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Entiende todos los protocolos de firmas en documentos

Es habitual que, en relación con el protocolo de firmas en documentos, se generen todo tipo de dudas que no siempre es fácil resolver de forma adecuada. Pensemos, por ejemplo, en la colocación de sellos, la redacción de antefirmas, la ausencia de firmantes y otras cuestiones similares.

Por ello, en este post trataremos de resolver estas y otras dudas que puedan planteársete en tu actividad profesional o personal. De este modo podrás tener siempre la plena confianza y seguridad de estar firmando de forma adecuada.

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¿Qué encontrarás en este post?

 

Por supuesto, también hablaremos de las ventajas de la firma electrónica, que resuelve la mayoría de problemas asociados a la firma manuscrita. Así, por ejemplo, otorga certeza en la identificación de los firmantes, garantiza la no alteración del texto y automatiza el protocolo de firma de documentos, entre muchas otras ventajas.

Veamos pues, cuáles son las dudas más habituales:

 

¿Qué se pone primero: la firma o el sello?

En los documentos en papel, es relativamente frecuente utilizar sellos que se estampan en el pie de firma, especialmente en el sector público. En este sentido, la práctica habitual es que el sello se coloque antes de firmar. De todos modos, esto no suele tener especial transcendencia.

En el caso de utilizar un software de firma digital, los sellos gráficos (como el logotipo de empresa y similares) suelen estar incorporados en el documento antes de firmarse.

No obstante, con la denominación de «sello» también podemos referirnos al código que se genera en el documento después de firmar electrónicamente, que puede incluir algún tipo de código de barras o QR. Como es lógico, en esos tipos de «sellos», la firma se realiza con anterioridad.

 

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¿Qué pasa si firmo un documento con otra firma?

De nuevo, este es un problema que puede evitarse con el uso de la firma electrónica. Así, el protocolo de firma de documentos mediante este sistema garantiza una mayor fiabilidad en la identificación de los firmantes.

Sin embargo, en el caso de firmas autógrafas, las falsificaciones y alteraciones están a la orden del día, pudiendo constituir un delito. Por tanto, nunca se debe firmar por otra persona (salvo autorización expresa) ni alterar la propia firma.

 

¿Qué es la antefirma en un documento?

La antefirma es, simplemente, la indicación del cargo o tratamiento que se aplica a la persona que va a firmar. Por tanto, se coloca antes de la rúbrica.

Sería el caso, por ejemplo, de expresiones como «La Directora General», «El Presidente», «El Alcalde» o similares.

¿Qué es la antefirma en un documento?

¿Cómo poner una firma en un documento?

En el caso de los documentos en formato papel, el protocolo de firma suele ser muy sencillo. Así, todos los firmantes rubrican el documento en el mismo acto y lugar, sin ser especialmente importante quién firma primero.

En el caso de los actos realizados ante notario, suele ser este funcionario el que dirige el protocolo, identificando primero a cada persona mediante su DNI, NIE o pasaporte.

Más problemas puede plantear el caso de firmas manuscritas cuando no todas las personas están presentes. Por ejemplo, puede generar algún conflicto la decisión de quién debe firmar primero, si puede trasladarse físicamente el documento para su rúbrica, etc.

En el caso de la firma electrónica esto no supone problema. Así, el sello de tiempo garantizaría la integridad del documento, dejando constancia del instante en que se plasma la firma de cada persona.

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¿Qué va primero: la firma o el nombre?

Otra duda habitual es la de dónde se coloca la firma en un documento, si se firma encima o debajo del nombre y otras cuestiones similares.

Pues bien, aunque puede haber opiniones divergentes, la regla general es que la firma se coloca antes que el nombre. Esto es especialmente claro en aquellos casos en que el nombre va precedido de la expresión «Firmado» o su abreviatura «Fdo.».

De todos modos, no suele tener especial importancia ni trascendencia legal. Por tanto, en la mayoría de casos, podrías firmar tanto antes como después del nombre sin ningún problema.

En cualquier caso, el orden más correcto sería el siguiente: antefirma (si se utiliza) - firma - nombre.

¿Cómo se le llama a una firma? Tipos de firmas

Otra cuestión que puede generar dudas en el protocolo de firmas de documentos es la propia denominación de la firma. En este sentido, algunos de los nombres que suelen utilizarse son los siguientes:

  • Firma ológrafa o autógrafa: es la que realiza el autor de su puño y letra.
  • Manuscrita: cualquier firma realizada a mano sobre papel.
  • Firma electrónica: consiste en una serie de datos electrónicos que acompañan a una determinada información, también en formato electrónico, asociada a una persona. A su vez, la firma electrónica puede ser simple, avanzada o cualificada, con importantes diferencias entre ellas. Por ejemplo, los contratos firmados con firma electrónica avanzada son legales, mientras que la firma simple puede generar dudas.
  • La firma digital es una parte de la firma electrónica. Consiste en aplicar mecanismos criptográficos al contenido de un mensaje o documento con el objetivo de demostrar que el emisor del mensaje es real (autenticación), que no puede negar que envió el mensaje (no repudio) y que el mensaje no ha sido alterado desde su emisión (integridad).
  • La firmadigitalizada consiste, simplemente, en convertir el trazo de una firma en una imagen. Por tanto, sería un tipo de firma electrónica simple. Como tal, no puede garantizar la identidad del firmante, siendo muy fácil de falsificar.

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¿Cómo debe ser la firma?

Con carácter general, podemos decir que la firma debería ser personal e intransferible, permitiendo identificar de forma clara al firmante y, por tanto, acreditar su consentimiento respecto del documento que rubrica.

En este sentido, resulta evidente que la firma manuscrita (o la electrónica simple) podrían llegar a ser problemáticas. De este modo:

  • Pueden ser fácilmente falsificadas.
  • Por tanto, podrían usarse ilegítimamente por terceras personas o alteradas por el firmante.
  • En consecuencia, podrían ser repudiadas por el supuesto firmante.

Todo ello redunda en una considerable falta de seguridad jurídica, que podría paliarse utilizando una herramienta de firma electrónica avanzada o cualificada como la que ofrece Signaturit.

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¿Qué pasa cuando una persona no puede firmar? 

En aquellos casos en que una persona no pueda firmar un documento, existen distintas opciones, con diversa validez jurídica:

  • Que firme otra persona, autorizada mediante un poder judicial o notarial. Se trata de un supuesto perfectamente legal. Por tanto, si se cumplen todos los requisitos formales, la firma del tercero tiene la misma validez que la de la persona a la que correspondería firmar.
  • Firmar por orden o por ausencia. Aunque la firma por orden está bastante extendida, es de dudosa validez si no va acompañada de un poder o autorización expresa.
  • Firmar imitando la rúbrica de otra persona es totalmente ilegal y no vincula a la persona que debería firmar. Por tanto, debería evitarse en todo caso.

¿Cuál es la firma a ruego?

Por último, en determinadas legislaciones se admite la llamada firma a ruego. Así, esta se produce cuando quien debería firmar está impedido para ello por una incapacidad temporal o permanente. En esos casos, puede rubricar otra persona en su nombre, cumpliendo los requisitos formales que indique la legislación del país en cuestión.

En definitiva, el protocolo de firmas en documentos puede generar una casuística casi interminable, sobre todo si nos referimos a la firma autógrafa en papel. Sin embargo, la utilización de la firma electrónica nos permite solventar la gran mayoría de problemas que hemos visto en este artículo.

Si quieres conocer de primera mano cómo funciona la solución de firma electrónica de Signaturit, no dudes en solicitar una prueba gratuita sin ningún compromiso. Dispondrás de 7 días para comprobar todas sus ventajas por ti mismo/a. ¡Seguro que te sorprenderá!

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