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Si trabajas en un departamento de recursos humanos, seguro que has enviado documentos a firmar a tus empleados o futuros empleados más de una vez. Y también es probable que hayas tenido que "perseguir" después a más de uno para conseguir finalmente la firma.
Para ayudarte y que no tengas que correr más detrás de nadie, en este post resolvemos las principales dudas que surgen con respecto al funcionamiento de la firma electrónica de los Recursos Humanos y el uso de Signaturit en para este caso de uso.
¿Qué encontrará en este post?
1. ¿Es legal la firma electrónica para firmar contratos de trabajo?
2. ¿Cómo recibe el empleado el contrato de trabajo para firmarlo?
3. ¿El destinatario final del contrato de trabajo es el empleado?
4. ¿Es posible enviar el mismo documento para ser firmado por varias personas al mismo tiempo?
5. ¿Es posible enviar contratos de trabajo para firmar por SMS?
6. ¿Podemos escanear y certificar los documentos que hemos almacenado en papel?
7. ¿Cuánto tiempo se almacenan los documentos enviados a través de nuestra plataforma?
8. ¿Hay necesidad de almacenamiento adicional a medida que aumenta el volumen de documentos enviados?
Sí, la firma electrónica es legal en la Unión Europea y, por lo tanto, en España. Se puede usar para firmar cualquier tipo de contrato que no se establezca una exigencia de forma en concreto.
La ley que establece, regula y reconoce la legalidad de las firmas electrónicas en la Unión Europea es el Reglamento (UE) no 910/2014.
En su artículo 25, este reglamento también conocido como eIDAS, establece los efectos legales de las firmas electrónicas. Se estipula que "el efecto legal y la admisibilidad de una firma electrónica como prueba en el tribunal no se puede rechazar con el único motivo de que esta firma es en forma electrónica o que no cumple con los requisitos de una firma electrónica calificada "
Los contratos de trabajo se encuentran regulados en el Estatuto de los Trabajadores, concretamente en el artículo 8, al exponer que los contratos de trabajo se podrán celebrar por escrito o de palabra, otorgando libertad de forma a las partes para formalizar un contrato de trabajo.
Aunque, como posteriormente se recogerá, el Estatuto de Trabajadores expone situaciones donde el contrato debe figurar por escrito, sin estipular el modo en que deben ser ratificados.
Al existir libertad de forma, debemos acudir al Código Civil que regula la libertad contractual. En sus artículos 1261 y 1262, se expone que es requisito esencial para la celebración de un contrato, que el consentimiento prestado por las partes sea libre, y posteriormente en su artículo 1278, estipula que los contratos serán obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que en ellos concurran las condiciones esenciales para su validez.
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Por e-mail o sms. La persona responsable de enviar los contratos de trabajo para firmar utiliza el hecho a través de la plataforma Signaturit, y el empleado recibe el contrato en un correo electrónico o a través de un sms.
Los empleados no necesitan estar registrados en Signaturit para poder firmar, y pueden hacerlo utilizando un dispositivo móvil, tableta, computadora portátil o PC. En todos los casos, recopilamos evidencia electrónica del contexto en el que se realizó la firma: fecha, hora, geolocalización, dirección IP, navegador, etc.
Explicamos en este documento cómo es el proceso de firma sin y con Signaturit:
No. Desde el panel de Signaturit, es posible determinar que una vez que el contrato o los documentos han sido firmados por el empleado, se envía una copia firmada a una tercera persona que actúa como validador.
En todos los casos, el empleado y la empresa obtendrán automáticamente una copia del contrato firmado: el empleado lo recibirá por correo electrónico, mientras que la empresa podrá recuperarlo del panel de Signaturit o en su sistema de gestión si realizan integración.
Además, la compañía también recibe la Audit trail (o documento probatorio) para cada documento firmado. Contiene todas las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma.
Sí. En Signaturit, llamamos a este envío por lotes. Esto es precisamente para enviar un documento idéntico a varias personas. Cada uno de ellos firmará su propio documento, porque lo reciben individualmente.
En el artículo "Enviar un documento por lotes" puedes encontrar toda la información que necesitas para comprender y utilizar esta funcionalidad.
El envío de documentos sobre la prevención de riesgos laborales constituye un caso de uso muy común del envío agrupado en un servicio de RRHH. Por ejemplo, para la incorporación de un nuevo camarero en un restaurante en una ciudad diferente de donde esté la central.
Sí. Con Signaturit, es posible recibir contratos de trabajo para firmar a través de un SMS porque hay algunas personas que no tienen acceso a un correo electrónico.
En este caso, el empleado recibirá un mensaje con un enlace al contrato. Cuando hace clic en el enlace, el documento para firmar se abrirá en su navegador móvil y puede firmarlo directamente. Para poder utilizar esta opción, Signaturit debe integrarse a través de API con el software de RRHH utilizado por la empresa.
Mira el siguiente vídeo cómo ISS Iberia, uno de nuestros clientes, tiene está función integrada para agilizar procesos de contratación:
Sí. Es posible escanear documentos archivados previamente en formato papel. Una vez escaneados y luego convertidos a formato PDF, serán certificados a través de la plataforma Signaturit, con una marca de tiempo y un certificado digital. Una vez que se han llevado a cabo estas operaciones, los documentos se archivan en la nube en formato digital, y Signaturit es responsable de mantenerlos durante al menos 5 años.
Los pasos necesarios para digitalizar y certificar los documentos que la empresa aún conserva en formato papel:
Una vez que se han descargado los documentos, los certificamos, luego producimos un Audit Trail para cada documento. (Es posible descargar documentos de hasta 4 GB). Toda la documentación certificada y los documentos de respaldo se guardarán en nuestro servicio de almacenamiento en la nube.
Legalmente, estamos obligados a mantener los documentos enviados a través de Signaturit por un período mínimo 5 años de edad. Sin embargo, podemos extender el período de retención de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
La información se almacena encriptada en nuestro servicio de almacenamiento ubicado en Europa. Para acceder a los documentos almacenados, es necesario ir a la plataforma Signaturit que te permite verlos o descargarlos. Además, es posible ver y/o descargar el Audit Trail producido para cada documento certificado.
No. Nuestra capacidad de almacenamiento se adapta automático a medida que aumenta el volumen de documentación enviada para su firma a través de Signaturit. No hay costos adicionales derivados de este espacio de almacenamiento adicional :)
⭐ Recuerda que además de firmar contratos laborales con la firma electrónica es posible agilizar el resto de documentos que acompañan toda la vida laboral de un trabajador, como explicamos en esta infografía.
Si necesitas más información o deseas hacer preguntas sobre un uso específico para el departamento de recursos humanos de tu empresa, no dudes en contactarnos: +34 93-551-14-80.
*Esta entrada se publicó originalmente el 22/05/2020
