Los 10 mejores consejos para organizar fácilmente tus documentos digitales

Posted by media on 27/12/16 9:00

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El correcto almacenamiento de archivos ha sido una obsesión y una prioridad desde los albores de la informática. Aunque desde entonces se han producido grandes avances en la búsqueda hipertextual, archivar de forma organizada sigue siendo fundamental para gestionar fácilmente de grandes volúmenes de documentos.

Actualmente, la mayoría de nosotros almacenamos archivos localmente, en la nube y en servidores conectados a una única red (los denominados NAS, del inglés network-attached storage), por lo que guardar y organizar nuestros documentos es quizás más importante –y, a la vez, más complejo– que antes.

Esta afirmación se basa en la evidencia de que extraviar un archivo puede obligarnos a rehacer horas o incluso días de trabajo. De hecho, existe literatura que lo avala desde un punto de vista cuantitativo: según el whitepaper (ampliamente citado) - The High Cost of Not Finding Information - a cargo de IDC, un proveedor mundial de inteligencia de mercado para el sector IT, una empresa con 1.000 trabajadores pierde casi 45.500 euros al mes y 2,4 millones al año por no poder localizar y recuperar información preexistente.

En este post vamos a hacer una lista con las 10 principales recomendaciones para que la organización documental en vuestra empresa sea impecable.

Este post también esta disponible en inglés.



Organizar bien nuestros archivos es una fuente de ventajas competitivas

Aunque los motores de búsqueda de archivos siguen mejorando, y cabe esperar que en el futuro puedan volver irrelevante la ubicación específica de nuestros documentos, a fecha de hoy guardar y organizar bien nuestra documentación es una fuente de ventajas competitivas, porque, en pleno boom de la economía digital, el tiempo es oro.


Timely access to critical information
separates the winners from the losers
in today’s information economy.

Fuente: The High Cost of Not Finding Information

Por eso, las empresas deben instaurar y consolidar sistemas que garanticen que toda su información esté ordenada y actualizada, y que no descuiden otras prestaciones que pueden resultar muy instrumentales, como la posibilidad de rescatar fácilmente versiones antiguas de determinados documentos, o la edición remota y simultánea de un mismo archivo por parte de varias personas de un equipo.

Existen naturalmente muchas soluciones en el mercado para favorecer estos procesos de gestión documental, pero hoy nos centraremos en diez recomendaciones, que son independientes del software o protocolo con el que decidáis introducirlas en vuestra organización.

Top 10 recomendaciones para la correcta organización de documentos digitales


1. Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información

Crea y difunde entre tus empleados un governance o unas reglas de juego sobre cómo almacenar la información, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de seguridad.

2. Guarda todos tus documentos en una misma carpeta 

Por supuesto, con una estructura de subcarpetas. Incorporar todos los archivos de tu organización en esa carpeta raíz –referida a menudo como Mi servidor o con un nombre similar– facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.

3. Utiliza nombres autoexplicativos 

Es muy importante utilizar nombres autoexplicativos para las carpetas y archivos. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas...).

4. Además de autoexplicativos, los nombres deben ser breve

Relacionado con el punto anterior, no dejes que los nombres descriptivos se te vayan de las manos: aunque Windows permite nombres de carpetas y archivos de hasta 260 caracteres, sé breve, separa las palabras con guiones bajos y evita usar tanto acentos como caracteres que puedan plantear incompatibilidades en otras plataformas (como la ñ, la ç o, a grandes rasgos, cualquier símbolo para el que tengas que recurrir a la tecla shift).

5. A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas

Con el paso del tiempo, seguro aumentará la complejidad de las carpetas, a medida que aumente el volumen de tus archivos. En ese momento, considera incorporar subcarpetas que repartan la información. Por ejemplo, si un directorio con facturas crece exponencialmente, no elimines las antiguas ni las destines a otra carpeta: repártelas en cambio en una nueva relación de subcarpetas correspondientes a los distintos años contables (2014, 2015, 2016...).


6. Codifica archivos con la fecha invertida

Para la codificación de archivos concretos, encabeza sus nombres con la última fecha de edición invertida –es decir, 20161204 para el 4 de diciembre de 2016– para que, al ordenar alfabéticamente una carpeta, esta quede automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4...).


7. Destina cada archivo a la carpeta adecuada desde el primer almacenamiento
 

Es importante organizar bien los archivos desde el primer momento, en lugar de caer en la tentación recurrente de salvarlo primero en local y luego moverlo a donde corresponda. Ese es un paso innecesario que, a menudo, termina conllevando la “desaparición” del documento en cuestión.


8. No borres nada

Opta por crear subcarpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados documentos se vuelvan redundantes o irrelevantes –dos circunstancias que pueden cambiar fácilmente en el tiempo.


9. Se escrupuloso con tus copias de seguridad

En el contexto actual, las copias de seguridad pueden girar en torno al volcado periódico de información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte (como, por ejemplo, un disco duro extraíble). Otra opción es almacenar la información procedente de la nube en algún dispositivo físico de tu propiedad.


10. Repasa semanalmente tu escritorio o tu carpeta local de documentos

El reto: dejarlos vacíos y traspasando todo su contenido a tu servidor, para que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda.

Aunque suelen pasar inadvertidos, los costes de no encontrar la información adecuada en el momento en el que se necesita son enormes. No sólo se trata del tiempo que se pierde buscando información que quizás no está archivada, o el que se pierde dedicado a duplicar documentos que sí lo están pero que no se encuentran, sino porque la información relevante en el momento preciso es crucial para tomar decisiones acertadas.

Al fin y al cabo, los problemas derivados de la toma de decisiones erróneas no son más que la consecuencia de una fallo en la información utilizada (por ser equivocada, estar obsoleta, etc.). Esperamos que estos 10 consejos contribuyan a organizar bien la documentación en vuestra empresa, y que con ello logréis que todas las decisiones que se tomen estén bien informadas, a tiempo, y sean por tanto las decisiones correctas.

Este post también esta disponible en inglés.

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