Como profesional de Recursos Humanos, sabes lo importante que es estar al tanto del cumplimiento de la normativa en las comunicaciones con los empleados cuando se trata de un cambio en las tareas de un trabajador, gestión de vacaciones, modificaciones salariales, despidos o incorporaciones.
Dado que en caso de un problema, los empleados podrían hacer reclamaciones recurriendo a la vía legal, es importante asegurarse de haber utilizado algún sistema que facilite el poder demostrar que se han cumplido las normas legales a la hora de realizar comunicaciones a los empleados.
Podrías pensar que mientras la empresas y los empleados están de acuerdo sobre el uso de WhatsApp como plataforma de comunicación, no es problema utilizar WhatsApp cuando sea necesario. Pero no ofrece garantías a la hora de demostrar que los mensajes se han recibido.
Por eso es importante utilizar emails certificados para cualquier comunicación relacionada con la empresa. Los correos electrónicos certificados se envían a través de un servidor cifrado y proporcionan una prueba legalmente válida de entrega y aceptación.
Esto garantiza si fuera necesario acudir a los tribunales cuando se han, recibido y leido los mensajes por parte del trabajador.
En este artículo, explicaremos por qué se deben utilizar emails certificados en lugar de WhatsApp para la comunicación empresarial, y cómo pueden ayudar a evitar posibles problemas legales.
¿Qué encontrarás en este post?
¿Utilizas WhatsApp para comunicarte con tu equipo? Deberías replantearte esa estrategia. Utilizar correos electrónicos certificados es una opción mucho mejor para protegerse de problemas legales.
Un email certificado es una comunicación realizada por correo electrónico que incluye los medios técnicos que garantizan la integridad y autenticidad de dicha comunicación. Por tanto, este tipo de correos ofrecen a tu empresa seguridad jurídica, trazabilidad y autenticidad adicionales.
¿Qué significa esto en la práctica? Los correos electrónicos certificados garantizan que el contenido no pueda ser alterado sin que se detecte, a diferencia de los mensajes de WhatsApp, que pueden ser fácilmente manipulados o borrados sin ninguna trazabilidad.
Los certificados también dejan claro quién es el remitente y cuándo se envió y recibió el mensaje,. Incluso permiten reconocer la fecha de envío y la fecha de recepción y apertura, teniendo una validez legal equivalente a la de los burofaxes, pero tratándose de un medio electrónico.
En resumen, los emails certificados son necesarios para proteger a la empresa de posibles problemas legales. Proporcionan pruebas fehacientes de la comunicación entre la empresa y sus empleados para evitar cualquier malentendido o disputa que pueda surgir en el futuro.
Es importante conocer tus obligaciones legales cuando te comuniques con tus empleados a través de WhatsApp. Es posible que muchos empresarios no sepan que el uso de WhatsApp para comunicaciones empresariales puede plantear algunos problemas legales.
Si tú y tus empleados utilizáis WhatsApp para comunicaciones empresariales, podrían incurrir en las siguientes responsabilidades legales:
La mejor forma de reducir estosos riesgos, es utilizar una plataforma de correo electrónico certificada a la hora de comunicarse con los empleados, ya que ayuda a mantener un flujo de comunicación organizado al tiempo que ofrece una mayor protección jurídica tanto para el empleador como para el empleado.
Puede resultar intimidante cambiar a un sistema de comunicación basado en el correo electrónico certificado, pero las ventajas superan con creces cualquier inconveniente.
Algunas claves a tener en cuenta a la hora de optar por las comunicaciones electrónicas seguras son la siguientes:
Asegúrate de que tu proveedor de correo electrónico admite protocolos seguros como MIME y SSL/TLS. Estos protocolos cifrarán tus mensajes y archivos adjuntos de forma segura, evitando que terceros no deseados vean tu información confidencial.
Al utilizar la plataforma de Signaturit, estás enviando directamente la notificación desde nuestro sistema, por lo que puedes estar tranquilo respecto a la confidencialidad y la integridad de los mensajes.
Es fundamental que el proveedor del servicio de correo electrónico certificados incluya un documento probatorio con toda la información necesaria de la operación (acciones hechas por el destinatario, tiempos, etc.).
Con la plataforma de emails certifcados de Signaturit, tras cada envío que realices, obtendrás una certificación confirmando que el destinatario ha recibido el email, que ha visto el documento y/o que ha recibido todos los documentos (dependiendo de lo que hayas elegido a la hora de mandar el email).
Cuando el destinatario haya realizado una de estas acciones, recibirás una notificación automática con el documento probatorio adjunto, con toda la información, las acciones y los tiempos.
Una vez vistas las ventajas que los emails certificados aportan enla comunicación dentro del ámbito empresarial, a veces podría no estar claro en qué casos precisos es bueno hacer uso de este tipo de comunicaciones para evitar problemas legales a la larga.
Algunos ejemplos típicos de comunicaciones en las que deberías usar sí o sí los correos electrónicos certificados son:
Los correos electrónicos certificados permiten garantizar que el correo se ha recibido, demostrar cuándo ha sido abierto, y certificar el contenido que tenía dicho correo electrónico.
Debe utilizarse un sistema de certificación que permita probar que el remitente ha recibido la notificación, de manera que pueda ser utilizado con posterioridad como prueba de que efectivamente el empleado recibió dicha notificación.
La plataforma de correo certificado de Signaturites una excelente forma de asegurar que las comunicaciones con los empleados son seguras y fiables, y de evitar disputas o problemas legales a largo plazo de una forma sencilla.
