. Les proporciona flexibilidad y autonomía para tomar una decisión y firmar un documento sin tener que desplazarse o necesitar de una impresora o escáner.

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Según un nuevo estudio de VMware los encuestados que dijeron que en sus empresas les daban la opción de trabajar desde fuera de la oficina con las mismas facilidades que si estuviesen en ella son compañías de las que es mucho más probable que sus empleados reconozcan estar orgullosos y satisfechos, en comparación con los encuestados cuyas empresas no les permiten la libertad de trabajar desde cualquier lugar (74% frente al 26%, respectivamente).

Con la firma electrónica el trabajo se puede realizar en cualquier lugar y la tecnología precisamente facilita este tránsito liberando a los trabajadores y aumentando su satisfacción.

 

Cómo ISS Iberia ha digitalizado sus contratos laborales con la firma electrónica

Con un equipo humano de más de 39.000 colaboradores en España y Portugal, ISS Iberia permite que uno de sus procesos más importantes, la firma de contratos laborales, se firme desde cualquier lugar y en el momento que se necesite gracias a la firma electrónica. 

Saber más > Cómo ISS pasó de días a minutos en tener sus contratos laborales firmados

 

  • Simplificando procesos

El puesto de trabajo en la mayoría de oficinas ya está digitalizado, ahora lo importante es digitalizar los procesos.

Con esta preocupación y el eco de la transformación digital de fondo, es lógico comprobar cómo la digitalización de las empresas obliga a reimaginar la gestión de personal simplificando algunos procesos con el fin de construir un engagement entre empleados y directivos.

La firma electrónica consigue que procesos que obligaban a realizar desplazamientos, utilizar mensajería, organizar citas y controlar manualmente el seguimiento de un documento, se puedan transformar en 3 clics integrándose fácilmente en la cultura interna de una empresa.

Menos procesos, menos dolores de cabeza.

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🌮 Taco Bell y la firma electrónica de contratos de trabajo

Gracias a que la cadena de restaurantes Taco Bell ha integrado la solución de firma electrónica de Signaturit, los nuevos empleados ya no tienen que ir a su futuro lugar de trabajo para firmar su contrato de trabajo durante una cita con el gerente del establecimiento.

>> Saber más

 

Conclusión

La empresa impone más productividad y colaboración, pero los empleados a su vez requieren más agilidad y flexibilidad para poder ser eficientes y competitivos. 

Para ambos una herramienta digital como la firma electrónica genera experiencias positivas (facilidad de uso, seguridad, multidispositivo, rapidez, etc.) y contribuye a que cualquier departamento pueda trabajar de forma integral e integrada con el resto de la empresa.

Y es que cuando la empresa ofrece una experiencia de empleado innovadora, inteligente y flexible, los empleados serán más productivos y estarán más satisfechos.

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La experiencia de los empleados requiere un pensamiento de diseño. Un trabajo que se centre en la creación de una estrategia deseada, en lugar de simplemente resolver conflictos o deseos concretos.

A continuación mostramos cómo sería un proceso para mejorar la experiencia de los empleados que se basa en el pensamiento de diseño. ¡DESCARGA nuestra guía!


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Etiquetas: Recursos Humanos

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