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¿Qué es la gestión de proyectos?

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La gestión de proyectos constituye un elemento esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa u organización.

Y es que, sin una adecuada planificación, motivación y dirección, es muy difícil coordinar los diversos procesos y acciones que implica un proyecto complejo, para alcanzar el objetivo perseguido.

En este artículo veremos en qué consiste esta metodología, cuáles son sus ventajas y a través de qué fases se desarrolla. Además, finalizaremos nuestro recorrido por la gestión de proyectos viendo cómo la tecnología puede facilitar la implementación de este tipo de herramientas.

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¿Qué es la gestión de proyectos?

Podemos definir la gestión de proyectos como aquella disciplina o metodología que tiene por objeto planificar, organizar, controlar y dirigir una serie de procesos para la consecución de un objetivo determinado.

Por tanto, se trata de una herramienta que permite impulsar los diversos proyectos que encare la empresa u organización, controlar las distintas fases de su ejecución (así como el empleo óptimo de los recursos necesarios) y asegurar la consecución de los objetivos marcados.

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Ventajas de la gestión de proyectos

Como se deduce de la definición anterior, la gestión de proyectos puede aportar grandes beneficios a cualquier empresa u organización, independientemente de su tamaño.

Así, algunas de las ventajas más importantes de la aplicación de esta metodología son las siguientes:

  • Aporta una visión global. A menudo, la vorágine del día a día impide tener una visión de conjunto de la organización. Sin embargo, la gestión de proyectos nos obliga a ampliar la perspectiva para considerar todos los aspectos implicados en el proyecto en cuestión.
  • Aumenta la eficiencia y coordinación en el trabajo. Como es lógico, una planificación y organización adecuadas permiten definir mejor las tareas, personas y recursos implicados en cada una de las fases del proyecto. En consecuencia, se evitan duplicidades e ineficiencias y se puede maximizar el rendimiento de todos los recursos (humanos y materiales) implicados.
  • Facilita la mejora continua. La sucesión de proyectos gestionados a lo largo del tiempo va a suponer un evidente aprendizaje que servirá para retroalimentar los siguientes proyectos que acometa la empresa. Por tanto, esto permite que se aprenda de los errores del pasado y que se vaya incrementando la eficiencia de forma paulatina.
  • Permite un mejor control del gasto. Tanto el análisis previo, como la planificación de procesos y la implantación de medidas de control, permiten hacer un mejor uso de los recursos económicos que se destinan a un proyecto en concreto.

Incrementa la satisfacción del cliente. Sin duda, una buena gestión de proyectos contribuye a alcanzar los objetivos en tiempo y forma, dentro del presupuesto asignado. Por tanto, esto va a incidir directamente en un mejor servicio al cliente y, en consecuencia, en una mejor imagen de la empresa de cara al exterior.


Metodologías o tipos de gestión de proyectos

El ámbito de la gestión de proyectos, como muchos otros vinculados con la gestión empresarial, ha generado una gran diversidad de implementaciones.

De este modo, aunque es imposible mencionar todos los enfoques surgidos en este campo, mencionamos a continuación algunos de los más conocidos:

  • Agile. Sin duda, es una de las metodologías que más literatura han generado durante los últimos años. En esencia, introduce una mayor flexibilidad en la gestión de proyectos tradicional, adaptándose a las circunstancias que se van presentando en cada momento. Sin embargo, también es cierto que puede generar un exceso de costes y no es fácil de documentar para futuros proyectos. Una variante de Agile muy utilizada actualmente es Scrum, que añade todavía más velocidad al proceso de gestión.
  • Metodología secuencial. Este es el enfoque tradicional de la gestión de proyectos. Fundamentalmente, se basa en la estructuración del proyecto en fases consecutivas, que se van completando en orden estricto. Por tanto, es más fácilmente controlable y permite generar una documentación detallada que puede aplicarse en lo sucesivo.
  • Change Magagement. Las metodologías de gestión del cambio inciden especialmente en el control y gestión de riesgos, así como en la adaptación a los cambios que se pueden producir durante la evolución de cada proyecto. Algunas de las implementaciones más conocidas de este enfoque son el Extreme Project Management y la Event Chain Methodology.
  • Metodologías basadas en el proceso. Dentro de esta categoría existe una gran variedad de enfoques, que tienen en común centrarse en la gestión y optimización de todo el conjunto de procesos que integran cualquier proyecto dado. Entre otras, podemos destacar aquí las dos siguientes: Six Sigma Project Management y Lean Manufacturing.

De todos modos, existen muchas otras metodologías que no tienen por qué encajar exactamente en ninguna de las categorías anteriores. Por ejemplo: PRINCE2, PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), etc.

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Fases de la gestión de proyectos

Con carácter general, las principales fases en las que se estructura la gestión de proyectos son las siguientes:

  1. Análisis de viabilidad. Se trata, en esta primera fase, de determinar si el proyecto, tal y como está concebido, es o no viable. Es decir, si puede ser realizable a la vista de los condicionantes de tiempo, recursos económicos, riesgos, logística y rentabilidad.
  2. Planificación. Una vez comprobado que el proyecto es viable, se procede a planificar detalladamente todas las tareas a realizar, los recursos necesarios y los plazos temporales previstos para las distintas fases de ejecución.
  3. Ejecución. Esta es la fase central en la gestión de proyectos. Consiste en realizar materialmente las distintas tareas que se planificaron en el punto anterior, dejando constancia documental de todo el proceso.
  4. Seguimiento y control. Se trata aquí de verificar que se está cumpliendo la planificación en cuanto a tareas realizadas, entregables parciales, plazos y costes. Además, se analizarán las posibles incidencias que surjan, proponiendo alternativas viables para solucionarlas.

Cierre. Se refiere a la evaluación final de cómo ha concluido el proyecto, si se han cumplido los planes iniciales en cuanto a objetivos, plazos y costes, etc. Como en las fases anteriores, todo ello debe documentarse adecuadamente para aprender de la experiencia y aplicarla en futuros proyectos.


Softwares de gestión de proyectos

Actualmente, la gestión de proyectos es inconcebible sin el apoyo de herramientas software específicas. Así, la complejidad de tareas, personas, recursos y procesos implicados, harían imposible en la práctica una gestión no informatizada.

En este punto, las alternativas son innumerables y siguen creciendo día a día.

Algunas herramientas de este tipo se integran en soluciones globales de gestión de recursos empresariales o ERP, como un módulo específico.

Sin embargo, también existen herramientas software independientes, cada una con sus propias características y usuarios tipo. Entre otras, podemos mencionar algunas tan conocidas como Trello, Asana o Basecamp.

Otras quizás menos conocidas para el gran público son Jira o Wrike, que también cuentan con muchos usuarios en el ámbito empresarial.

Finalmente, y en relación con lo anterior, es muy importante resaltar la necesidad de llevar a cabo una adecuada gestión documental en el ámbito de la empresa. Solo así podrá disponerse en todo momento de la información precisa para la toma de decisiones y para garantizar que los conocimientos adquiridos en el proceso de gestión puedan aplicarse en el futuro.

En este sentido, contar con un buen software de gestión documental como el que ofrece Signaturit puede marcar la diferencia a la hora de manejar el gran volumen de información que se deriva de la gestión de proyectos empresariales.


En definitiva, la gestión de proyectos es una pieza fundamental para que el engranaje de la compañía trabaje de forma eficiente. En este sentido, cualquier inversión en este ámbito puede tener un efecto decisivo sobre la buena marcha de la organización.

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