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Facturación electrónica: qué es y cuándo es obligatoria

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Aunque la facturación electrónica ya está plenamente establecida en el ámbito de las Administraciones Públicas, sigue siendo poco utilizada en el sector privado, a pesar de las múltiples ventajas que ofrece.

Sin embargo, todo apunta a que esto podría cambiar radicalmente en los próximos meses.

Así, el anteproyecto de Ley Crea y Crece, aprobado recientemente por el Gobierno, contempla (entre otras medidas) instaurar la obligatoriedad de la facturación electrónica también para las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

Por tanto, previsiblemente, este texto legal podría ser aprobado en los próximos meses, para que entrase en vigor en verano o a principios de otoño.

Y, antes de entrar en detalles sobre esta nueva regulación, es importante aclarar ciertos conceptos previos, empezando por la propia definición de factura electrónica.

¿Qué encontrarás en este post?

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¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es, simplemente, aquella que se expide y recibe por medios electrónicos.

Por tanto, se trata de una factura que no se recoge en soporte papel, pero que debe cumplir los mismos requisitos de contenido que aquella.

Así, tal y como indica el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, toda factura debe contener (entre otros datos):

  • Número y, en su caso, serie.
  • La fecha de su expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Número de Identificación Fiscal.
  • Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
  • Descripción de las operaciones.
  • El tipo impositivo aplicado.
  • La cuota tributaria que se repercuta.

Además, tanto la factura electrónica como la que se expida en papel deben garantizar:

  • Su correcta legibilidad.
  • La identidad de emisor y destinatario, es decir, su autenticidad de origen.
  • La integridad de su contenido.

Es importante saber de antemano que para emitir y firmar una factura electrónica, es imprescindible contar con un certificado digital válido y en vigor. Además, contar con herramientas como IvSign puede facilitar enormemente la gestión de un gran volumen de facturas electrónicas por parte de distintos usuarios de la empresa.

En este sentido, la facturación electrónica presenta importantes ventajas respecto de la tradicional expedida en papel. Las analizamos brevemente a continuación.

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Ventajas de la factura electrónica

Las principales ventajas de la facturación electrónica respecto de la factura en papel son las siguientes:

  • Mayor garantía de integridad del contenido, al utilizarse un certificado electrónico para su expedición. De este modo, el contenido es imposible de modificar con posterioridad a su firma.
  • Mejor acreditación de la identidad del emisor, ya que el certificado digital únicamente puede ser utilizado por su legítimo titular.
  • Mayor rapidez en su emisión, recepción y tramitación, al realizarse íntegramente dentro del ámbito digital.
  • Por tanto, también pueden acortarse los ciclos de cobro. A su vez, se posibilita un mejor control de la morosidad.
  • Ahorro de costes, tanto de papel, como de impresión y de correo postal, con los consiguientes beneficios medioambientales.
  • Reducción de errores humanos, al automatizarse y digitalizarse todo el proceso.
  • Facilita la lucha contra el fraude por parte de las AAPP.

Sin duda, estas ventajas superan ampliamente a los posibles inconvenientes, que fundamentalmente se refieren a los costes y adaptaciones técnicas que conlleva el cambio de sistema.

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¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica?

Como decíamos al inicio, la facturación electrónica obligatoria ya existía en el sector público desde el 5 de enero de 2015, como consecuencia de la entrada en vigor de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. 

Así, desde esa fecha, ya era obligatorio este formato para cualquier empresa que prestase servicios a una AAPP, con ciertas excepciones. Esencialmente, todas las sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada (así como las empresas extranjeras) estaban obligadas a usar la facturación electrónica.

A estos efectos, se creó el FACE o Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Sin embargo, en el sector privado, la facturación electrónica era totalmente voluntaria. Por tanto, para operaciones entre empresas o con particulares, no existía la obligatoriedad de expedir facturas en formato digital.

Ahora bien, como decíamos en la introducción, todo esto va a cambiar en los próximos meses, o al menos esa es la intención manifestada por el Gobierno con la aprobación del anteproyecto de Ley Crea y Crece a finales de 2021.

De este modo, se extiende la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Por lo tanto, con esta medida se pretende:

  • Garantizar una mayor trazabilidad y control de pagos.
  • Reducir los costes de transacción.
  • Avanzar en la digitalización de la operativa de las empresas.
  • Facilitar la obtención de información fiable, sistemática y ágil de los plazos efectivos de pago.
  • En consecuencia, contribuir a la reducción de la morosidad comercial.

Puedes acceder al texto íntegro del anteproyecto de ley en este enlace.

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Fecha de entrada en vigor de la obligación de facturar electrónicamente

Se prevé que esta nueva ley pueda ser aprobada y entre en vigor en verano de 2022. No obstante, para que todas las empresas puedan realizar las adaptaciones necesarias, se prevé un período transitorio en lo que se refiere, específicamente, a la obligación de facturar electrónicamente:

  • Para las empresas y autónomos cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, la facturación electrónica será obligatoria al año de la publicación de la ley en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Para el resto de las empresas y autónomos, a los tres años de la citada publicación en el BOE.

¿Qué tipos de facturas electrónicas hay?

Fundamentalmente, podemos distinguir dos tipos de facturas electrónicas:

  • Facturas en formato estructurado: son aquellas que se pueden generar automáticamente a través de los sistemas informáticos del emisor, para ser tramitadas también automáticamente por el sistema del receptor. Por tanto, contienen datos estructurados (por ejemplo, en formato XML) que permiten su tratamiento automático.
  • Facturas en formato no estructurado: en lugar de datos, se plasman a través de una imagen digital o similar (jpg o pdf, por ejemplo), por lo que no pueden procesarse automáticamente en los sistemas informáticos del receptor.
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Certificado digital: fundamental para la facturación electrónica

Como hemos visto, para emitir y firmar una factura electrónica, es imprescindible contar con un certificado digital válido y en vigor.

Aunque esto es algo con lo que ya cuentan un gran porcentaje de empresas y autónomos, lo cierto es que la generalización de la obligatoriedad de la facturación electrónica puede conllevar ciertos problemas en la práctica.

Así, puede resultar difícil controlar el uso de los certificados por distintas personas, hacer un seguimiento de las fechas de caducidad de cada certificado, automatizar los procesos, etc.

En este sentido, la utilización de un gestor de certificados digitales como IvSign puede facilitar en gran medida el manejo y tramitación de un gran volumen de facturas electrónicas por parte de distintos usuarios de la organización. Así, IvSign permite:

  • Centralizar los distintos certificados en una sola plataforma en la nube, lo que facilita el control, así como el acceso remoto.
  • Controlar el uso de los certificados, estableciendo políticas de usuario, así como permitiendo la realización de auditorías en cualquier momento.
  • Firmar las facturas desde cualquier lugar y dispositivo, gracias al almacenamiento centralizado con tecnología cloud.

 

En definitiva, la inminente obligatoriedad de la facturación electrónica, aunque exija un cierto esfuerzo de adaptación por parte de empresas y autónomos, puede contribuir a una mayor seguridad, automatización y agilidad en los procesos de emisión, recepción y cobro de las facturas.

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