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Sin duda, la gestión de contratos forma parte del día a día de cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y sector de actividad, requiriendo una considerable cantidad de tiempo y recursos.
En este sentido, cada vez se hace más necesario disponer de un sistema digital, centralizado y bien diseñado, que permita llevar a cabo una gestión de contratos eficaz y eficiente. De lo contrario, resultaría muy difícil hacer un manejo y seguimiento correcto de la multiplicidad de contratos que maneja una compañía.
Por tanto, en este artículo, veremos en qué consiste la gestión documental de la contratación, cuáles son sus fases habituales y, finalmente, exploraremos los principales beneficios de contar con un software específico para manejarla.
¿Qué es la gestión de contratos?
De una forma muy sencilla, podemos decir que la gestión de contratos es el proceso de organizar, administrar y coordinar el ciclo de vida de cualquier tipo de documento contractual que maneje la empresa u organización.
En este sentido, al hablar de «contrato», podemos referirnos a distintas categorías de documentos. Entre otros, es habitual referirse a los siguientes:
- Contratos firmados con clientes para la prestación de servicios o la venta de productos comercializados por la compañía.
- Contratos con proveedores de bienes o servicios para la propia empresa (suministros de materias primas o material de oficina, contratos de mantenimiento, servicios informáticos y otros externalizados, etc.).
- Contratación laboral de los trabajadores de la compañía.
Aunque tradicionalmente los contratos se recogían en soporte papel, cada vez está más generalizada la contratación íntegramente digital. Sin duda, ofrece numerosas ventajas sobre aquella (rapidez, eficiencia, control, etc.), aunque también pueda plantear importantes retos, como ahora veremos.
Importancia de la gestión de contratos
Efectivamente, llevar a cabo una buena gestión de contratos es vital para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa u organización.
En este sentido, los errores o ineficiencias pueden tener graves consecuencias, tanto a nivel legal como económico o, incluso, jurídico.
Como decíamos, la digitalización permite realizar una gestión contractual más rápida y eficiente. Sin embargo, esto solo será posible cuando se disponga de:
- Un sistema y protocolo de gestión documental bien diseñados, y perfectamente adaptados a las necesidades específicas de la compañía.
- Un software que permita llevar a cabo el proceso de gestión de forma eficiente, sin introducir dificultades técnicas innecesarias.
- Finalmente, un equipo de personas perfectamente capacitado para llevar a cabo las tareas de gestión de contratos de acuerdo con el sistema implementado.
De este modo, un buen sistema de gestión de contratos permite incrementar la eficiencia y productividad de la organización, prevenir problemas legales y, en general, mejorar la imagen de la empresa ante proveedores y clientes.
Etapas del proceso de la gestión de contratos
Dentro del proceso de gestión de contratos, podemos distinguir, esencialmente, las siguientes etapas:
1. Solicitud y caracterización del contrato
En esta primera fase, se trataría de identificar las necesidades de contratación, categorizar el tipo de contrato pertinente y determinar la documentación necesaria para llevarlo a efecto.
Esta primera etapa puede partir de una iniciativa interna o tramitarse como respuesta a la solicitud de un tercero (por ejemplo, un cliente).
2. Redacción del contrato
A continuación, lo habitual es que se proceda a redactar una primera versión del contrato, de acuerdo con las necesidades y objetivos determinados en la etapa anterior.
En este punto, suelen utilizarse plantillas predefinidas como base del contrato (con las modificaciones necesarias en cada caso), aunque también podría elaborarse el documento desde cero, si así se requiere.
3. Negociación y colaboración
Sobre la base del contrato inicialmente redactado, suele llevarse a cabo un proceso colaborativo de revisión y propuestas entre ambas partes, que puede culminar en un nuevo texto.
4. Aprobación definitiva
Cuando todas las partes estén conformes con la nueva redacción acordada, se procederá a la aprobación del texto definitivo por parte de los responsables competentes.
5. Firma del contrato
La siguiente etapa en la gestión de contratos es ya la firma propiamente dicha del documento acordado.
En el caso de contratación digital, este proceso va a llevarse a cabo mediante alguna modalidad de firma electrónica que ofrezca plena validez jurídica. De este modo, puede agilizarse en gran medida el proceso, evitando la necesidad de desplazamientos o el uso de correo postal para remitir la documentación.
6. Control, seguimiento, análisis y gestión contractual
Aquí se encuadraría todo lo relativo a búsquedas y consultas sobre la base de datos contractual, así como otras posibles gestiones que se realicen durante el ciclo de vida de los contratos, como, por ejemplo, las siguientes:
- Control de vencimientos, de modo que todas las actuaciones se encuentren siempre bajo el debido amparo contractual. En este sentido, sería recomendable configurar un sistema de alertas que automáticamente genere avisos cuando se aproxime la fecha de vencimiento.
- Revisiones y modificaciones que puedan realizarse durante la vigencia de los contratos.
- Análisis de ejecución, es decir, la elaboración de todo tipo de informes sobre resultados, incidencias, propuestas de mejora, etc.
Sin duda, todos estos trámites de gestión de contratos pueden resultar mucho más ágiles y eficientes cuando se desarrollan a través de alguna herramienta informática de gestión documental, como luego veremos.
7. Finalización y renovación
Por último, el proceso de gestión de contratos termina con la finalización de su vigencia o, en su caso, con el inicio de los trámites de renovación.
No obstante, también puede haber contratos que contemplen su renovación tácita, salvo que alguna de las partes se oponga en el plazo correspondiente. De hecho, este es uno de los muchos motivos que justifican la necesidad de contar con un sistema de seguimiento de contratos que funcione adecuadamente.
Beneficios de un software de gestión de contratos
En un entorno cada vez más complejo y digitalizado como el actual, se hace prácticamente imprescindible contar con algún tipo de aplicación informática que facilite la gestión del gran volumen de contratos que manejan las empresas a día de hoy.
En este sentido, un software de gestión documental como IvDoc te permite:
- Almacenar, catalogar, proteger y localizar de forma sencilla toda tu documentación corporativa.
- Centralizar los recursos de la organización en un único punto colaborativo, reduciendo así el tiempo dedicado al intercambio de información.
- Reducir las tareas manuales de clasificación o etiquetado de documentos, agilizando de este modo los procesos internos.
Además, IvDoc se integra perfectamente con las demás aplicaciones de tu empresa, pudiendo también aprovechar todas las funcionalidades de firma electrónica de Signaturit.
Por ejemplo, para agilizar el proceso de firma con todas las garantías de legalidad que otorga su condición de prestador de servicios de confianza, e incluso para realizar un análisis de datos biométricos de la firma electrónica que pueda utilizarse como prueba en caso de litigio.
En definitiva, la gestión de contratos puede ser mucho más ágil, fiable, segura y eficiente cuando se apoya en una solución tecnológica adecuada.
Además, el hecho de disponer de toda la información contractual en una ubicación centralizada, segura y accesible desde cualquier ubicación, reduce el riesgo de errores y de pérdidas de datos, facilitando el trabajo diario y mejorando la eficiencia de toda la organización.
Si quieres comprobar por ti mismo todas las ventajas de IvDoc, nuestro software de gestión documental, no dudes en pedirnos una prueba gratuita sin compromiso. Estaremos encantados de asesorarte durante todo el proceso.
