La gestión de proyectos constituye un elemento esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa u organización.
Y es que, sin una adecuada planificación, motivación y dirección, es muy difícil coordinar los diversos procesos y acciones que implica un proyecto complejo, para alcanzar el objetivo perseguido.
En este artículo veremos en qué consiste esta metodología, cuáles son sus ventajas y a través de qué fases se desarrolla. Además, finalizaremos nuestro recorrido por la gestión de proyectos viendo cómo la tecnología puede facilitar la implementación de este tipo de herramientas.
¿Qué encontrarás en este post?
Podemos definir la gestión de proyectos como aquella disciplina o metodología que tiene por objeto planificar, organizar, controlar y dirigir una serie de procesos para la consecución de un objetivo determinado.
Por tanto, se trata de una herramienta que permite impulsar los diversos proyectos que encare la empresa u organización, controlar las distintas fases de su ejecución (así como el empleo óptimo de los recursos necesarios) y asegurar la consecución de los objetivos marcados.
Como se deduce de la definición anterior, la gestión de proyectos puede aportar grandes beneficios a cualquier empresa u organización, independientemente de su tamaño.
Así, algunas de las ventajas más importantes de la aplicación de esta metodología son las siguientes:
Incrementa la satisfacción del cliente. Sin duda, una buena gestión de proyectos contribuye a alcanzar los objetivos en tiempo y forma, dentro del presupuesto asignado. Por tanto, esto va a incidir directamente en un mejor servicio al cliente y, en consecuencia, en una mejor imagen de la empresa de cara al exterior.
El ámbito de la gestión de proyectos, como muchos otros vinculados con la gestión empresarial, ha generado una gran diversidad de implementaciones.
De este modo, aunque es imposible mencionar todos los enfoques surgidos en este campo, mencionamos a continuación algunos de los más conocidos:
De todos modos, existen muchas otras metodologías que no tienen por qué encajar exactamente en ninguna de las categorías anteriores. Por ejemplo: PRINCE2, PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), etc.
Con carácter general, las principales fases en las que se estructura la gestión de proyectos son las siguientes:
Cierre. Se refiere a la evaluación final de cómo ha concluido el proyecto, si se han cumplido los planes iniciales en cuanto a objetivos, plazos y costes, etc. Como en las fases anteriores, todo ello debe documentarse adecuadamente para aprender de la experiencia y aplicarla en futuros proyectos.
Actualmente, la gestión de proyectos es inconcebible sin el apoyo de herramientas software específicas. Así, la complejidad de tareas, personas, recursos y procesos implicados, harían imposible en la práctica una gestión no informatizada.
En este punto, las alternativas son innumerables y siguen creciendo día a día.
Algunas herramientas de este tipo se integran en soluciones globales de gestión de recursos empresariales o ERP, como un módulo específico.
Sin embargo, también existen herramientas software independientes, cada una con sus propias características y usuarios tipo. Entre otras, podemos mencionar algunas tan conocidas como Trello, Asana o Basecamp.
Otras quizás menos conocidas para el gran público son Jira o Wrike, que también cuentan con muchos usuarios en el ámbito empresarial.
Finalmente, y en relación con lo anterior, es muy importante resaltar la necesidad de llevar a cabo una adecuada gestión documental en el ámbito de la empresa. Solo así podrá disponerse en todo momento de la información precisa para la toma de decisiones y para garantizar que los conocimientos adquiridos en el proceso de gestión puedan aplicarse en el futuro.
En este sentido, contar con un buen software de gestión documental como el que ofrece Signaturit puede marcar la diferencia a la hora de manejar el gran volumen de información que se deriva de la gestión de proyectos empresariales.
En definitiva, la gestión de proyectos es una pieza fundamental para que el engranaje de la compañía trabaje de forma eficiente. En este sentido, cualquier inversión en este ámbito puede tener un efecto decisivo sobre la buena marcha de la organización.
