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Qué es un Burofax electrónico y para qué sirve

Qué es un Burofax electrónico y para qué sirve

Enviar un burofax electrónico es un proceso sencillo, rápido y económico con plena validez legal diseñado para todo tipo de empresas y profesionales.

En este post te contamos qué es un burofax online, para que sirve, su validez legal y cómo enviarlo a través de Signaturit. 

 

¿Qué encontrarás en este post?

 

¿Qué es un burofax online?

El burofax electrónico es una comunicación electrónica con plena validez legal en la que una tercera parte, ajena a la comunicación, da fe de que se ha producido esa comunicación. 

Las comunicaciones electrónicas convencionales son fácilmente manipulables. Eso supone que sea muy sencilla la impugnación, en un procedimiento judicial, de una comunicación electrónica sin certificar.

En concreto, el burofax electrónico es un servicio que permite transmitir datos entre terceras partes por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos, y que protege los datos transmitidos frente a los riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada.

La certificación reduce ese riesgo, al existir una tercera parte que acredita el contenido y el momento de la comunicación. Y para acreditar ese contenido, el tercero de confianza aporta un documento donde se incluyen una serie de medidas técnicas que evita la discusión sobre los datos allí contenidos. Además, el certificado está firmado digitalmente por la compañía e incluye un sello de tiempo emitido por una autoridad de certificación.

Signaturit actúa como tercero de confianza, validando esta comunicación de email certificado.

El Ministerio de Economía y Empresa, en su página web, lleva a cabo un registro y publicación tanto de los prestadores de servicios de confianza cualificados de los que Signaturit forma parte.

 

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Para qué sirve un burofax electrónico

 

El burofax electrónico es utilizado tanto por individuos como por grandes organizaciones, que desean tener evidencias seguras para eliminar o minimizar los posibles riesgos legales y financieros que puedan enfrentar en el futuro.

Es una perfecta medida preventiva, por si acaso, en el futuro tenemos una disputa legal. Con el burofax electrónico contaríamos con una fuerte evidencia legal de nuestras comunicaciones por correo electrónico, garantizándonos una ventaja legal. 

Sirve por tanto para el caso de que las autoridades requieran una prueba de la comunicación y demostrar que el destinatario ha recibido el correo electrónico.

 

Un 87% en ahorro en gastos de envío es lo que consiguen las empresas que ya usan el email certificado en lugar del burofax.

 

Los casos de uso más comunes son: 

    • Envío de facturas, recibos, comprobantes de pago enviados (útil para la prevención del fraude:  fraude amigable/devolución de cargo)
    • Envío de contratos, acuerdos comerciales, cartas de rescisión, etc.
    • Envío de información precontractual (pólizas de seguros, préstamos, etc.)
    • Proteger la autoría de propuestas/proyectos (protección de los derechos de propiedad intelectual)
    • Cancelación de suscripciones, contratos, pólizas, servicios, etc.
    • Envío de avisos de cobro de créditos y deudas, devoluciones, impagos, retrasos en los pagos, etc.
    • Comunicaciones oficiales a empleados, proveedores, clientes, socios, inversores, etc.
    • Notificaciones de terminación/despido
    • Registro de todas las notificaciones de servicio al cliente, quejas, reclamos y casos de incidentes (correos electrónicos entrantes y salientes)
    • Notificaciones de GDPR, actualizaciones de políticas, consentimiento expreso (notificaciones de GDPR y DPO)
    • Avisos legales en procesos judiciales, comunicaciones entre abogados/procuradores, cartas de demanda, reclamos, quejas, Avisos de Privacidad, etc.
    • Convocatoria a junta general, consejo de inversores, consejo de directores, etc.
    • Comunicaciones de RR.HH. entre empresa y empleados (avisos, advertencias, contratos, políticas, etc.)
    • Comunicaciones corporativas

Ventajas del email certificado

 

Cómo enviar un burofax online

 

Enviar un burofax online muy fácil. Solo tienes solicitar una prueba gratuita de nuestra herramienta, ir a la barra lateral del dashboard y hacer click en "Nuevo envío":

 

Cómo enviar un burofax online 1

 

Selecciona "Email Certificado" del tipo de envío:

Cómo enviar un burofax online 2

 

Rellena los campos, configura tu email y adjunta los archivos necesarios. Por último, escoge lo que deseas certificar:

    • que el usuario ha recibido el email.
    • que el usuario ha abierto el email.
    • que el usuario ha visto los documentos.
    • que el usuario ha abierto todos los documentos.
    • que el usuario se ha descargado el documento.
    • que el usuario se ha descargado todos los documentos.

Cómo enviar un burofax online 3

 

Haz click en "Enviar documento" y ya está.

Una vez el destinatario haya completado alguna de las acciones descritas anteriormente, recibirás un email automático con el documento probatorio adjunto.

Desde el dashboard también tendrás acceso a los documentos enviados, podrás ver las últimas acciones o eventos y podrás descargar el documento probatorio.

 

 

 

Validez legal del burofax electrónico

 

A nivel de la Unión Europea, la validez y los efectos legales del servicio de entrega electrónica certificada, donde se incluye el burofax electrónico, se encuentran regulados por el Reglamento (UE) Nº910/2014, de 23 de julio, regulador de la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

Este Reglamento, que es directamente aplicable en España y en toda la UE, establece los requisitos mínimos para considerar válida a la entrega electrónica certificada, así como sus efectos legales.

El Reglamento le otorga los siguientes efectos jurídicos en base a lo dispuesto por su artículo 43:

“A los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.”

Por lo tanto, el servicio de burofax electrónico tiene plena validez legal y debe ser aceptado como prueba en juicio en todos los países miembros de la Unión Europea donde tiene plena vigencia el Reglamento (UE) 910/2014.

 

Validez legal del burofax electrónico

 

Signaturit como proveedor de servicios de confianza de Burofax Electrónico

Signaturit es un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado autorizado a prestar servicios en toda la Unión Europea de la misma manera, ya que cuenta con las certificaciones necesarias para poder hacerlo

El servicio de entrega electrónica certificada de Signaturit permite enviar comunicaciones, notificaciones y mensajes a terceros, emitiendo Signaturit en todos los casos un documento probatorio que indicará lo siguiente:

  • Nombre y dirección de mail del remitente
  • Nombre y dirección de mail del destinatario
  • Fecha y hora de envío de la comunicación
  • Fecha y hora de entrega de la comunicación
  • De corresponder indicará si se han abierto y/o descargado los archivos adjuntos a la entrega electrónica certificada.

En otras palabras, la entrega electrónica certificada de Signaturit constituye una prueba fehaciente de los siguientes extremos:

  • La efectividad de la transmisión del correo electrónico.
  • La recepción de dicha comunicación por parte del destinatario.
  • La integridad del contenido, asegurando su absoluta inalterabilidad.
  • Las fechas y horas exactas de envío y recepción del correo electrónico.


En definitiva, y como has visto,  se puede concluir que en la Unión Europea, el servicio de email certificado tiene validez legal y causa plenos efectos jurídicos como prueba en los procesos judiciales.

Asimismo, Signaturit es un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado autorizado a prestar servicios en toda la Unión Europea de la misma manera, ya que cuenta con las certificaciones necesarias para poder hacerlo.

Si quieres comprobar la utilidad de este servicio de burofax online sin costes, puedes solicitar una prueba gratuita de nuestra herramienta, sin ningún compromiso.

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