Aunque la facturación electrónica ya está plenamente establecida en el ámbito de las Administraciones Públicas, sigue siendo poco utilizada en el sector privado, a pesar de las múltiples ventajas que ofrece.
Sin embargo, todo apunta a que esto podría cambiar radicalmente en los próximos meses.
Así, el anteproyecto de Ley Crea y Crece, aprobado recientemente por el Gobierno, contempla (entre otras medidas) instaurar la obligatoriedad de la facturación electrónica también para las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Por tanto, previsiblemente, este texto legal podría ser aprobado en los próximos meses, para que entrase en vigor en verano o a principios de otoño.
Y, antes de entrar en detalles sobre esta nueva regulación, es importante aclarar ciertos conceptos previos, empezando por la propia definición de factura electrónica.
¿Qué encontrarás en este post?
La facturación electrónica es, simplemente, aquella que se expide y recibe por medios electrónicos.
Por tanto, se trata de una factura que no se recoge en soporte papel, pero que debe cumplir los mismos requisitos de contenido que aquella.
Así, tal y como indica el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, toda factura debe contener (entre otros datos):
Además, tanto la factura electrónica como la que se expida en papel deben garantizar:
Es importante saber de antemano que para emitir y firmar una factura electrónica, es imprescindible contar con un certificado digital válido y en vigor. Además, contar con herramientas como IvSign puede facilitar enormemente la gestión de un gran volumen de facturas electrónicas por parte de distintos usuarios de la empresa.
En este sentido, la facturación electrónica presenta importantes ventajas respecto de la tradicional expedida en papel. Las analizamos brevemente a continuación.
Las principales ventajas de la facturación electrónica respecto de la factura en papel son las siguientes:
Sin duda, estas ventajas superan ampliamente a los posibles inconvenientes, que fundamentalmente se refieren a los costes y adaptaciones técnicas que conlleva el cambio de sistema.
Como decíamos al inicio, la facturación electrónica obligatoria ya existía en el sector público desde el 5 de enero de 2015, como consecuencia de la entrada en vigor de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Así, desde esa fecha, ya era obligatorio este formato para cualquier empresa que prestase servicios a una AAPP, con ciertas excepciones. Esencialmente, todas las sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada (así como las empresas extranjeras) estaban obligadas a usar la facturación electrónica.
A estos efectos, se creó el FACE o Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
Sin embargo, en el sector privado, la facturación electrónica era totalmente voluntaria. Por tanto, para operaciones entre empresas o con particulares, no existía la obligatoriedad de expedir facturas en formato digital.
Ahora bien, como decíamos en la introducción, todo esto va a cambiar en los próximos meses, o al menos esa es la intención manifestada por el Gobierno con la aprobación del anteproyecto de Ley Crea y Crece a finales de 2021.
De este modo, se extiende la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Por lo tanto, con esta medida se pretende:
Puedes acceder al texto íntegro del anteproyecto de ley en este enlace.
Se prevé que esta nueva ley pueda ser aprobada y entre en vigor en verano de 2022. No obstante, para que todas las empresas puedan realizar las adaptaciones necesarias, se prevé un período transitorio en lo que se refiere, específicamente, a la obligación de facturar electrónicamente:
Para el resto de las empresas y autónomos, a los tres años de la citada publicación en el BOE.
Fundamentalmente, podemos distinguir dos tipos de facturas electrónicas:
Como hemos visto, para emitir y firmar una factura electrónica, es imprescindible contar con un certificado digital válido y en vigor.
Aunque esto es algo con lo que ya cuentan un gran porcentaje de empresas y autónomos, lo cierto es que la generalización de la obligatoriedad de la facturación electrónica puede conllevar ciertos problemas en la práctica.
Así, puede resultar difícil controlar el uso de los certificados por distintas personas, hacer un seguimiento de las fechas de caducidad de cada certificado, automatizar los procesos, etc.
En este sentido, la utilización de un gestor de certificados digitales como IvSign puede facilitar en gran medida el manejo y tramitación de un gran volumen de facturas electrónicas por parte de distintos usuarios de la organización. Así, IvSign permite:
En definitiva, la inminente obligatoriedad de la facturación electrónica, aunque exija un cierto esfuerzo de adaptación por parte de empresas y autónomos, puede contribuir a una mayor seguridad, automatización y agilidad en los procesos de emisión, recepción y cobro de las facturas.
