10 consejos para organizar mejor tus documentos digitales

Escrito por: media el 14/09/17 9:00

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Organizar documentos de forma correcta ha sido y es una prioridad en cualquier empresa. Según el whitepaper - The High Cost of Not Finding Information - a cargo del proveedor de business intelligence IDC, una empresa con 1.000 trabajadores pierde casi 45.500 euros al mes por no poder localizar y recuperar información preexistente.

Este dato confirma que perder un documento puede suponer rehacer horas o incluso días de trabajo, con el coste económico que conlleva. Por eso, en este post vamos a hacer una lista con los 10 mejores consejos para organizar fácilmente los documentos digitales en tu empresa.

Este post también esta disponible en inglés.

 

¿Por qué es importante organizar bien tus documentos digitales?

Actualmente la mayoría de nosotros almacenamos nuestros documentos digitales localmente, en la nube y en servidores conectados a una única red (los denominados NAS, del inglés network-attached storage).

Sin embargo, la digitalización de los documentos en papel no ha simplificado la tarea de archivarlos y almacenarlos. Más bien al contrario: guardar y organizar nuestros documentos digitales es quizás más complejo que antes.

Aunque los motores de búsqueda de archivos siguen mejorando, a fecha de hoy guardar y organizar bien nuestra documentación es una fuente de ventajas competitivas, porque, en pleno boom de la economía digital, el tiempo es oro


Timely access to critical information
separates the winners from the losers
in today’s information economy.

Fuente: The High Cost of Not Finding Information

Por eso, las empresas deben instaurar sistemas de organización documental que garanticen que toda su información esté ordenada y actualizada. También es importante no descuidar otras características de la gestión documental que hoy en día son fundamentales:

  • la posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados documentos
  • el hecho de poder editar a distancia y de forma simultánea un mismo documento por parte de varias personas de un mismo equipo.

Existen muchos softwares en el mercado que optimizan estos procesos de gestión de documentos y archivos. Pero en este post queremos hablar de diez recomendaciones clave para organizar documentos digitales que son independientes del software de gestión documental que se decida usar.

 

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Top 10 recomendaciones para organizar mejor tus documentos digitales


1. Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital

Crea y difunde entre tus empleados un governance o unas reglas de juego sobre cómo almacenar la información, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de seguridad.

2. Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta 

Por supuesto, con una estructura de subcarpetas. Guardar todos los documentos digitales de tu empresa en la carpeta raíz –referida a menudo como Mi servidor o con un nombre similar– facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.


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3. Utiliza nombres autoexplicativos 

Es muy importante utilizar nombres autoexplicativos para las carpetas y archivos digitales. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas, etc...).

4. Además de autoexplicativos, los nombres deben ser breve

Los nombres autoexplicativos deben de ser cortos. Aunque Windows permite nombres de carpetas y archivos de hasta 260 caracteres, sé breve: separa las palabras con guiones bajos, evita usar tanto acentos y caracteres incompatibles en otras plataformas (como la ñ, la ç o, a grandes rasgos, cualquier símbolo para el que tengas que recurrir a la tecla shift).


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5. A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas

Con el paso del tiempo, a medida que aumente el volumen de tus documentos digitales, aumentará también complejidad de las carpetas. Cuando llegue el momento, considera incorporar subcarpetas que distribuyan la información. Por ejemplo, si un directorio con facturas crece exponencialmente, no elimines las antiguas ni las destines a otra carpeta: archívalas en subcarpetas correspondientes a los distintos años contables (2014, 2015, 2016...).

 

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6. Codifica documentos digitales con la fecha invertida

Para la codificación de documentos digitales es recomendable que los nombres empiecen con la última fecha de edición invertida. Es decir, 20161204 para el 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4...).


7. Guarda cada documento digital a su carpeta adecuada desde el inicio
 

Es importante organizar bien los documentos digitales desde el primer momento. No caigas en la tentación de guardarlos primero en local y luego moverlos a la carpeta que corresponda. Ese es un paso innecesario que, a menudo, termina conllevando la “desaparición” del documento en cuestión.


8. No borres nada

Crea subcarpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados documentos queden desactualizados. Nunca sabes si en otro momento, por el motivo que sea, los podrías volver a necesitar.


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9. Se escrupuloso con tus copias de seguridad

Actualmente, las copias de seguridad pueden realizarse volcando periódicamente la información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte - como, por ejemplo, un disco duro extraíble. Otra opción es almacenar la información de la nube en algún dispositivo físico de tu propiedad.


10. Repasa semanalmente tu escritorio o tu carpeta local de documentos

El reto: dejarlos vacíos y traspasar todo su contenido a tu servidor, para que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda.

Aunque no se suelen tener en cuenta, los costes de no encontrar la información adecuada en el momento en el que se necesita son enormes. 

No sólo se trata del tiempo que se pierde buscando información que quizás no está archivada, o el que se pierde duplicando documentos que sí están archivados pero que no se encuentran.

Se trata de que encontrar la información relevante en el momento preciso es crucial para tomar decisiones acertadas.

Al fin y al cabo, los problemas derivados de la toma de decisiones erróneas no son más que la consecuencia de una fallo en la información utilizada.

 

Esperamos que estos 10 consejos contribuyan a organizar bien los documentos digitales en tu empresa, y que con ello logres que todas las decisiones que se tomen sean a tiempo, estén bien informadas, y sean por tanto las decisiones correctas.

Este post también esta disponible en inglés.

 

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Etiquetas: Transformación Digital

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