Aumento de la productividad, racionalización y monitoreo de procesos, reducción de costes, mejor experiencia de los empleados ... Los beneficios de la firma electrónica en un proceso de onboarding ya no se deben citar. Son por todos conocidos. Pero, ¿sabes concretamente qué enfoque seguir para establecer un proyecto de este tipo y conseguir que sea un éxito a largo plazo?
Si bien tu implementación puede parecer complicada a primera vista, ¡es más simple de lo que piensas si sigues algunos pasos clave! Es importante estructurar adecuadamente tu proyecto, determinando los objetivos del mismo, las necesidades, los recursos disponibles, pero también los obstáculos para resolverlos sin despeinarte. ¡Descubre en nuestro blog los pasos clave para un proyecto exitoso!
Este blog forma parte de nuestra guía de firma electrónica. ¡Entra y descubre todo nuestro material!
¿Qué encontrarás en este post?
La calidad del proceso de onboarding de un nuevo empleado es decisiva para el desarrollo y el éxito de una empresa. Un proceso de onboarding bien diseñado permite que los nuevos empleados reciban formación de forma rápida y eficiente, lo que aumenta su productividad.
Sobre todo, tiene como objetivo ofrecer una buena experiencia a los nuevos empleados, lo que ayuda a mantener un alto nivel de satisfacción y compromiso. Esto da como resultado, en particular, una baja tasa de rotación y, por lo tanto, una reducción en los costes asociados.
*Estudio de la industria Bersin por Deloitte: Onboarding Software Solutions 2014: Rampa Éxito de los empleados.
La firma electrónico automatiza el proceso de firma del contrato y los documentos relacionados con la onboarding de un empleado. De hecho, muchas tareas manuales y que consumen mucho tiempo pueden automatizarse (monitoreo de procesos, archivo, etc.) o eliminarse (imprimir, escanear, enviar por correo).
Gracias a esta solución digital, los equipos de recursos humanos ganan tiempo y eficiencia en estas tareas y, por lo tanto, pueden centrarse en misiones con más valor para la empresa.
El lanzamiento de un proyecto de firma electrónica puede generar muchas preguntas sobre su implementación: ¿Cómo planificar el proyecto? ¿Qué servicios incluir? ¿Por dónde empezar? ¿Qué solución de firma electrónica elegir?
Para apoyarte en tu proyecto hemos creado esta guía con los pasos a seguir para un proyecto bien construido y sin estrés:
El estudio de las necesidades es el primer paso y el más importante del proyecto. De hecho, es en este punto que los equipos deben tomarse el tiempo para pensar en los nuevos flujos de firmas que desean establecer y cómo hacerlo de la forma más efectiva posible.
Hay 4 criterios principales que evaluar para definir el proyecto de firma electrónica dentro de una empresa: la escala del proyecto, el flujo de firmas de documentos, legalidad y seguridad.
Preguntas que debes hacerte:
Preguntas que debes hacerte:
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Los documentos que se firmarán durante un proceso de onboarding: Los documentos que se firmarán durante un proceso de onboarding difieren de una compañía a otra, dependiendo de los detalles de la actividad de la compañía y la posición del empleado. Estos son ejemplos de documentos que deben firmar los recursos humanos durante un proceso de onboarding: -Oferta de contrato de trabajo -Promesa unilateral -Contrato de trabajo (CDI, CDD, etc.) -Acuerdo de confidencialidad -Documentos para la prevención de riesgos profesionales -Protección de datos personales -Certificado de entrega de material material -Contrato de automóvil de la empresa
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EJEMPLOS DE FLUJO DE FIRMAEjemplo 1: Una gran empresa que recluta a un gran número de personas para el mismo puesto y, por lo tanto, con el mismo contrato. Por lo tanto, esta empresa tiene interés en crear un modelo de contrato con todos los campos preconfigurados. Aquí está el flujo posible una vez que la contratación de una persona ha sido validada:
Flujo: Gerente de reclutamiento > Candidato > Director de recursos humanos > Gerente de reclutamiento, nuevo empleado y director de recursos humanos > Archivo
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Preguntas que debes hacerte
NOTA: Considera incluir a tu departamento legal en esta fase de reflexión
El Reglemento eIDAS :
La firma electrónica es legal en toda la Unión Europea y, por lo tanto, en Francia. De hecho, el Reglamento (UE) n ° 910/2014, denominado eIDAS, vigente desde julio de 2016, establece un marco legal para las firmas electrónicas en la Unión Europea.
Preguntas que debes hacerte:
Existen varios tipos de firma electrónica (simple, avanzada y calificada), por lo que se trata de elegir el tipo de firma más adecuado a los procesos de onboarding de tu empresa. Para cada proceso de firma de documentos, es importante evaluar los riesgos, pero también la facilidad de implementación y uso.
El Reglamento eIDAS define 3 tipos de firma electrónica:
Firma electrónica simple"Datos en forma electrónica, que se adjuntan o asocian lógicamente con otros datos en forma electrónica y que el firmante utiliza para firmar", en d En otras palabras, es unvínculo establecido entre dos conjuntos de datos electrónicos: uno constituye una firma que se aplica al otro.
Firma electrónica avanzadaUna firma electrónica simple que cumple los siguientes requisitos:
Firma electrónica" Una firma electrónica avanzada que se crea utilizando un dispositivo de creación de firma electrónica calificado y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. »
Para la firma de documentos de recursos humanos de un proceso de onboarding, recomendamos el uso de una solución avanzada de firma electrónica.
De hecho, la firma electrónica simple es ciertamente fácil de usar, sin embargo, no permite identificar al firmante de manera inequívoca, por lo tanto, es el tipo de firma que ofrece el nivel más bajo de seguridad. Dentro de un departamento de recursos humanos, este tipo de firma se puede utilizar para firmar documentos o contratos con bajo riesgo legal, por ejemplo: validar días de vacaciones, firmar una hoja de asistencia, etc.
En cuanto a la firma electrónica calificada, ofrece el más alto nivel de seguridad, sin embargo, su uso es restrictivo, en particular para el firmante que debe tener un certificado cualificado de firma electrónica y un dispositivo para la creación segura de una firma calificada. Para esto, el firmante debe verificar su identidad en particular por parte de una Autoridad de Certificación o un Proveedor de Servicios de Certificación Electrónica. Por lo tanto, es un proceso demasiado engorroso para un nuevo recluta. Por lo tanto, este tipo de firma se usa generalmente cuando es obligatorio por ley (instrumentos auténticos, actos con organismos públicos, etc.).
MÁS INFORMACIÓN: Lee nuestro blog Firma electrónica avanzada, simple o cualificada, ¿sabes distinguirlas?
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Simple |
Avanzada |
Cualificada |
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Facilidad de instalación y uso
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X La firma debe realizarse utilizando un dispositivo de creación de firma electrónica calificado. El firmante debe tener un certificado calificado de firma electrónica. . |
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Identificación del firmante |
X La solución no permite identificar al firmante de menera unequívoca. |
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Utilizamos tecnología biométrica para identificar de manera única al firmante, al recopilar datos de tu diseño. Por lo tanto, el usuario firma un documento en línea con la misma simplicidad que una firma en papel, sin ningún paso de autenticación adicional.
Para confirmar la identidad del firmante, es posible agregar un nivel adicional de seguridad al incluir una o más opciones de identificación antes de enviar el documento a firmar: coda PIN por SMS, la validación de un accesorio o verificación de identificación
Una vez que el proyecto está bien definido y se elige el tipo de firma, debe elegir tu proveedor de firma electrónica. Hay varios proveedores en el mercado, y a veces puede ser difícil comprender los detalles de cada uno y elegir el que más te convenga.
Por lo tanto, hemos preparado para ti una lista de requisitos para ayudarlo a elegir tu proveedor de confianza:
Legalidad
✓ Proveedor reconocido como confianza proveedor de servicios de por el Ministerio del país de la empresa (QTSP)
✓ Proveedor certificado por auditorías externas por expertos independientes
✓ Evidencia documental disponible para cada documento firmado (pista de auditoría)
Este documento recoge toda la evidencia electrónica generada durante el proceso de firma.
Tecnología
✓ Software SaaS (o software como servicio): esto significa que el software está en la nube, por lo que no es necesario instalar software en sus propios servidores o computadoras
✓ Onboarding de nuestras soluciones a través de laAPI + Documentación para desarrolladores
✓ Alojamiento de datos en Europa
Utilizamos servidores de Amazon Web Services (AWS) en Europa, plataforma en la nube, para proporcionar a nuestros clientes y usuarios la máxima seguridad y disponibilidad.
Características
✓ Personalización de la marca: logotipo, colores, tipografía y texto de correos electrónicos y mensajes.
✓ Creación de plantillas de documentos para envíos recurrentes
✓ Control de procesos: visibilidad en cada etapa (enviado ⇒ recibo ⇒ abierto ⇒ firmado)
✓ Configuración de recordatorios para documentos sin firmar
✓ Envío de documentos para firmar por correo electrónico o SMS
✓ Envío grupal: envío del mismo documento a varias personas
✓Firma masiva: firma simultánea de varios documentos
Servicios adicionales
✓ Comunicaciones electrónicas registrados: por correo electrónico y SMS
Este es el equivalente digital de una carta registrada tradicional.
✓ Identificación electrónica: OTP (contraseña de un solo uso) y OCR (reconocimiento óptico de caracteres para identidad)
✓ Certificación de documentos
Ahora ha elegido tu proveedor de servicios, es hora de poner el proyecto en funcionamiento dentro de tu departamento de recursos humanos.
Signaturit ofrece 2 soluciones: usar a través del tablero o la onboarding en HRMS u otro software utilizado por el servicio.
La onboarding a través de API ciertamente requerirá más tiempo y la coordinación de los diferentes equipos (departamento de recursos humanos, departamento de TI y el proveedor de servicios), pero esto permitirá la máxima automatización de los procesos de firma de documentos.
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¿Cómo lo apoya Signaturit durante una onboarding API?
Durante todo el proceso de onboarding, nuestro experto en onboarding de API está disponible para responder las preguntas de los clientes. |
Una vez que los diferentes flujos de firmas han sido probados y validados, solo queda un paso antes de comenzar a usarlos: ¡formación de empleados!
La implementación de una solución de firma electrónica dentro de una empresa no es una simple cuestión de tecnología. Es crucial involucrar a los empleados en el proceso para que las nuevas tecnologías se adopten correctamente, evitando la posible resistencia de los empleados al cambio.
La implementación de una nueva solución tecnológica implica una modificación de los hábitos de trabajo de los equipos. Por lo tanto, es importante anunciar por adelantado al equipo de recursos humanos que se implementará una solución de firma electrónica, para no sorprenderlos el día del lanzamiento, sino también para organizar una reunión de información/capacitación. para explicarles los nuevos flujos de trabajo.
Si este paso no se lleva a cabo correctamente, esto podría conducir a la no utilización de la herramienta, el uso subóptimo o la pérdida de tiempo dedicado a la apropiación de la herramienta, reduciendo los tres beneficios esperado de esta transformación digital.
Por lo tanto, es clave informar a los empleados sobre los cambios y capacitarlos para lograr el uso óptimo de las herramientas.
Una vez que el proyecto se ha lanzado dentro de la empresa, es relevante que la empresa mida su ROI por dos razones principales:
¿Qué puedes medir?
📈 Mejora de la productividadPuedes, por ejemplo, calcular:
🙂 Satisfacción del usuario: profesionales del departamento de recursos humanos y nuevos empleados
Puede, por ejemplo, crear un cuestionario en línea para pedir a los usuarios su opinión sobre el nuevo proceso e identificar:
🌳 Reducción del impacto ambiental
Puede, por ejemplo, calcular:
Por lo tanto, ahora tienes todas las claves disponibles para implementar una solución de firma electrónica en tu proceso de onboarding, y ¡Comienza a disfrutar de los beneficios de esta solución! Por lo tanto, no esperes más para modernizar este proceso central en el éxito de un negocio.
También tienes la oportunidad de probar nuestra solución avanzada de firma electrónica de forma gratuita durante 7 días. Podrás utilizar todas nuestras funcionalidades avanzadas y probarlas en tus procesos reales de onboarding y gestión de personal. Verás cómo digitalizar y mejorar tus procesos comerciales.
