Mejores programas de firma electrónica para firmar documentos

Los programas de firma electrónica son muchos y variados al igual que los tipos de firma digital que existen. Atrás quedó el bolígrafo y el papel y ahora damos paso a infinidad de plataformas que funcionan de diversas maneras; desde aquellas que solicitan trazar una rúbrica sobre una pantalla, pasando por otras que incluyen un SMS de confirmación o simplemente adjuntar un certificado para firmar o validar un documento. 

En general todas ellas tienen una característica en común y es la agilidad que proporciona a la hora de realizar una gestión documental, o bien, para optimizar cualquier proceso de firma en tu empresa. Sin embargo, existe un factor realmente importante que, a veces, pasamos por alto y que las diferencia. Se trata de la seguridad digital, un aspecto clave que cabe tener en cuenta también a la hora de seleccionar el programa más adecuado en función de nuestras necesidades.

¿Qué es una firma electrónica?

Desde un punto de vista jurídico, la firma electrónica es el conjunto de datos en formato electrónico anejos a otros datos, o bien, asociados de manera lógica con ellos que se recogen en un proceso de firma del firmante. Así se ve reflejado en el reglamento (UE) Nº 910/2014 bajo el marco normativo europeo del organismo eIDAS. 

El objetivo de la firma electrónica es dar fe de la voluntad del firmante y puede clasificarse en tres tipos: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada. En este sentido, existen diferentes plataformas o gestores de software que permiten a las personas y empresas firmar un documento en línea con la firma electrónica.

El uso de este tipo de soluciones adquiere más popularidad cada día entre las empresas y está aumentando notablemente. De acuerdo a informes como el de Statista, se prevé que las transacciones digitales de firma crezcan un 39% y pueden alcanzar más de $9,073 millones hacia 2023.

Funciones de un software de firma digital para las empresas

Por todo lo que hemos comentado, el software de firma electrónica es una de las nuevas tecnologías más demandadas por las compañías hoy en día. Su éxito se debe a las numerosas funciones que ayudan a agilizar y optimizar las gestiones del día a día.

Algunas de las funciones más importantes son:

• Envío masivo que permite firmar más de un documento a la vez, ahorrando tiempo y trabajo en las gestiones. 
• Variedad en los tipos de firma más adecuados para la gestión que vayamos a realizar dependiendo de la documentación y el nivel de protección de los datos requerido; simple, avanzada o cualificada y sus variantes. 
• La validez legal de los procesos de firma electrónica al trabajar con un proveedor de confianza cualificado que nos permita garantizar la integridad de la firma a través de métodos como la recogida de evidencias electrónicas y el sellado de tiempo entre otros. 
• Seguridad y protección de los datos. Siempre será más seguro trabajar con un software que permita la centralización y almacenamiento en la nube.
• Gestión de múltiples firmantes que facilita el envío del archivo a uno o varios firmantes. Incluso algunas plataformas permiten establecer una secuencia de firma para definir el orden de los destinatarios y el momento en que cada uno ha de firmar. 
• Integraciones y API: es importante comprobar las integraciones de cada software con herramientas de terceros para averiguar si proporcionan una API para integrar la funcionalidad de firma electrónica directamente en su aplicación o sitio web.
• La usabilidad es otra función importante ya que este tipo de software debe ser atractivo, intuitivo y fácil de usar por el usuario y, por extensión, por las personas que participarán en los procesos de firma, ya sean tus clientes o proveedores. 
• El soporte y atención al cliente a la hora de gestionar incidencias será otro factor determinante para comparar softwares, ya que cuanto más alta sea la capacidad de respuesta del proveedor antes veremos resueltas nuestras necesidades. 

Principales programas para firmar documentos en España:

Actualmente en España encontramos diversos programas y proveedores de firma electrónica, cada uno de ellos ofrece diferentes tipos de firma y/o servicios complementarios.

A la hora de hacer una comparativa y valorar qué programa es el más adecuado para mi empresa también cabe tener en cuenta los organismos por los que está regulado y, por ejemplo, si está reconocido como QTSP Qualified Trust Service Provider, si es Autoridad de Certificación y otra serie de reconocimientos y compromisos.

A continuación nombraremos los principales softwares de firma electrónica en nuestro país:

• Signaturit
• Viafirma
• Validated ID
• Docusign
• Logalty
• Lleida.net
• Yousign
• Firmafy
• Docuten
• Hellosign
• IlovePDF
• PandaDoc
• Eversign

Signaturit

Signaturit es prestador cualificado de servicios de confianza español siendo líder en Europa en firma electrónica. Con más de 245.000 clientes como Cepsa, Alcampo, Iberia, Idealista, etc, ofrece el catálogo más completo de soluciones de firma electrónica, desde firma con un sencillo código numérico hasta completas integraciones API a medida de los clientes. 

Además, ofrece un amplio catálogo de otros servicios complementarios como gestión de notificaciones de la Administración Pública, gestor del riesgo de crédito etc que permiten reunir en un único proveedor diferentes soluciones para digitalizar cualquier tipo de empresa 

Por último mencionar que por su condición de fabricante ofrece softwares de primer nivel que brindan altos niveles de seguridad y compliance con la estricta normativa europea combinados con tecnología moderna y escalable.

Viafirma

Viafirma es una empresa de desarrollo de software innovadora que cuenta con una suite de productos centrados en la realización de firmas en un entorno digital. Cuenta con una trayectoria de más de 20 años de experiencia en el mercado nacional e internacional y el 100% de la tecnología que utilizan es propiedad de Viafirma.

Validated ID

Validated ID es una entidad tecnológica con vocación de prestación de servicios con seguridad jurídica en las operaciones de identificación de individuos por parte de entidades públicas y privadas que ofrece servicios de firma electrónica, identidad digital y factura electrónica.

Docusign

DocuSign ayuda a las organizaciones a conectar y automatizar los procesos de firma. Para ello ofrece eSignature, el servicio para firmar electrónicamente en prácticamente cualquier dispositivo, desde casi cualquier lugar y en cualquier momento. En la actualidad, más de un millón de clientes y más de mil millones de usuarios en más de 180 países utilizan DocuSign Agreement Cloud.

Logalty

Logalty es Prestador de Servicios de Confianza y garantiza la seguridad jurídica de las transacciones online con pruebas por interposición. Dispone de servicios de contratación electrónica así como de notificación y comunicación electrónica certificada.

Lleida.net

Lleida.net es un proveedor de servicios electrónicos de confianza y entre sus productos ofrece una amplia gama de soluciones tecnológicas que van desde la notificación electrónica y la firma electrónica hasta los procesos de validación de identidad KYC 2.0, junto con soluciones de SMS para clientes finales y mayoristas.

Yousign

Yousign es un software de ámbito europeo de firma electrónica especialmente diseñado para las pymes. Destaca por ser un tercero de confianza, autoridad de certificación y solución certificada por eIDAS, acreditaciones que garantizan la validez legal de sus firmas.

Firmafy

Firmafy es un software de firma electrónica a través de email o por SMS para empresas de cualquier tamaño desde pymes hasta la gran empresa. Firmafy actúa como tercero de confianza para garantizar la validez de las firmas y destaca porque la identidad del firmante se puede acreditar con hasta 5 evidencias electrónicas.

Docuten

Docuten apuesta por ofrecer una tasa de implantación 2,5 veces más rápida que otros agentes. Docuten ofrece los servicios de firma digital, facturación y pagos electrónicos poniendo el foco en la reducción del 50% de los costes de papeleos generados en las empresas.

Hellosign

Hellosign ahora es propiedad de Dropbox, por lo que la combinación de ambas plataformas es muy potente. Este software de firma electrónica sin esfuerzo se caracteriza por su sencillez y rapidez. Está disponible en forma de una interfaz web única, un complemento de Salesforce o una API para desarrolladores.

ilovePDF

iLovePDF es una aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. Ofrece un conjunto de herramientas que permiten editar con numerosas opciones y firmar archivos PDF en línea en cuestión de segundos. iLovePDF también ofrece un servicio de convertidor desde/a los principales formatos de Office, como Powerpoint, Excel y Word.

PandaDoc

PandaDoc es una herramienta que se caracteriza por la creación, envío, firma y seguimiento de los documentos. Incluye suscripciones electrónicas ilimitadas, integraciones de CRM listas para usar y analíticas avanzadas de documentos. Las firmas electrónicas de PandaDoc son legalmente vinculantes y no requieren ningún hardware o software especial para firmar documentos.

Eversign

Eversign permite firmar de forma segura, fácil y desde cualquier dispositivo. Está enfocado para las empresas de todas las escalas y tamaños. Como punto destacable, cuenta con un editor incorporado que brinda herramientas útiles para modificar, firmar y enviar todos los documentos en muy poco tiempo. Eversign también tiene una API REST basada en JSON bastante poderosa para automatizar las funcionalidades.

Tabla comparativa softwares de firma electrónica en 2022:

* Fuentes consultadas: Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, Capterra y websites corporativos.

Conclusión

En definitiva, tras analizar en detalle cada proveedor de firma electrónica, existe una gran variedad en el mercado, pero los aspectos más importantes que nos pueden ayudar a elegir el mejor son las funcionalidades, los tipos de firma y, a nivel de seguridad digital, aquellos reconocidos por organismos oficiales europeos que ofrecen servicios de confianza cualificados.

La plataforma de firma de Signaturit posee altos estándares de calidad y seguridad. En primer lugar, la calidad relacionada con los servicios, ya que cuenta con el catálogo más amplio de servicios de identidad digital (firma, certificado, verificación de identidad, video identificación, análisis del riesgo de crédito…) y además ofrece todos los tipos de firma disponibles en el mercado (simple, SMS, comunicación certificada, biométrica, cualificada…) con multitud de funcionalidades para facilitar su uso por parte de los trabajadores y con una excelente experiencia de firma del usuario final. 

Por otro lado, el hecho de ser fabricante de software de ámbito nacional le permite una adaptación y capacidad de respuesta superior a otros competidores, , sin olvidar el servicio profesional del equipo de soporte post venta.

Finalmente, en cuanto a seguridad, es Autoridad de Certificación lo que le confiere la capacidad de emitir y revocar certificados eliminando intermediarios como la FNMT o Camerfirma entre otros y QTSP asegurando una protección legal y jurídica.

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