Firma electrónica: casos de uso en departamentos de RRHH

Posted by media on 27/03/18 9:00

Firma_electronica_casos_de_uso_en_departamentos_de_RRHH.png

El uso de la firma electrónica en los procesos de recursos humanos de cualquier empresa es clave para mejorar la productividad del departamento y marcar la diferencia en un momento en el que cada vez es más difícil diferenciarse de la competencia.

Descubre cómo la firma electrónica avanzada puede ayudar a tu empresa tanto a atraer y retener a los mejores profesionales, como a automatizar procesos internos.

Este post también está disponible en inglés.

 

ÍNDICE

1. La transformación digital de los RRHH gracias a la firma electrónica

2. Usos y ventajas de la firma electrónica en departamentos de RRHH:

2.1. En los procesos de recruiting y onboarding
2.2. Durante y al término de la vida laboral de los empleados
2.3. Ventajas para el departamento de RRHH

3. Conclusión

ÍNDICE

1. La transformación digital de los RRHH gracias a la firma electrónica

2. Usos y ventajas de la firma electrónica en departamentos de RRHH:

2.1. En los procesos de recruiting y onboarding
2.2. Durante y al término de la vida laboral de los empleados
2.3. Ventajas para el departamento de RRHH

3. Conclusión


1. La transformación digital de los RRHH gracias a la firma electrónica

A día de hoy no hay sector empresarial ni organización ajena a la transformación digital, ya que lejos de ser la simple aplicación de la tecnología en las empresas, supone un nuevo modelo económico, de profesionales y de modo de trabajar.

En este escenario, los departamentos de recursos humanos tienen un papel decisivo para incluir el uso de la tecnología como parte fundamental de la cultura de la empresa.

Según el 2º estudio sobre Transformación Digital en departamentos de RRHH elaborado por Incipy, actualmente en España un 60% de las empresas encuestadas afirmaban estar iniciando un proceso de transformación digital en recursos humanos.

Y es que si trabajas en un departamento de recursos humanos seguramente hayas experimentado enviar documentación a firmar a tus empleados en más de una ocasión y tener que perseguir a más de uno para conseguir su firma.

Conseguir mejorar de una forma fácil este y otros proceso posicionando la marca de la empresa pasa por incorporar herramientas, como la firma electrónica, en todos los procesos documentales del departamento de recursos humanos.

Por ello, resaltaremos todas las ventajas que Signaturit puede aportar a estos departamento para ayudar al equipo a ser más productivo.



2. Usos y ventajas de la firma electrónica en departamentos de RRHH


2.1. En los procesos de recruiting y onboarding

Tanto el reclutamiento como el de incorporación de un nuevo empleado suelen ser procesos muy manuales que consumen mucho tiempo y generalmente requieren de la participación de varios departamentos. El uso de la firma electrónica a lo largo de ambos procesos es un elemento que contribuye a mejorarlos y reducir los costes.

Documentación como acuerdos de confidencialidad, ofertas o propuestas contractuales, documentos de prevención de riesgos laborales, etc, se pueden tener firmados en cuestión de horas con el ahorra de tiempo que ello supone.

Además, su uso ayuda a moldear una imagen positiva de la empresa en la mente de los candidatos y actúa como factor que diferencia a las empresas que usan esta solución de las que no.

procesos_de_recruiting_onboarding.jpeg


2.2. Durante y al término de la vida laboral de los empleados

Existen muchos documentos que requieren ser firmados a lo largo de la vida laboral de cualquier empleado - nóminas, extensiones de contrato, aumentos salariales, bajas por paternidad, etc - así como cuando finaliza una relación laboral.

Toda esta documentación pasa por el departamento de recursos humanos y a mayor volumen, mayores son las ventajas de utilizar la firma electrónica. El hecho de tener todo en formato digital facilita la automatización de los procesos de firma y su control.

Además, al posibilitar la firma de documentos de forma rápida y ágil desde cualquier dispositivo, se producen menos interrupciones en los flujos de trabajo de quienes tienen que conseguir la firma. 


La firma electrónica tiene plena validez legal

La firma en papel tiene la misma validez legal que la firma electrónica, pero esta última genera evidencias electrónicas y biométricas que identifican al firmante de manera inequívoca, por lo que es mayor el respaldo legal ante cualquier desacuerdo con el empleado.

Más información: ¿Cómo se analizan las firmas dudosas en un proceso judicial?



2.3. Ventajas para el departamento de RRHH

Para el propio departamento de RRHH, el uso de la firma electrónica implica grandes ventajas:

  • Disminuye el tiempo dedicado al papeleo administrativo: al agilizar y acelerar los procesos de recruiting y onboarding, el personal de recursos humanos tiene más tiempo para dedicar a otro tipo de tareas como buscar nuevos talentos o gestionar eventos internos.
  • Reducción de costes del departamento: al enviar a firmar todo tipo de documentos y contratos de forma online ya no será necesario imprimirlos. Ello supone una reducción importante de los costes en papel, en tinta y en mantenimiento de las impresoras.
  • Retención del talento en el departamento de RRHH: proporcionar al equipo de recursos humanos herramientas que faciliten su trabajo no sólo es una buena forma de mejorar su productividad, sino que además aumenta su satisfacción con la empresa al facilitarles tareas repetitivas.

LA GARANTÍA DE PRIVACIDAD

Muchos de los documentos que gestionan los departamentos de recursos humanos deben ser tratados con la máxima confidencialidad por incluir datos personales. La digitalización contribuye a procesar sin riesgos toda esta documentación, controlando quién tiene permisos para acceder a la misma y evitando riesgos de acceso por terceros no autorizados.

Más información > 8 preguntas sobre el funcionamiento de la firma electrónica en departamentos de recursos humanos


 

 

3. Conclusión

Vivimos en la era digital y los departamentos de recursos humanos deben adaptarse. La incorporación de la firma electrónica en todo ellos es sólo una cuestión de tiempo por los beneficios reales que conlleva tanto para el propio departamento como para el conjunto de la empresa:

  • Proyectar una imagen de compañía tecnológica y que se preocupa por el medioambiente.
  • Disminuir los costes asociados a la contratación de personal: menos tiempo, menos dinero y menos recursos materiales invertidos.
  • Influir positivamente en la las tareas diarias de los profesionales de recursos humanos al facilitarles su trabajo y aumentar su productividad.

Este post también está disponible en inglés.


New Call-to-action

Tags: Recursos Humanos

Subscríbete al blog

Últimos posts