Los programas de firma electrónica son muchos y variados al igual que los tipos de firma digital que existen. Atrás quedó el bolígrafo y el papel y ahora damos paso a infinidad de plataformas que funcionan de diversas maneras; desde aquellas que solicitan trazar una rúbrica sobre una pantalla, pasando por otras que incluyen un SMS de confirmación o simplemente adjuntar un certificado para firmar o validar un documento.
En general todas ellas tienen una característica en común y es la agilidad que proporciona a la hora de realizar una gestión documental, o bien, para optimizar cualquier proceso de firma en tu empresa. Sin embargo, existe un factor realmente importante que, a veces, pasamos por alto y que las diferencia. Se trata de la seguridad digital, un aspecto clave que cabe tener en cuenta también a la hora de seleccionar el programa más adecuado en función de nuestras necesidades.
¿Qué encontrarás en este post?
Desde un punto de vista jurídico, la firma electrónica es el conjunto de datos en formato electrónico anejos a otros datos, o bien, asociados de manera lógica con ellos que se recogen en un proceso de firma del firmante. Así se ve reflejado en el reglamento (UE) Nº 910/2014 bajo el marco normativo europeo del organismo eIDAS.
El objetivo de la firma electrónica es dar fe de la voluntad del firmante y puede clasificarse en tres tipos: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada. En este sentido, existen diferentes plataformas o gestores de software que permiten a las personas y empresas firmar un documento en línea con la firma electrónica.
El uso de este tipo de soluciones adquiere más popularidad cada día entre las empresas y está aumentando notablemente. De acuerdo a informes como el de Statista, se prevé que las transacciones digitales de firma crezcan un 39% y pueden alcanzar más de $9,073 millones hacia 2023.
Por todo lo que hemos comentado, el software de firma electrónica es una de las nuevas tecnologías más demandadas por las compañías hoy en día. Su éxito se debe a las numerosas funciones que ayudan a agilizar y optimizar las gestiones del día a día.
Algunas de las funciones más importantes son:
Actualmente en España encontramos diversos programas y proveedores de firma electrónica, cada uno de ellos ofrece diferentes tipos de firma y/o servicios complementarios.
A la hora de hacer una comparativa y valorar qué programa es el más adecuado para mi empresa también cabe tener en cuenta los organismos por los que está regulado y, por ejemplo, si está reconocido como QTSP Qualified Trust Service Provider, si es Autoridad de Certificación y otra serie de reconocimientos y compromisos.
A continuación nombraremos los principales softwares de firma electrónica en nuestro país:
Signaturit es prestador cualificado de servicios de confianza español siendo líder en Europa en firma electrónica. Con más de 245.000 clientes como Cepsa, Alcampo, Iberia, Idealista, etc, ofrece el catálogo más completo de soluciones de firma electrónica, desde firma con un sencillo código numérico hasta completas integraciones API a medida de los clientes.
Además, ofrece un amplio catálogo de otros servicios complementarios como gestión de notificaciones de la Administración Pública, gestor del riesgo de crédito etc que permiten reunir en un único proveedor diferentes soluciones para digitalizar cualquier tipo de empresa
Por último mencionar que por su condición de fabricante ofrece softwares de primer nivel que brindan altos niveles de seguridad y compliance con la estricta normativa europea combinados con tecnología moderna y escalable.
Viafirma es una empresa de desarrollo de software innovadora que cuenta con una suite de productos centrados en la realización de firmas en un entorno digital. Cuenta con una trayectoria de más de 20 años de experiencia en el mercado nacional e internacional y el 100% de la tecnología que utilizan es propiedad de Viafirma.
Validated ID es una entidad tecnológica con vocación de prestación de servicios con seguridad jurídica en las operaciones de identificación de individuos por parte de entidades públicas y privadas que ofrece servicios de firma electrónica, identidad digital y factura electrónica.
DocuSign ayuda a las organizaciones a conectar y automatizar los procesos de firma. Para ello ofrece eSignature, el servicio para firmar electrónicamente en prácticamente cualquier dispositivo, desde casi cualquier lugar y en cualquier momento. En la actualidad, más de un millón de clientes y más de mil millones de usuarios en más de 180 países utilizan DocuSign Agreement Cloud.
Logalty es Prestador de Servicios de Confianza y garantiza la seguridad jurídica de las transacciones online con pruebas por interposición. Dispone de servicios de contratación electrónica así como de notificación y comunicación electrónica certificada.
Lleida.net es un proveedor de servicios electrónicos de confianza y entre sus productos ofrece una amplia gama de soluciones tecnológicas que van desde la notificación electrónica y la firma electrónica hasta los procesos de validación de identidad KYC 2.0, junto con soluciones de SMS para clientes finales y mayoristas.
Yousign es un software de ámbito europeo de firma electrónica especialmente diseñado para las pymes. Destaca por ser un tercero de confianza, autoridad de certificación y solución certificada por eIDAS, acreditaciones que garantizan la validez legal de sus firmas.
Firmafy es un software de firma electrónica a través de email o por SMS para empresas de cualquier tamaño desde pymes hasta la gran empresa. Firmafy actúa como tercero de confianza para garantizar la validez de las firmas y destaca porque la identidad del firmante se puede acreditar con hasta 5 evidencias electrónicas.
Docuten apuesta por ofrecer una tasa de implantación 2,5 veces más rápida que otros agentes. Docuten ofrece los servicios de firma digital, facturación y pagos electrónicos poniendo el foco en la reducción del 50% de los costes de papeleos generados en las empresas.
Hellosign ahora es propiedad de Dropbox, por lo que la combinación de ambas plataformas es muy potente. Este software de firma electrónica sin esfuerzo se caracteriza por su sencillez y rapidez. Está disponible en forma de una interfaz web única, un complemento de Salesforce o una API para desarrolladores.
iLovePDF es una aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. Ofrece un conjunto de herramientas que permiten editar con numerosas opciones y firmar archivos PDF en línea en cuestión de segundos. iLovePDF también ofrece un servicio de convertidor desde/a los principales formatos de Office, como Powerpoint, Excel y Word.
PandaDoc es una herramienta que se caracteriza por la creación, envío, firma y seguimiento de los documentos. Incluye suscripciones electrónicas ilimitadas, integraciones de CRM listas para usar y analíticas avanzadas de documentos. Las firmas electrónicas de PandaDoc son legalmente vinculantes y no requieren ningún hardware o software especial para firmar documentos.
Eversign permite firmar de forma segura, fácil y desde cualquier dispositivo. Está enfocado para las empresas de todas las escalas y tamaños. Como punto destacable, cuenta con un editor incorporado que brinda herramientas útiles para modificar, firmar y enviar todos los documentos en muy poco tiempo. Eversign también tiene una API REST basada en JSON bastante poderosa para automatizar las funcionalidades.
| Características | Signaturit | Viafirma | Validated ID | Docusign | Logalty | Lleida.net | Yousign | Firmafy | Docuten | Hellosign | iLovePDF | PandaDoc | Eversign |
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Precio Inicial* *Precios aproximados |
30 € | Pago por consumo y bono prepago desde 40€mes | Alta + Cuenta Mensual: 75€ + 40€ |
10 € | 3,50€ | Pago por consumo: 1,43€ por documento firmado | 9€ | 14€ | 3.000€ / año | 15€ | 3,94€ | 17€ | 9€ |
| Free Trial | Sí, durante 7 días | Sí, durante 30 días | Sí, durante 15 días | Sí, durante 30 días | Sí, durante 30 días | Sí, 100 créditos | Sí, durante 14 días | Sí, durante 7 días | No | Sí, durante 30 días | Sí | Sí, durante 14 días | Sí, 5 documentos al mes y 3 documentos API |
| Tipos de Firma |
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| Legalidad | Unión Europea Estados Unidos |
Unión Europea | Unión Europea | Unión Europea | Unión Europea | Internacional | Unión Europea | Unión Europea | Unión Europea | Unión Europea Estados Unidos |
España | Unión Europea Estados Unidos |
Unión Europea Estados Unidos |
| Número de Clientes | Más de 245.000 clientes | No disponible | Más de 2.000 clientes | Más de 250.000 clientes | No disponible | No disponible | Más de 10.000 clientes en Europa | No disponible | No disponible | No disponible | No disponible | Más de 40.000 empresas | No disponible |
| Ideal para |
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| Usabilidad |  |
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| Soporte | Asistencia telefónica Help Desk Chat Asistencia 24/7 |
Asistencia telefónica Chat |
Asistencia telefónica Chat |
Asistencia telefónica 24/7 Chat |
Asistencia teléfonica Soporte plataforma |
Asistencia teléfonica Chat |
Asistencia teléfonica | Asistencia 24/7 | Asistencia telefónica Asistencia 24/7 Chat |
Asistencia telefónica Chat |
Asistencia telefónica Asistencia 24/7 Chat |
Asistencia telefónica Chat |
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| Servicios de confianza | eIDAS QTSP ISO 9001 ISO/IEC 27001 EU Trust Mark PYME INNOVADORA Indecopi e Indotel |
eIDAS QTSP ISO 9001 ISO 27001 ISO 14001 PYME INNOVADORA Seal of Excellence - EC |
eIDAS QTSP ISO 9001 ISO 27001 ISO/IEC 19794-7:2014 |
ISO 27001 SOC1 y SOC2 PCI DSS CSA STAR PROGRAM APEC PRP |
eIDAS QTSP ENS ISO 22301 ISO 27001 |
eIDAS Qualified Electronic Registered Delivery Advanced Electronic Siganture Remote Identification ISO 27001 Cross Certification Notification (UAE) Indotel |
eIDAS |
ISO 14001 ISO 9001 eIDAS |
ISO 27001 |
ISO 27001 SOC 2 de tipo II HIPAA U.E ESIGN Act EUTA eIDAS
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ISO/IEC 27001 HIPAA eIDAS |
ISO/IEC 27001 HIPAA eIDAS SOC 2 de tipo II | ESIGN HIPAA eIDAS SOC 2 de tipo II UETA |
| API | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Almacenamiento de documentos | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Autenticación | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | |
| Firmar desde el móvil | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Gestionar múltiples firmantes | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Modelos personalizables | Sí | No | No | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Recordatorios | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | No | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Registro de auditoría | Sí | Sí | No | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Otros Servicios | Verificación de firmas, Gestor riesgo crédito, notificaciones electrónicas etc. | Viafirma fortress certificados digitales y Portafirmas digital | E-Delivery, Factura electrónica y Validación de Identidad Digital | Gestión de ciclo de vida de contratos | Contratación electrónica y notificaciones electrónicas | Notificaciones electrónicas y validación de datos |
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Firma laboral y mercantil. Automatización de las facturas emitidas y recibidas. | HelloWorks, HelloFax | Organizar, Optimizar y Editar PDF | Gestión de ofertas, gestión de documentos y formularios |
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| QTSP / CA | QTSP y CA | QTSP | QTSP | No | QTSP | QTSP | QTSP y CA | QTSP | QTSP | No | No | No | No |
| Año de constitución | 2013 | 2012 | 2012 | 2004 | 2007 | 2008 | 2013 | 2019 | 2009 | 2010 | 2010 | 2013 | 2015 |
* Fuentes consultadas: Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, Capterra y websites corporativos.
En definitiva, tras analizar en detalle cada proveedor de firma electrónica, existe una gran variedad en el mercado, pero los aspectos más importantes que nos pueden ayudar a elegir el mejor son las funcionalidades, los tipos de firma y, a nivel de seguridad digital, aquellos reconocidos por organismos oficiales europeos que ofrecen servicios de confianza cualificados.
La plataforma de firma de Signaturit posee altos estándares de calidad y seguridad. En primer lugar, la calidad relacionada con los servicios, ya que cuenta con el catálogo más amplio de servicios de identidad digital (firma, certificado, verificación de identidad, video identificación, análisis del riesgo de crédito…) y además ofrece todos los tipos de firma disponibles en el mercado (simple, SMS, comunicación certificada, biométrica, cualificada…) con multitud de funcionalidades para facilitar su uso por parte de los trabajadores y con una excelente experiencia de firma del usuario final.
Por otro lado, el hecho de ser fabricante de software de ámbito nacional le permite una adaptación y capacidad de respuesta superior a otros competidores, , sin olvidar el servicio profesional del equipo de soporte post venta.
Finalmente, en cuanto a seguridad, es Autoridad de Certificación lo que le confiere la capacidad de emitir y revocar certificados eliminando intermediarios como la FNMT o Camerfirma entre otros y QTSP asegurando una protección legal y jurídica.
¿Por qué las empresas utilizan Signaturit? Conoce la opinión de quién utiliza Signaturit. Ellos son nuestros mejores embajadores. Puedes consultar diferentes opiniones de clientes de Signaturit aquí.
