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Posted by Marta Estudillo on 15/11/22 10:00
Sin lugar a dudas, la preservación digital es todo un reto en la actual sociedad de la información, puesto que la inmensa mayoría de documentos ya no existen en soportes físicos tradicionales, sino únicamente en formato electrónico.
Como es lógico, esto plantea una serie de desafíos relacionados con la obsolescencia del hardware, el cambio de formatos y, en definitiva, con la vertiginosa rapidez a la que evoluciona la tecnología que da soporte a la documentación digital.
En este artículo veremos brevemente cuáles son las mejores formas de preservar este tipo de documentos y qué técnicas concretas suelen utilizarse. No obstante, antes de nada, es importante aclarar la definición básica de preservación digital.
¿Qué encontrarás en este post?
En pocas palabras, la preservación digital es un conjunto de técnicas, sistemas y métodos para garantizar la conservación y accesibilidad de todo tipo de información en formato digital.
¿Y qué entendemos por «información digital»?
Básicamente, se trata de cualquier información que se contenga en un soporte digital. Por tanto, la variedad de tipos documentos es realmente amplia. Entre otros, podemos mencionar los siguientes:
Si entendemos la preservación digital en un sentido amplio, puede referirse tanto a los documentos creados directa y originariamente en formato digital, como a aquellos que tenían formato físico (papel, por ejemplo) y que fueron posteriormente digitalizados.
No obstante, la variedad de tipologías y formatos es más amplia en el caso de los documentos creados originalmente en formato digital.
Como decíamos en la introducción, uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos con este tipo de documentos es el de la preservación digital. Y es que no se trata, simplemente, de conservar el archivo, sino de garantizar que la información siga siendo accesible con el paso de los años.
Sin duda, este es el mayor problema, dado que tanto el hardware como el software evolucionan con gran rapidez, por lo que es muy frecuente encontrarse con la imposibilidad de abrir los archivos digitales o de acceder a la información que contienen.
Desde luego, este es un desafío de vital importancia para bibliotecas, archivos y otras instituciones del ámbito cultural, tal y como ha venido destacando la UNESCO durante los últimos años en todo lo que se refiere a la conservación del patrimonio digital.
Sin embargo, también lo es para empresas y profesionales, en un sentido más utilitario. Así, cualquier compañía que tenga una cierta trayectoria habrá experimentado distintas transiciones en cuanto a:
Todas estas migraciones conllevan un enorme esfuerzo técnico y económico, que muchas veces se realizaba sin suficientes conocimientos, por lo que podían perderse archivos y, en ocasiones, comprometerse la seguridad digital de la empresa.
De hecho, no hace tantos años que cuestiones tan básicas como salvaguardar la protección de datos o saber qué es un certificado digital no eran de conocimiento general en la mayoría de empresas.
En cualquier caso, cuando nos preguntamos cómo preservar la información digital, hay tres cuestiones básicas que hay que tener en cuenta:
A continuación, nos centraremos en analizar ciertas técnicas específicas para llevar a cabo los procesos de preservación digital.
Algunas de las técnicas de preservación digital más utilizadas a día de hoy son las siguientes:
En cualquier caso, más allá de las técnicas específicas de preservación digital, en el día a día, es imprescindible contar con un buen sistema de gestión de documentos con el que podamos optimizar su almacenamiento y consulta.
En este sentido, IvDoc, el software de gestión documental de Signaturit:
Por tanto, IvDoc puede ser un magnífico aliado a la hora de implementar procesos de preservación digital, con independencia del sector, tamaño y objetivos de la organización.
Si quieres comprobarlo por ti mismo, no dudes en solicitarnos una prueba de IvDoc totalmente gratuita.
