Es habitual que, en relación con el protocolo de firmas en documentos, se generen todo tipo de dudas que no siempre es fácil resolver de forma adecuada. Pensemos, por ejemplo, en la colocación de sellos, la redacción de antefirmas, la ausencia de firmantes y otras cuestiones similares.
Por ello, en este post trataremos de resolver estas y otras dudas que puedan planteársete en tu actividad profesional o personal. De este modo podrás tener siempre la plena confianza y seguridad de estar firmando de forma adecuada.
¿Qué encontrarás en este post?
Por supuesto, también hablaremos de las ventajas de la firma electrónica, que resuelve la mayoría de problemas asociados a la firma manuscrita. Así, por ejemplo, otorga certeza en la identificación de los firmantes, garantiza la no alteración del texto y automatiza el protocolo de firma de documentos, entre muchas otras ventajas.
Veamos pues, cuáles son las dudas más habituales:
En los documentos en papel, es relativamente frecuente utilizar sellos que se estampan en el pie de firma, especialmente en el sector público. En este sentido, la práctica habitual es que el sello se coloque antes de firmar. De todos modos, esto no suele tener especial transcendencia.
En el caso de utilizar un software de firma digital, los sellos gráficos (como el logotipo de empresa y similares) suelen estar incorporados en el documento antes de firmarse.
No obstante, con la denominación de «sello» también podemos referirnos al código que se genera en el documento después de firmar electrónicamente, que puede incluir algún tipo de código de barras o QR. Como es lógico, en esos tipos de «sellos», la firma se realiza con anterioridad.
De nuevo, este es un problema que puede evitarse con el uso de la firma electrónica. Así, el protocolo de firma de documentos mediante este sistema garantiza una mayor fiabilidad en la identificación de los firmantes.
Sin embargo, en el caso de firmas autógrafas, las falsificaciones y alteraciones están a la orden del día, pudiendo constituir un delito. Por tanto, nunca se debe firmar por otra persona (salvo autorización expresa) ni alterar la propia firma.
La antefirma es, simplemente, la indicación del cargo o tratamiento que se aplica a la persona que va a firmar. Por tanto, se coloca antes de la rúbrica.
Sería el caso, por ejemplo, de expresiones como «La Directora General», «El Presidente», «El Alcalde» o similares.
En el caso de los documentos en formato papel, el protocolo de firma suele ser muy sencillo. Así, todos los firmantes rubrican el documento en el mismo acto y lugar, sin ser especialmente importante quién firma primero.
En el caso de los actos realizados ante notario, suele ser este funcionario el que dirige el protocolo, identificando primero a cada persona mediante su DNI, NIE o pasaporte.
Más problemas puede plantear el caso de firmas manuscritas cuando no todas las personas están presentes. Por ejemplo, puede generar algún conflicto la decisión de quién debe firmar primero, si puede trasladarse físicamente el documento para su rúbrica, etc.
En el caso de la firma electrónica esto no supone problema. Así, el sello de tiempo garantizaría la integridad del documento, dejando constancia del instante en que se plasma la firma de cada persona.
Otra duda habitual es la de dónde se coloca la firma en un documento, si se firma encima o debajo del nombre y otras cuestiones similares.
Pues bien, aunque puede haber opiniones divergentes, la regla general es que la firma se coloca antes que el nombre. Esto es especialmente claro en aquellos casos en que el nombre va precedido de la expresión «Firmado» o su abreviatura «Fdo.».
De todos modos, no suele tener especial importancia ni trascendencia legal. Por tanto, en la mayoría de casos, podrías firmar tanto antes como después del nombre sin ningún problema.
En cualquier caso, el orden más correcto sería el siguiente: antefirma (si se utiliza) - firma - nombre.
Otra cuestión que puede generar dudas en el protocolo de firmas de documentos es la propia denominación de la firma. En este sentido, algunos de los nombres que suelen utilizarse son los siguientes:
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Con carácter general, podemos decir que la firma debería ser personal e intransferible, permitiendo identificar de forma clara al firmante y, por tanto, acreditar su consentimiento respecto del documento que rubrica.
En este sentido, resulta evidente que la firma manuscrita (o la electrónica simple) podrían llegar a ser problemáticas. De este modo:
Todo ello redunda en una considerable falta de seguridad jurídica, que podría paliarse utilizando una herramienta de firma electrónica avanzada o cualificada como la que ofrece Signaturit.
En aquellos casos en que una persona no pueda firmar un documento, existen distintas opciones, con diversa validez jurídica:
Por último, en determinadas legislaciones se admite la llamada firma a ruego. Así, esta se produce cuando quien debería firmar está impedido para ello por una incapacidad temporal o permanente. En esos casos, puede rubricar otra persona en su nombre, cumpliendo los requisitos formales que indique la legislación del país en cuestión.
En definitiva, el protocolo de firmas en documentos puede generar una casuística casi interminable, sobre todo si nos referimos a la firma autógrafa en papel. Sin embargo, la utilización de la firma electrónica nos permite solventar la gran mayoría de problemas que hemos visto en este artículo.
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