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Gestión Documental ¿Qué es y sus ventajas?

Gestión Documental ¿Qué es y sus ventajas?

La gestión documental es la única opción si una empresa quiere contar con la información organizada de forma eficiente.

Te contamos en este post en qué consiste esta técnica, sus ventajas y prácticos consejos para llevarla a cabo con éxito. 

 

¿Qué encontrarás en este post?


¿Qué es la gestión documental en una empresa?

La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.


Tipos de documen
tos de gestión empresarial

Las empresas generan una gran cantidad de información que crece día a día. En la mayoría de casos la ley exige que se conserve dicha documentación determinados años que varían en función de si es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc. 

 

Tipos de documentos de gestión empresarial

 

Estos tipos de documentos se suelen conservan en papel o de forma digital, o incluso en los dos formatos por falta de verificación lo que complica la gestión documental. Los más comunes son: 

  • Facturas, albaranes y recibos. Se trata de documentos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa con sus clientes o proveedores. Este tipo de documentos han de tener una numeración correlativa, así como reflejar las fechas de emisión y recepción. Por otro lado, han de ser contabilizados y ha de llevarse un registro de las facturas cobradas y aquellas que están pendientes de pago.
  • Otros documentos relativos de clientes. Distintos de los anteriores, puede ser otra información que se haya recibido de ellos, como estudios o presupuesto comercial realizados para operaciones, etc…
  • Contratos y documentos legales relacionados con las operaciones con proveedores y prestadores de servicios.
  • Documentación de carácter financiero, que incluye los contratos realizados, información sobre productos, activos y pasivos en diversas entidades financieras…
  • Documentos de carácter fiscal, incluyendo todos aquellos que constituyan justificantes, clasificados por autoliquidaciones, impuestos y fechas.
  • Documentos relacionados con recursos humanos y trabajadores, incluyendo contratos, seguros sociales, nóminas etc…

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Ventajas de la gestión documental

Son muchas las ventajas de un sistema de gestión documental pero podemos destacar las siguientes:

  • Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
  • Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.
  • Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
  • Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
  • Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
  • Control de seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
  • Trabajo colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
  • Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
  • Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.

 

¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?

Todas las empresas tienen la necesidad de organizar la documentación y las copias en papel están ocupando ya un segundo plano.

Si nos parasemos a pensar el tiempo que le destinamos a organizar el típico archivo de una empresa, nos daríamos cuenta del gran tiempo dedicado al mismo, a lo que habría que sumarle el tiempo que destinamos a buscar un documento en cuestión.

A continuación, varios consejos para llevar a cabo una gestión de documentos con éxito:


1. Transformar los documentos en papel a formato electrónico

Esto te evitará entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc…

Además, el formato electrónico es mucho más eficiente y ágil que el archivo físico ya que no es necesario dejar un puesto de trabajo para ir a un archivo, que puede estar en otra planta de la oficina, localizar la carpeta donde pudiera estar un documento, realizar la operación correspondiente y volver a realizar el mismo proceso para poder archivarlo de nuevo.

 

Transformar los documentos en papel a formato electrónico


2.- Centralizar todos los documentos de la empresa

Establecer un repositorio corporativo. Una especia de Wikipedia empresarial donde tener todos los archivos bajo un mismo punto centralizado. Esto provocará que se eviten los documentos duplicados y los desactualizados. 

Esto puede hacerse a través de servidores propios, o a la contratación de servicios de almacenaje, como la llamada “nube” que consiste en el “alquiler” de espacio en servidores de otras compañías que generalmente ofrecen garantía de seguridad, confidencialidad y fácil acceso.

 

3.- Catalogar la documentación 

Dividir la documentación en categorías y subcategorías da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.

 

4.-Establecer usuarios con perfiles de acceso 

No todos los empleados pueden tener editar el contenido de los documentos ni el orden de las carpetas. Así a pesar de que todos los usuarios puedan acceder a cierta documentación, la edición debe limitarse a ciertos perfiles concretos para garantizar errores y desorden.

Además, como parte de las medidas internas de seguridad, la gestión de documentos debe determinar quién y cuándo se puede acceder a diversos archivos que contienen datos personales o confidenciales. Esto es un paso lógico, para evitar la fuga de información y el desorden. 

 

Un paso más que la digitalización de documentos

Además de la digitalización de los archivos, que se ejecuta para mejorar la gestión de documentos, y la gestión documental en la nube, se debe aportar por herramientas que permitan acelerar aún más la productividad y la gestión documental en una empresa. 

El EPR o software de gestión documental nos permite consagrar como parte del sistema de gestión de la empresa el formato electrónico. Además, pueden utilizarse las bases de datos y la ordenación según grupos de documentos, de manera similar a la anteriormente mencionada.

Este formato electrónico facilita la emisión y recepción de facturas, la emisión y recepción de contratos, pedidos u otros, que se hace de forma prácticamente inmediata a través del correo electrónico. Esto también facilita poder innovar en áreas como la firma de los documentos y contratos. 

Imagina que, para aceptar un contrato comercial, un presupuestos o documento laboral, no necesites enviar un documentos en papel, ni tampoco convocar a una reunión a los gerentes o directivos, ya que pueden firmar los documentos digitales en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.

Esto lo permite la firma electrónica, una de las herramientas de recursos humanos más comunes, pero también ideal para todos los sectores e industrias.

Se trata de una tecnología que permite firmar online un PDF y formalizar así un acuerdo de manera remota, lo que favorece al proceso de cierre de acuerdos y trámites, tanto internos como externos de las empresas, ideal para este tipo de gestión.

Por último añadir que la firma electrónica de Signaturit, además de ser utilizada sin la necesidad de instalar ninguna app, ofrece para aquellos documentos firmados desde su plataforma, la posibilidad de ser almacenados tanto en la nube como en dispositivos propios, lo que facilita sin duda la gestión documental. 

 

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Por tanto, si aún no te has pasado al sistema digital ¡es momento! La digitalización de todos los documentos de la empresa es un paso determinante hacia la transformación digital y conservación del medio ambiente, gracias a la reducción de papel en las oficinas.

Si estás listo para dar el paso hacia la transformación digital de tu empresa puedes contactar  con nosotros y obtiene más información sobre cómo disfrutar de mayor eficiencia en tu empresa enviándonos un email a info@signaturit.com o simplemente llamándonos al +34 935 511 480.

Recuerda que puedes probar Signaturit durante 7 días. 

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