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Firmar contrato de confidencialidad online

Firmar contrato de confidencialidad online

El contrato de confidencialidad es fundamental para los departamentos de Recursos Humanos, que necesitan garantizar los niveles de seguridad de sus empresas ante nuevas incorporaciones o colaboraciones. 

En este post te contamos cómo pueden conseguir este documento legal firmado en minutos de forma online gracias a la firma electrónica.


¿Qué encontrarás en este post?


¿Qué es un contrato de confidencialidad?

Un acuerdo de confidencialidad, también llamado acuerdo de no divulgación o NDA en sus siglas en inglés, es un contrato legalmente vinculante en el que un profesional o empresa promete tratar información específica como un secreto comercial, y no revelarlo a otros sin la debida autorización.

Los empleadores se benefician de los acuerdos de confidencialidad porque evitan que la otra parte comparta con la competencia conocimiento de propiedad, secretos comerciales, información de clientes o productos, planes estratégicos y otra información que sea confidencial y de propiedad exclusiva de la empresa.

Cuando un profesional o empresa debe firmar un contrato de confidencialidad es recomendable que consulte primero con un abogado especializado en derecho laboral, ya que pueden incluir cláusulas que más tarde anulen el acuerdo en sede judicial. 

La anulación suele ocurrir cuando el tribunal considera que el acuerdo era tan amplio que sus principios impedían que una persona pudiese continuar su profesión una vez concluida la relación laboral. Un abogado sabría si sus cláusulas y requisitos son demasiado restrictivos.

 

 

¿Por qué necesitas un acuerdo de confidencialidad?

El contrato de confidencialidad se suele firmar cuando una empresa está interesada en contratar un nuevo profesional o colaborador y compartir así proyectos, ideas, invenciones o información importante de la propia empresa.

Pero, este acuerdo de confidencialidad también se usa en otras circunstancias, que incluyen:

  • Entrevistas de trabajo de gestión y de alto nivel durante las cuales se discute la información confidencial de la empresa y los candidatos firman un acuerdo antes de la entrevista.
  • Las discusiones sobre contratos y asignaciones de consultores o contratistas y los productos resultantes del trabajo contractual requieren un acuerdo firmado antes de las asignaciones.
  • Discusiones de proveedores que involucran productos, partes y otra información de propiedad compartida.
  • Situaciones que involucren compra de acciones o compañías, diligencia debida o cualquier interacción durante la cual se comparta información confidencial.

¿Por qué necesitas un acuerdo de confidencialidad?

 

Firma online tu contrato de confidencialidad

Antes de reunirse en persona o por teléfono, firmar el contrato de confidencialidad online es la mejor manera de proteger a la empresa ante nuevos contratos laborales o temporal de prestación de servicios. 

Esta operación tiene verdadero valor jurídico, y aporta más seguridad que una simple carta firmada, escaneada y enviada por correo electrónico. 

Firmar contrato de confidencialidad a través de la firma electrónica es un proceso monitorizado y certificado a nivel europeo. Las compañías autorizadas para ofrecer soluciones de firma electrónica como Signaturit, tienen la responsabilidad de autenticar a los firmantes y el proceso de firma, y también de conservar un archivo probatorio de todo el proceso. 

Por tanto se ofrece la máxima seguridad a la vez que se simplifica el proceso al permitir firmar los contratos de confidencialidad de manera rápida y segura, ya sea en persona o de manera remota, desde cualquier dispositivo.

❌ El método tradicional requiere de múltiples pasos:

  • Primero, elaborar la versión del contrato en Microsoft Word para a continuación, imprimir la página de la firma.
  • Conseguir la firma de la persona responsable de la empresa.
  • Luego escanear la página con la firma y el resto del contrato.
  • Después, enviar por correo electrónico la versión en PDF firmada del contrato de confidencialidad a la otra empresa o profesional para que la firme.
  • Por último, quien recibe el documento debe repetir el mismo procedimiento: imprimir, firmar, escanear y enviar. 

 

método tradicional de firma de documentos

El proceso completo puede tardar días en completarse, tal vez incluso más, y siempre con el riesgo de que se produzcan inconvenientes o errores inherentes al método tradicional en papel: problemas de transmisión y recepción, que alguna hoja quede sin firmar o dos, olvidos, errores en el contenido que obligan a enviar de nuevo, etc.

Pero incluso al finalizar todo el proceso, aún es necesario archivar la copia en papel del contrato en un archivador físico, de la misma manera que se lleva haciendo desde hace siglos.

¡Pero existen otras alternativas! Las empresas pueden organizar y firmar documentos online en PDF y todo tipo de contratos de forma moderna y eficiente gracias a la firma electrónica

Signaturit es la forma más fácil de firmar documentos online, con plena validez legal y sin tener que instalar ninguna aplicación.

En sólo unos minutos puedes enviar y firmar cualquier documento con un proceso rápido y eficaz y cumpliendo con la normativa más exigente de la Unión Europea.

 

 

 

Con más de 2.700 clientes en más de 40 países, Signaturit es líder como proveedores de servicios de firma digital en España por las siguientes características:

✅ Posibilidad de prueba gratuita 

Puedes usarlo una vez de forma gratuita para ver cómo funciona durante 7 días.

✅ Compatibilidad con aplicaciones de software populares 

Dos posibilidades de uso simultáneo: Plataforma Web de Signaturit (Saas) o fácilmente integrable con con cualquier software, CRM o ERP. 

✅ Muchas funcionalidades y escalabilidad 

Puedes crear plantillas para envíos recurrentes, enviar múltiples documentos a la vez, configurar notificaciones  para seguir el proceso y recordatorios para firmar el documento,

añadir capas adicionales de seguridad, firmar de forma masiva,  establecer grupos de trabajo y más.

Además, las firmas electrónicas son solo uno de nuestros servicios. También puedes utilizar nuestro servicio de email certificado y la identificación electrónica.

 

Modelo acuerdo de confidencialidad

Este modelo puedes utilizarlo como la base de tu contrato de arras a partir de él puedes añadirle más cláusulas que te interesen:

 

De una parte 

 _______________ con domicilio social en  _______________ ,debidamente inscrita en Registro de  _______________  con NIF  _______________ , representada en

este acto por  _______________  con D.N.I  _______________  (en adelante, “Nombre de la empresa” "Parte Reveladora")

 

De otra parte

Don  _______________, con DNI  _______________, actuando en nombre propio, con domicilio en _______________ (en adelante, el “Colaborador” "Parte Receptora")

 

En lo sucesivo, “Nombre de la empresa” y el Colaborador se denominarán conjuntamente "Partes" e individualmente "Parte".

La Partes en el respectivo carácter con que intervienen, se reconocen mutuamente capacidad legal necesaria para otorgar el presente Contrato de Confidencialidad (en adelante "Contrato"), manifestando que sus facultades no han sido modificadas, limitadas ni restringidas y al efecto.

EXPONEN

1. Que “Nombre de la empresa” es _______________.

2. Que el Colaborador se dedica a _______________.

3. Las partes acuerdan entablar una relación confidencial con respecto a la divulgación de cierta información confidencial y de propiedad exclusiva ("Información confidencial").

4. Definición de información confidencial. Para los propósitos de este Acuerdo, la "Información Confidencial" incluirá toda la información o material que tenga o pueda tener valor comercial u otra utilidad en el negocio en el que participa la Parte Reveladora. Si la Información Confidencial está en forma escrita, la Parte Reveladora etiquetará o sellará los materiales con la palabra "Confidencial" o alguna advertencia similar. Si la Información Confidencial se transmite oralmente, la Parte Reveladora deberá proporcionar de inmediato un escrito que indique que dicha comunicación oral constituía Información Confidencial.

5. Exclusiones de información confidencial. Las obligaciones de la Parte receptora en virtud de este Acuerdo no se extienden a la información que: 

(a) sea de conocimiento público en el momento de la divulgación o que posteriormente se haga pública sin culpa de la Parte receptora; 

(b) descubierta o creada por la Parte Receptora antes de la divulgación por la Parte Reveladora; 

(c) aprendido por la Parte Receptora a través de medios legítimos distintos a los de la Parte Reveladora o los representantes de la Parte Reveladora; 

o (d) es divulgada por la Parte receptora con la aprobación previa por escrito de la Parte divulgadora.

6. Obligaciones de la Parte Receptora. La Parte Receptora conservará y mantendrá la Información Confidencial en la más estricta confidencialidad para el beneficio único y exclusivo de la Parte Reveladora. La Parte Receptora restringirá cuidadosamente el acceso a la Información Confidencial a los empleados, contratistas y terceros según sea razonablemente requerido y requerirá que esas personas firmen restricciones de no divulgación al menos tan protectoras como las de este Acuerdo. La Parte Receptora no podrá, sin la aprobación previa por escrito de la Parte Reveladora, utilizar en beneficio propio de la Parte Receptora, publicar, copiar o divulgar de otro modo a otros, o permitir el uso por parte de otros para su beneficio o en detrimento de la Parte Reveladora, cualquier Información Confidencial.

7. Períodos de tiempo. El presente Contrato tendrá una duración de cinco (5) años, desde su firma por ambas Partes. No obstante, desde la terminación del Contrato, la Parte Receptora dejará de tener derecho alguno a usar la Información Confidencial de la otra Parte.

8. Relaciones. Nada de lo contenido en este Acuerdo se considerará que constituye una relación trabajador-empresario, principal-agente, franquiciador- franquiciado, legal representante, joint venture o asociación ni sociedad de ningún tipo entre las Partes, sus empleados, directivos o asesores, corriendo cada una de las Partes con los gastos que cada una genere en relación con las actividades de intercambio de Información Confidencial bajo el presente Contrato.

9. Las Partes reconocen que el intercambio de Información Confidencial bajo el presente Contrato no supone concesión de licencia alguna ni implica, de forma directa o indirecta, obtención de ningún título o derecho sobre la Información Confidencial por parte de la Parte Receptora, y que la titularidad de las marcas, patentes, diseños, derechos de autor y cualquier otro derecho de propiedad intelectual, secretos industriales y know how sobre la Información Confidencial corresponde única y exclusivamente a la Parte Divulgadora y/o a su correspondiente titular, en su caso, estando la Parte Divulgadora autorizada a divulgar su Información Confidencial.

10. Las Partes, bajo requerimiento de la otra, o una vez finalizado el presente Contrato, devolverán toda la Información Confidencial que esté en forma física (incluyendo todas las copias) y destruirán cualquier otro registro (incluyendo, sin limitación, aquella información que se encuentre en formato electrónico) que contenga Información Confidencial.

11. Este Acuerdo expresa el completo entendimiento de las partes con respecto al tema y reemplaza todas las propuestas, acuerdos, representaciones y entendimientos anteriores. Este Acuerdo no puede ser modificado excepto por escrito con la firma de ambas partes.

12. El incumplimiento por cualquiera de las Partes de las cláusulas contenidas en el presente Contrato generará a favor de la Parte perjudicada el derecho a reclamar por los daños y perjuicios que se pudieran irrogar, que deberán ser cuantificados por un perito elegido de mutuo acuerdo por las Partes, cualificado e inscrito en el preceptivo colegio profesional. En ausencia de acuerdo sobre el perito, las Partes quedan libres para interponer las correspondientes acciones legales en defensa de sus intereses.

13. Este Contrato se regirá por la legislación española, y las Partes se someten expresamente a la jurisdicción exclusiva de los Tribunales de  _______________ para la resoluciónde cualquier disputa que surja de la misma, con renuncia a cualquier fuero propio. Las Partes pueden designar libremente la representación letrada que estimen oportuna.

 

Y EN PRUEBA DE CONFORMIDAD con cuanto antecede, las Partes firman mediante firma

____________________, el presente documento en la fecha indicada en el encabezamiento.

Parte reveladora                                                               

Parte Receptora

 

 

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