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Los mejores software de productividad que aumentarán tu eficiencia

Los mejores software de productividad que aumentarán tu eficiencia

Aunque un software de productividad es habitual en el día a día de cualquier empresa o profesional, lo cierto es que no siempre es fácil elegir el más adecuado.

Por ello, en este artículo analizamos algunas de las mejores opciones disponibles en el mercado, en función de las necesidades y características que tenga cada organización o usuario.

 

¿Qué encontrarás en este post?

 

 

Definición de software de productividad

Quizás una de las características más propias del software de productividad sería su diversidad. Por tanto, no resulta fácil englobarlo en una única definición precisa y válida con carácter general.

No obstante, podríamos decir que el software de productividad es aquella categoría de programas y aplicaciones informáticas que contribuyen a la mejora de la productividad de las personas y organizaciones en su trabajo.

Como puedes ver, esta definición tan general abarca una enorme variedad de posibilidades, en función del área específica a la que se refiera cada programa o aplicación.

En este sentido, tenemos software de productividad enfocado a tareas como las siguientes:

  • Gestión de proyectos, distribución de tareas y trabajo en equipo.
  • Comunicación interna.
  • Almacenamiento, gestión y compartición de archivos.
  • Trabajos ofimáticos (procesamiento de textos, hojas de cálculo, etc.).
  • Gestión documental y firma electrónica

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Importancia del software de productividad en empresas

Sin lugar a dudas, la mejora de la productividad es uno de los objetivos primordiales para cualquier empresa. Así, conseguir mejores resultados empleando menos recursos (tiempo, esfuerzo o dinero) es una meta que siempre está presente en todo tipo de organizaciones.

En este sentido, el software de productividad, al menos si se utiliza de forma adecuada, puede convertirse en una herramienta fundamental para alcanzar ese objetivo. De este modo:

  • Dota a los usuarios de herramientas eficaces y eficientes para desarrollar sus tareas.
  • Mejora la comunicación interna de los miembros de un equipo.
  • Facilita la coordinación de personas que trabajen en un mismo proyecto.
  • Permite la asignación de tareas, el control de plazos y el seguimiento de proyectos.
  • Posibilita compartir documentos y otros recursos de forma rápida y sencilla.
  • Evita duplicidades y previene «cuellos de botella» en los flujos de trabajo.

Todo ello debería reflejarse, sobre todo, en un uso más eficiente del tiempo, permitiendo aumentar la productividad de forma significativa.

Importancia del software de productividad en empresas

 

¿Cómo elegir qué tipo de programa de productividad necesita mi empresa ?

A la hora de decidir qué programas de productividad son los más adecuados para una empresa determinada, hay que tener en cuenta distintos factores:

  • La categoría o tipo de software de productividad que se necesita. Así, no es lo mismo buscar una solución de almacenamiento y compartición de archivos en la nube, que un programa de comunicación interna, etc.

  • Las necesidades específicas de la empresa, que pueden condicionar la herramienta a elegir o el tipo de licencia.

    En particular, debemos fijarnos en parámetros como el número de usuarios que van a utilizar el software simultáneamente, la capacidad de almacenamiento requerida, el tipo de funcionalidades avanzadas que se necesitan, etc.

  • Los requisitos de integración del software de productividad en un determinado entorno preexistente. Por tanto, habrá que analizar cómo se va a integrar el nuevo programa dentro del flujo de trabajo, evaluando las opciones técnicas que mejores resultados puedan ofrecer.

    En particular, será necesario analizar cuestiones de compatibilidad, intercambio de información y cualquier otro aspecto que pueda dificultar la incorporación del nuevo programa al ecosistema software de la empresa.

  • El presupuesto disponible. Sin duda, el presupuesto puede actuar como un factor limitante a la hora de elegir un determinado software de productividad. En este sentido, no solo habría que tener en cuenta el precio de las licencias, sino los costes de consultoría o asistencia técnica que pudiera implicar la migración o integración de las nuevas herramientas.

    De hecho, en determinados casos podrían requerirse adaptaciones personalizadas que implicasen un trabajo de desarrollo o programación a medida.

  • La formación y capacidad técnica de los usuarios. Finalmente, es necesario evaluar la capacidad de los trabajadores o usuarios para adaptarse a las nuevas herramientas. En caso necesario, habría que diseñar algún plan de transición que incluyese un programa formativo ad hoc.

 

 

Ejemplos de software

Dentro del software de productividad, los ejemplos pueden ser de lo más variado. No obstante, partiendo de las categorías que mencionábamos en el primer apartado, veremos algunos de los programas más interesantes:

✔️ Herramientas para trabajo en equipo y gestión de proyectos

Quizás esta categoría es la primera en la que pensaríamos al hablar de software de productividad. Así, se trata de una tipología de programas que inmediatamente se asocian a una gestión eficiente, sobre todo cuando se trata de trabajo en equipo.

En este sentido, aquí destacan sobre todo las siguientes herramientas:

  • Trello. El sistema de tableros, listas y tarjetas de Trello se ha convertido ya en un estándar del software de trabajo en equipo. Así, se trata de una herramienta enormemente versátil, compleja y capaz, pero, al mismo tiempo, muy intuitiva. Por tanto, la curva de aprendizaje es realmente asequible, teniendo un efecto casi inmediato en la mejora de procesos.
  • Asana es una alternativa a Trello con características muy similares; por ejemplo, también podrás utilizar un sistema de tableros, además de listas y cronogramas. Aunque quizás sea un poco menos popular, permite alcanzar resultados muy similares.

Asana ejemplo de software de productividad

Imagen de Asana


✔️ Software de productividad para comunicación interna

Tanto Trello como Asana permiten una buena comunicación entre los miembros de un equipo. No obstante, si buscas soluciones de comunicación específicas, podemos destacar las siguientes:

  • Slack. Se trata de una de las herramientas de mensajería más populares en el ámbito profesional. Su versatilidad, fluidez y organización en canales permiten un trabajo ágil y siempre ordenado. Aunque quizás sea la aplicación de este tipo más utilizada, hay muchas otras alternativas que también son interesantes: Flock, Twist, Spike, etc.
  • Zoom, Google Hangouts, Skype. Estas conocidas herramientas son las hegemónicas en el software de videoconferencia. Sin duda, pueden ser grandes aliadas en la mejora de la productividad de un equipo, sobre todo cuando nos permiten sustituir a las largas reuniones presenciales.

 Software de productividad para comunicación interna

Imagen de Zoom 

 

✔️ Almacenamiento y compartición de archivos

Sin duda, el trabajo en equipo requiere la posibilidad de almacenar y compartir archivos en la nube. En este sentido, la posibilidad de trabajar sobre un mismo documento de forma simultánea, evitando duplicidades, incide directamente en una mayor productividad.

Por tanto, dejando aparte soluciones más caras o complejas, podemos destacar aquí tres conocidas herramientas, bastante similares entre sí:

  • Google Drive. Sin duda, una de sus grandes ventajas es la integración con la suite ofimática de Google.
  • Microsoft OneDrive. Para los usuarios de Windows y del paquete Office, quizás esta sería una de las elecciones más lógicas.
  • Dropbox es una alternativa también muy popular, aunque quizás no tan utilizada en el ámbito empresarial.

Imagen de Dropbox

 

✔️ Firma electrónica

Finalmente, dentro de los programas de productividad más interesantes, no podemos dejar de mencionar el software de firma electrónica como el que ofrece Signaturit. Así, en cualquier empresa se necesita contar con un sistema eficiente para gestionar la firma de documentos internos y externos para multitud casos de uso: tramitar contratos laborales, acuerdos comerciales, recabar autorizaciones legales, trámites bancarios como los mandatos SEPA, cumplir la normativa de protección de datos, etc.

En este sentido, la tradicional firma manuscrita en papel supondría un gran obstáculo para la productividad de la empresa. De este modo, además de su pésima integración en el ecosistema digital, puede generar problemas de fiabilidad, seguridad jurídica y, en particular, «cuellos de botella».

Por el contrario, la firma electrónica es rápida, fiable, ofrece plena seguridad jurídica y se integra a la perfección en el entorno digital de la organización.

 

mejores software de productividad firma electronica

 

En conclusión, podemos decir que el software de productividad se ha convertido ya en una pieza clave dentro del funcionamiento diario de cualquier empresa.

De este modo, si se elige bien y se integra de forma adecuada en el flujo de trabajo, puede tener un impacto muy significativo en la mejora de procesos y, por ende, en los resultados de la compañía.

Si aún no utilizas la firma electrónica, te invitamos a realizar una prueba gratuita y comprobar por ti mismo cómo firmar electrónicamente desde cualquier dispositivo de forma legal, fácil de usar y segura.

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