¿Qué debes considerar al evaluar dos soluciones distintas de firma electrónica?

Escrito por: media el 15/09/15 9:00

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Todas las empresas que ya están llevando a cabo su transformación digital se plantean en un momento u otro implementar soluciones de firma electrónica para mejorar y agilizar sus procesos de gestión y la productividad de sus empleados. La firma electrónica es una herramienta tan fundamental y tan útil para llevar a cabo cualquier proceso de firma -contratos con proveedores o clientes, contratos laborales, mandatos SEPA, etc- que sin ella la digitalización no sería completa.

Ante las diferentes soluciones de firma electrónica que existen actualmente en el mercado, es importante considerar lo siguiente antes de decantarse por una u otra opción:

Este post también está disponible en inglés.

1. Fácil de usar.

Es imprescindible comprobar que el proceso necesario para llevar a cabo una firma electrónica, o para enviar un documento a firmar, es lo más simple e intuitivo posible. Sea cual sea la experiencia previa de un usuario con este tipo de herramientas, el flujo debe ser muy sencillo y rápido de completar.

2. Sin necesidad de descargar ni instalar ningún programa.

Ante cualquier solución de firma electrónica hay que valorar que no requiera la descarga o instalación de ningún programa adicional en el disco duro. No interesan plataformas que consumen recursos propios (espacio en el disco) y que no están a la altura de los nuevos tiempos tecnológicos (software en la nube).

3. Movilidad.

Teniendo en cuenta que, sólo en Europa, más de la mitad de las conexiones a internet se producen a través de smartphones1, y que cada vez más actividades y tareas laborales se realizan a través de estos dispositivos, es importante asegurarse de si la solución que estamos considerando es responsive, es decir, ¿está adaptada para poder firmar con facilidad desde el teléfono móvil?

4. Trazabilidad de las fases y control de firmas.

Es importante que una solución de firma electrónica permita realizar un seguimiento del proceso de firma: recepción, apertura y firma del documento. De este modo se puede controlar fácilmente que el firmante ha recibido y ha firmado el documento, sin necesidad de tener que invertir tiempo en realizar seguimiento por teléfono o email para comprobarlo.

5. Máxima automatización posible.

Cualquier solución de firma electrónica que facilite la automatización de procesos mediante la integración vía API debe de ser tenida en cuenta a la hora de escoger plataforma. En el caso de Signaturit, la integración vía API es la medida idónea para todas aquellas empresas que necesiten incorporar el proceso de firma dentro de su flujo interno de procedimientos -es decir, quieren evitar que el firmante tenga que abandonar la plataforma de la empresa para firmar el documento-. Además de no perder clientes en el proceso de firma, esta opción permite ahorrar tiempo a los empleados y repercute en una mayor productividad del departamento.


6. ¿Firmas únicas o copy-paste?

No todas las soluciones de firma electrónica proporcionan las garantías adecuadas que hacen que una firma sea realmente personal e intransferible, y, por tanto, imposible de copiar. Al valorar diferentes plataformas, hay que asegurarse de que éstas no “almacenen” las firmas -es decir, que no se pueda hacer copy-paste-, sino que cada vez que es necesario firmar un documento, el firmante lo haga de forma expresa para el mismo, sin recurrir a ningún archivo almacenado.


7. ¿Ya sabes que la firma electrónica simple y la avanzada no son iguales?

Existen muchas soluciones que ofrecen firmas electrónicas simples que, a diferencia de las avanzadas, tienen menor valor legal. El motivo es que una firma electrónica avanzada debe cumplir con una serie de requisitos, según se establece en el Reglamento (UE) Nº 910/2014, y éstos son los que definen el segundo nivel de seguridad:

  • tiene que estar vinculada de forma única a un determinado firmante
  • tiene que permitir la identificación del mismo
  • tiene que haber sido creada por un medio bajo control exclusivo del firmante
  • tiene que permitir al firmante detectar cualquier cambio ulterior de su firma.

La firma electrónica que ofrece Signaturit es avanzada, puesto que cumple con todos los requisitos exigidos por la normativa europea.


8. ¿Se adaptan a tu imagen corporativa?

Es muy interesante considerar la opción de personalizar una plataforma de firma electrónica con la imagen corporativa de la empresa. El logo es un reflejo visual de la cultura y los valores corporativos, y cualquier detalle que permita cuidar y fomentar esos valores contribuye a reforzar todo el trabajo de branding que la empresa realiza en otras áreas. Al fin y al cabo, se trata de transmitir una imagen corporativa sólida y coherente.

Esperamos que todas estas apreciaciones os ayuden a tomar una decisión sobre qué herramienta de firma electrónica conviene más a vuestra empresa. Si queréis probar Signaturit, podéis hacerlo de forma gratuita durante 14 días

Este post también está disponible en inglés.

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1. http://gsmamobileeconomy.com/europe/GSMA_ME_Europe_2014_read.pdf

 

Etiquetas: Firma Electrónica

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