Acelera tu proceso de reclutamiento con la firma electrónica

Escrito por: Leyre Soto el 24/01/20 9:00
Leyre Soto

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El proceso de reclutamiento de un nuevo empleado suele ser una tarea muy manual que consume mucho tiempo y generalmente requiere de la participación de varios departamentos. El uso de la firma electrónica a lo largo de este proceso es un elemento que contribuye a mejorarlo y reducir los costes.

Si aún no conoces todos los beneficios que esta herramienta digital ofrece para facilitar el reclutamiento del mejor talento continúa leyendo este post. Comenzamos.

 

El reclutamiento, una etapa fundamental que hay que cuidar

El reclutamiento de personal comporta un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar vacantes que se necesitan cubrir dentro de una empresa.

Básicamente es un sistema de información, mediante el cual la empresa divulga y ofrece al mercado de recursos humanos oportunidades de empleo que pretende cubrir. Y para que sea eficaz, este reclutamiento debe atraer una multitud de candidatos suficiente para abastecer adecuadamente el proceso de selección.

En síntesis, es una actividad que tiene por objeto inmediato atraer candidatos, para seleccionar los futuros participantes de la organización.

Esta adquisición de talento ha sido la mayor preocupación de los máximos ejecutivos año tras año. Para luchar contra la grave escasez de competencias, las empresas recurren a medios innovadores de contratación. Por ejemplo, Volvo convirtió el Salón del Automóvil de Bruselas en un lugar de reclutamiento en el que los coches propulsados por IA entrevistaron y reclutaron a técnicos. Esto llevó a Volvo a cubrir las 200 vacantes en un abrir y cerrar de ojos.

 

Tipos de reclutamiento 

A continuación exponemos 2 tipos de reclutamiento del personal principalmente:

Reclutamiento de Personal Interno

Esto es cuando, existiendo determinada necesidad, la empresa trata de cubrirla mediante la promoción de sus empleados (movimiento vertical), o transferirlos (movimiento horizontal). Incluso transferirlos con promoción (movimiento diagonal).

Puede incluir:

  • Transferencia de personal
  • Promociones
  • Transferencias con promoción de personal
  • Programas de desarrollo de carrera

 

Reclutamiento de Personal Externo

En este caso, el reclutamiento se produce cuando, habiendo determinado la vacante, se pretende cubrirla con candidatos externos. Estos son atraídos mediante la aplicación de diversas técnicas de reclutamiento.

Así, el reclutamiento externo recae sobre candidatos potenciales, disponibles o colocados en otras organizaciones. Puede involucrar una o más de las siguientes técnicas:

  • Consulta a Base de Datos de candidatos que se presentaron espontáneamente o en otros reclutamientos.
  • Contactos con sindicatos y otras organizaciones laborales.
  • Contactos con universidades.
  • Escuelas, asociaciones estudiantiles.
  • Colegios profesionales.
  • Contactos con otras empresas que actúan en el mismo mercado, en términos de cooperación mutua.

 

✍️ HACKATON, una nueva estrategia de reclutamiento

Una de las tendencias recientes de reclutamiento que está ganando impulso es que las empresas utilicen hackatones para contratar talento de calidad. Aunque los hackatones son predominantemente una herramienta de crowdsourcing, en los últimos tiempos, han demostrado ser un eficaz mecanismo de contratación.

 ¿Qué es un Hackaton?

Un hackaton es un evento competitivo en el que equipos de diseñadores, desarrolladores y expertos en la materia crean soluciones para un problema específico dentro de un marco de tiempo definido. El objetivo es construir un prototipo funcional en forma de página web, una aplicación o un robot para resolver ese problema determinado.

Un ejemplo es el que organiza la firma KPMG el próximo 20 de febrero. En una sola jornada, 9 horas de trabajo, 100 participantes (80 candidatos, expertos, mentores, y recruiters), retos a resolver por equipos, expertos y mentores para ayudarte a desarrollar tu idea y un abanico inmenso de posibilidades. Más información aquí.

KPMG Talent Hackathon 2020

 

Fases clave en un proceso de reclutamiento

Para que un proceso de selección sea efectivo hay una serie de puntos que debes tener en cuenta:

1. Análisis de las necesidades de la empresa

El proceso comienza, a partir de los datos que los manager de los equipos tienen en relación a las necesidades presentes y futuras de sus equipos dentro de la organización.

Cualquier organización que desee destacar en su sector debe tener muy claro cuáles son sus necesidades de personal. Realizar un análisis cada cierto tiempo será, por tanto, muy beneficioso para la compañía. Detectar carencias en los equipos es fundamental.

2. Reclutamiento de personal

Una vez que se han detectado las necesidades de personal, el próximo paso es comenzar la búsqueda. Acudiremos a las fuentes capaces de ofrecer a la organización un número suficiente de personas adecuadas, ya sea de forma interna o externa. 

3. Recepción de las vacantes

Llegados a este punto podemos diferenciar entre el reclutamiento pasivo –cuando esperas a que los CV lleguen a la empresa  o el reclutamiento activo –cuando la búsqueda se realiza a través de las herramientas 2.0.

Si optas por un reclutamiento pasivo, debes esperar a recibir los CV de los candidatos tanto de manera online como offline. Si eliges llevar a cabo un reclutamiento activo puedes hacer una búsqueda en diferentes bases de datos como la que ofrece Linkedin.

4. Trabajos de preselección

Una vez hayas buscado los candidatos o recibidas las candidaturas, el siguiente paso es realizar una preselección. Desde el departamento de RRHH tienes que crear unos filtros, fijar unos objetivos y tener claros los perfiles a contratar.

5. Pruebas

Las personas candidatas deberán pasar una serie de pruebas con el objetivo de comprobar que reúnen las habilidades y competencias necesarias para el puesto que hay que cubrir. Estas pruebas pueden estar formadas por tests psicotécnicos, role playings u otro tipo de técnicas.

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Jugar como proceso de selección

Axa España utiliza los juegos de Knack tanto en la selección de jóvenes graduados como en procesos de desarrollo interno. Son juegos gratuitos y abiertos a cualquier persona. “Permite medir cosas que no son tan fáciles de observar en un momento dado en una entrevista de una hora, como la tolerancia a la frustración o la incertidumbre”, opina por su parte Mireya Muñoz, directora de atracción y desarrollo de talento de la aseguradora.

 

6. Entrevistas

Las entrevistas en persona o por videollamada son un procedimiento necesario que hay que llevar a cabo para conocer mejor a los candidatos. Este es uno de los pasos más importantes del proceso.

7. Decisiones después de las valoraciones

Al finalizar las entrevistas, es necesario que los preofesionales de rrhh, junto con el manager y el equipo, hagan las valoraciones oportunas de todos los candidatos para llegar a una decisión final consensuada. Tomar notas o rellenar algún tipo de ficha puede ser de gran utilidad en este punto para poner en común todas las opiniones.

8. Informar y contratar al candidato elegido

Una vez que hayas hecho tu selección, deberás informar a la persona que hayas escogido y enviarle una carta de oferta con todos los términos relativos a su nuevo puesto por escrito. Si sigue interesado en el empleo que le ofreces, cuanto antes se cierre este proceso antes se podrá incorporar y completar el proceso con éxito.

 

El reclutamiento digital, automatizar para triunfar

 

En un momento en el que la transformación digital está llegando a gran parte de las empresas y los sectores, los recursos humanos y el reclutamiento no iban a ser menos.

El reclutamiento digital no es sino utilizar las plataformas digitales a lo largo de todo el proceso de selección. Para dar a conocer la empresa, para atraer al talento, para gestionar las entrevistas, evaluar los candidatos y finalmente contratarlos. Es el denominado inbound recruiting.

El Inbound Recruiting es una técnica que permite crear una máquina de recibir candidatos cualificados continua, independientemente de si hay ofertas abiertas o no en ese momento.

El reclutamiento digital sigue los mismos pasos que un proceso de compra online. El usuario ojea, y si le convence, añade el producto a la cesta. Lo mismo con las ofertas de trabajo.



📢 MÁS INFORMACIÓN 

Webinar de Signaturit con Toni Gimeno Solans, cofundador y CMO de Talent Clue, internacionalmente conocido por ayudar a las empresas a ser más eficientes atrayendo y contratando al mejor talento. ¿Cómo? A través de la metodología de Inbound Recruiting y Employer Branding.

Si quieres dejar de perseguir al talento y empezar a atraerlo, te interesa:

 

 

¿Qué herramientas digitales automatizan los procesos de selección?

 

1. ATS

Un ATS o Applicant Tracking System es un software que brinda facilidades para la gestión de los procesos de contratación. Esto ocurre desde que surge la vacante hasta que el puesto es cubierto.

El hecho de poder trabajar desde una misma plataforma te facilitará mucho las cosas, porque no tendrás que diversificar tus esfuerzos.

La implementación de un ATS permite un eficiente seguimiento de candidatos y tareas pendientes. Eso implica tener completa visibilidad del estatus de cada proceso de selección y de cada etapa por la que pasan los candidatos. 

Factorial es una opción. Su plan gratuito permite acceder a muchas funcionalidades básicas, así como un portal del empleado, un gestor de ausencias y de documentos, mientras que la versión de pago, ofrece la posibilidad de automatizar la creación de nóminas y contratos, con un asesor laboral y legal siempre disponible, la posibilidad de descargar ficheros SEPA para pagar nóminas y la gestión de retribución flexible con productos como seguro médico, tarjeta comida, transporte, guardería o gimnasio. Todo, con la facilidad y seguridad de la nube.

          Imagen de Factorial 

 

2. Smart Videos

El uso del vídeo en el proceso de reclutamiento es una opción relativamente nueva; sin embargo, tiene un gran potencial para optimizarlo. 

Video cuestionario o Video Presentación

Con esta herramienta digital el candidato se graba así mismo respondiendo un cuestionario previamente definido (y que se puede personalizar en cada proceso). Es una manera muy eficiente de filtrar candidatos, pues al no ser presencial es un método rápido y de bajo costo.

Video entrevista

No nos referimos a una entrevista a través de Skype o una videollamada de Whastapp. Es una tecnología mucho más sofisticada y especialmente optimizada para procesos de selección de personal.

El entrevistador realiza la entrevista a través de esta plataforma, y además de quedar grabada, puede hacer uso de sus múltiples funcionalidades: etiquetar los mejores momentos, hacer comentarios, cuadros comparativos, visualizar el CV, calificar competencias e incluso compartir con otros colegas para que ellos también puedan dar su feedback sobre la performance del candidato en la entrevista.

 

3. Inteligencia Artificial

La inteligencia artificial permite automatizar muchas acciones, lo que es ideal para los procesos de reclutamiento, pues la cantidad de tareas realizadas de manera tradicional significan un importante costo en tiempo y dinero.

La inteligencia artificial (IA) permite, entre otras tareas, realizar un reclutamiento predictivo. Esto quiere decir que un reclutador puede llegar a los candidatos deseados sin realizar esfuerzo, a través de un perfil determinado por un algoritmo que facilita la búsqueda del candidato ideal. Este algoritmo automatiza el proceso de reclutamiento, pues busca en la red los atributos necesarios para la vacante, a través de las palabras clave relacionadas con esos atributos.

"Digital recruiting’: los algoritmos que están aparcando al currículum

¿De qué sirve tener millones de datos si no sé qué me quieren decir?”, se pregunta Daniel González, director creativo y de proyectos de Gestionet. Esta empresa ha desarrollado herramientas ad hoc para procesos de selección que pretenden democratizar la utilización de inteligencia artificial en este campo para que empresas pequeñas puedan utilizarla también en su búsqueda de empleados.

Kiabi ha confiado en esta metodología desarrollada por Gestionet para sus procesos de contratación de nuevas tiendas en Barcelona y Sevilla porque se adecua a su filosofía global centrada en las personas, por el impacto que tiene a nivel de marca empleadora y de cara a la experiencia para los candidatos. 

Fuente: El pais Retina




4. Firma Electrónica para el reclutamiento: de procesos lentos y costosos a la agilidad.  

Después de todo lo expuesto queda claro que las empresas dedican mucho tiempo y esfuerzo para buscar el mejor talento por lo que la burocracia que rodea al paso final, la incorporación a la organización, debe ser lo más ágil posible.

Pero la realidad es que, a pesar de la digitalización que ha vivido el sector, la recopilación de firmas en los documentos aún se mide en días y semanas, lo que hace de este proceso sea dolorosamente lento y frustrante.

Firmar documentos en papel de forma tradicional supone:

     1. Costos inflados para el papeleo

Incluidos los suministros de impresión, costos de organización, envío y almacenamiento.

     2. Velocidades de contratación lentas

Las idas y venidas de documentos se pueden dilatar días e incluso semanas. 

     3. Incapacidad para rastrear dónde están todos en el proceso

Cuando una de las partes tiene un documento, cuando está firmado, quién conoce la firma, etc.

     4. Pérdida de productividad de los empleados

Cada vez que un empleado va a la impresora para escanear o imprimir un documento, se detiene para buscar un archivo o se toma el tiempo de su día para lidiar con el papeleo desordenado, su empresa pierde una valiosa productividad.

Convencer al mejor talento para que se adhiera a su empresa ya es bastante difícil. Complicar aún más todo haciendo cosas a la antigua usanza solo puede costar a una empresa pérdida de dinero, tiempo y también del talento.

 

¿Estás dando una mala primera impresión?

Para este 2020, los Millennials constituirán el 46% de la fuerza laboral.

Esta generación ha crecido en un mundo donde cada proceso se optimiza digitalmente y todo lo que puedan desear se hace con solo hacer clic en un botón. No quieren esperar semanas para que el proceso de contratación funcione.

En un mercado donde el 86% de los reclutadores sienten que es un mercado impulsado por candidatos, y las grandes empresas mencionan la falta de talento calificado como una de las mayores barreras para ocupar puestos,  demostrar que puede crear y entregar rápidamente documentos profesionales, enviará una primera impresión a la fuerza laboral joven, talentosa y conocedora de la tecnología de hoy.

Los candidatos tienen múltiples oportunidades, por lo que es muy importante que las empresas tomen decisiones rápidamente si hay mucho interés en un candidato y les envíen ls carta de oferta en minutos.

Esta generación se ha criado en un mundo de alta tecnología, y la tecnología avanzada está tan arraigada en su vida cotidiana que realmente esperan trabajar con las últimas herramientas en el lugar de trabajo.

Está listo para enviar cartas de oferta de trabajo a sus futuros empleados. ¿Por qué hacerlos esperar hasta que tengan acceso a una impresora para revisar y firmar la carta de oferta? Permítales firmarlo instantáneamente en su ordenador portátil o dispositivo móvil.

 

Simplifica tu día a día: La firma electrónica como solución 

Papeles papeles y más papeles. ¿Te suena? Acuerdos de confidencialidad, cartas de ofertas o propuestas contractuales, documentos de prevención de riesgos laborales, etc. Todos estos documentos, que tienen que ser firmados, van de un lado a otro ocupando tiempo y espacio desgastando además la energía de los responsable que tienen que tenerlo todo en orden. 

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Esto no tiene por qué ser así. Los documentos pueden estar firmados y archivados de manera digital en cuestión de minutos, sin llamadas, desplazamientos ni posibles errores a última hora, sin olvidar que su uso ayuda a moldear una imagen positiva de la empresa en la mente de los candidatos. Actúa así como factor que diferencia a las empresas que usan esta solución de las que no.

La firma electrónica de Signaturit permite crear plantillas, enviar contratos rápidamente, firmar desde cualquier lugar y dispositivos desde el dashboard o el sistema CRM habitual a través de una sencilla integración.

 

Signaturit para simplificar todo el proceso de reclutamiento

Con Signaturit reduce todo el proceso en cuestión de minutos. Ahora, puedes crear, enviar, rastrear, modificar y firmar documentos legalmente vinculantes en cuestión de minutos desde cualquier dispositivo en todo el mundo.

 

📃Documentos a firmar en departamentos de RRHH durante el proceso de reclutamiento

     1. Carta de oferta

     2.Contrato de trabajo

     3. Anexo general contrato

     4. Copia básica del contrato de trabajo

     5. Modelo 145 IRPF

    6. Carta aclaración devengo y disfrute vacaciones

    7. Recibo información riesgos asociados a puestos de trabajo y medidas preventivas

 

✌️ Algunas de las características de la solución de firma electrónica de Signaturit son:

 

1. Crea y envía documentos en un abrir y cerrar de ojos 

Signaturit permite crear documentos rápidamente, guardar la plantilla y almacenarlos para su uso futuro inmediato.

Con Signaturit puedes:

  1. Colocar fácilmente donde desea que vayan los campos de firma electrónica
  2. Indicar que el firmante adjunte archivos necesarios para completar todo el proceso como una imagen de su dni. 
  3. Tecnología OCR para la identificación de la identidad. 
  4. Controla el orden de los firmantes y respeta así los procesos de control internos.
  5. Cree plantillas y recordatorios de firma automática para reducir significativamente el tiempo de administración de nuevas aplicaciones candidatas.

 

2. Ver y monitorear todos los documentos a través de cada etapa del proceso en tiempo real

Con el Administrador de la Bandeja de entrada, todos los profesionales del equipo de RRHH pueden examinar el estado de cada documento. Esto permite a su empresa saber exactamente en qué punto del proceso está cada documento en todo momento.

Además, mantener todos los documentos en un archivo digital ayuda a administrar las cosas mucho mejor que en el antiguo armario. Puedes ver quién ha firmado qué documento, cuáles aún deben firmar y quién podría necesitar un recordatorio de que tienen que revisar las cosas.

 

3. Flujos de trabajo sin errores

El uso de procesos automatizados permite flujos de trabajo sin errores, y la gestión de los firmantes ayuda a garantizar que los documentos no vuelvan con las firmas faltantes.

 

4. Haz tu proceso más ágil

Tomarse el tiempo para escanear, imprimir o enviar documentos es tedioso y costoso.

Al cambiar a firmas electrónicas, permite que su empresa opere en la nube. Esto le abrirá nuevas puertas y hará que su empresa sea más flexible que nunca.

Envía solicitudes, cartas de oferta, NDA y más a cualquier candidato con una dirección de correo electrónico, y haga que se completen y devuelvan en minutos.

Ahora, cualquier persona con acceso puede ver el contenido o el estado de cualquier documento, modificarlo rápidamente si es necesario y firmar de inmediato, en lugar de que ese proceso tarde días o semanas.



🚀 Cómo ISS Iberia ha digitalizado sus contratos laborales con la firma electrónica. 

 

¿Cómo mejora el proceso de reclutamiento la firma electrónica? 

 

⏰ Menos tiempo

Lo que antes necesitaba varios folios que entregar a varias personas de distintos departamentos lo que se traducía en días, ahora es únicamente un email dirigido a todas las partes involucradas en minutos.

 

🌠Empresas de trabajo temporal🌠

Reducir el tiempo de gestión documental resulta especialmente útil para las empresas de trabajo temporal. Estas empresas suelen necesitar sistemas de contratación muy rápida, para poder movilizar a muchos empleados en plazos de tiempo muy reducidos. 

Por ello, poder gestionar el papeleo relacionado con la contratación temporal en menos tiempo es claramente uno de los principales beneficios de la firma electrónica frente a la manuscrita para este tipo de empresas.



💚 Menos papel 

Por el departamento de RRHH pasa una gran cantidad de documentos a diario: nóminas, bajas, contratos, etc. Y cuanto mayor sea el tamaño de la empresa, mayor será el volumen con el peligro que supone la pérdida de alguno de ellos. 

Gracias a esta digitalización, no sólo este proceso es más fácil, sino que se ahorra mucho gasto en papel y se mejora la organización de toda esa documentación.

Esta responsabilidad con el medio ambiente repercute, una vez más, en la imagen que proyecta la empresa y tiene un resultado positivo en la percepción que tiene el resto sobre ella, ya sea un candidato o una persona ajena a la organización.

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Conclusión 

En definitiva, el uso de la tecnología ha potencializado la labor del equipo de selección en su labor de atracción de talento, permitiéndoles dedicar menos tiempo a labores operativas y más tiempo a acciones estratégicas relacionadas con marca empleadora, lo cual ayudará a la retención del talento.

La solución de firma electrónica de Signaturit ayuda a los reclutadores a realizar una de las actividades fundamentales, la contratación y la firma de todos los documentos necesarios, eliminando la necesidad de procesos de papel manuales y engorrosos, lo que aumenta la productividad, reduce los tiempos de ciclo de firma y aumenta la visibilidad y la seguridad de los documentos.

Las ventajas de realizar todo el proceso de reclutamiento de forma digital  son claras: como reducir el tiempo de registro y los errores, además de facilitar el cumplimiento.

📢 Si quieres tener de forma gráfica y muy visual todos los detalles sobre cómo la firma electrónica acelera los procesos de reclutamiento del mejor talento, no dudes en ver nuestro vÍdeo que resume todo en 2 minutos completando el siguiente formulario ⭐🙌⭐ Tranquilo, no lo tendrás que descargar para verlo ;)

📢 Ver nuestro vídeo

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Por favor, si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros enviándonos un email a info@signaturit.com o simplemente llamándonos al +34 935 511 480.

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Etiquetas: Recursos Humanos

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