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Aunque el Burofax es un sistema de comunicación bastante conocido a día de hoy, todavía persisten ciertas dudas en muchas personas acerca de su funcionamiento, sus efectos jurídicos y su utilidad real en la práctica.

A esto se suma la posibilidad que tenemos actualmente de utilizar el Burofax online para remitir comunicaciones de forma mucho más sencilla e inmediata, como si fuesen un simple correo electrónico, pero con los mismos efectos jurídicos frente a terceros que un Burofax tradicional.

Por ello, en este artículo veremos qué es un Burofax, cuáles son sus características distintivas, para qué sirve y en qué casos conviene utilizarlo.

¿Qué es un burofax?

En pocas palabras, el Burofax es un medio de envío de comunicaciones urgente y que permite acreditar:

  • Las fechas de envío y recepción.
  • La identidad del emisor y del receptor.
  • El contenido del documento enviado.

Así, el Burofax puede servir de prueba fehaciente de todas estas circunstancias frente a cualquier tercero.

En cuanto al origen de este sistema de comunicación, en España se trata de una marca registrada de la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos. De hecho, su denominación se debe a que, en un principio, estas comunicaciones se remitían por fax, acudiendo personalmente el remitente a una oficina de Correos.

Sin embargo, a día de hoy, existen muchos otros servicios alternativos al Burofax de Correos, con idénticas o mejores características funcionales y los mismos efectos jurídicos frente a terceros.

Así, entre otras cosas, ya no es necesario acudir presencialmente a una oficina para enviar un Burofax, ni se requiere la utilización de papel en ningún momento del proceso, como luego veremos.

¿Para qué sirve un Burofax?

La principal utilidad que nos proporcionan los Burofaxes es la de ofrecernos un sistema de comunicación:

  • Urgente.
  • Sencillo de utilizar.
  • Relativamente barato.
  • Que puede dejar constancia de la recepción de la comunicación, de la identidad del destinatario y de la fecha de entrega.
  • Que sirve de prueba fehaciente frente a terceros.

Por tanto, para cualquier comunicación que requiera este tipo de características, el Burofax puede ser una muy buena alternativa, especialmente si la comparamos con sistemas tradicionales como el correo certificado en papel.

Además, como decíamos en el anterior apartado, el hecho de que ya exista la posibilidad de utilizar el Burofax online o en formato electrónico, hace que este sistema gane todavía más atractivo, al no requerir la presencia física del emisor en una oficina de Correos para realizar el envío.

En cualquier caso, veamos algunos supuestos habituales en los que los Burofaxes pueden resultar útiles.

Cuándo utilizar un Burofax

Los posibles casos de uso del Burofax son muchos y muy variados, por lo que resultaría imposible hacer un repaso exhaustivo de todas las posibilidades. De todos modos, podemos ver algunos de los más habituales en la práctica:

  • Reclamación de todo tipo de impagos, como por ejemplo:
    • Nóminas
    • Facturas
    • Recibos de servicios o suministros
    • Alquileres
    • Cuotas de comunidad
  • Envío de convocatorias o de actas de reuniones, como pueden ser:
    • Juntas de accionistas de una empresa
    • Reuniones de comunidades de vecinos
    • Sesiones de órganos colegiados en administraciones públicas
  • Solicitudes de baja de todo tipo de servicios o suministros, como teléfono, internet, televisión, electricidad, gas, seguros, etc.
  • Reclamaciones en relación con la protección de la propiedad intelectual o industrial.
  • Comunicaciones de tipo laboral, como:
    • Inicio, modificación o finalización de contratos
    • Despidos
    • Advertencias, reclamaciones o sanciones
  • Comunicaciones en contratos de alquiler distintas del impago, entre inquilino y propietario. Por ejemplo, para solicitar una reparación, comunicar la intención de finalizar el contrato, actuaciones en relación con la fianza, etc.
    • Reclamaciones y comunicaciones bancarias, ya sean de la entidad hacia el cliente o viceversa. Por ejemplo, para la reclamación de importes adeudados, requerimiento de información, rescisión de contratos, etc.
    • Reclamaciones en el área de consumo. Por ejemplo, a compañías suministradoras, líneas aéreas u otros medios de transporte (por cancelaciones, retrasos, extravíos de equipaje, etc.), por productos defectuosos, interrupciones del servicio, etc.
    • Comunicaciones en el sector público, tales como:
      • Requerimientos
      • Trámites en procedimientos laborales
      • Envío o solicitud de documentación en procedimientos de contratación pública (obras, servicios, suministros, consultoría, etc.)

Al ofrecer una prueba fehaciente del envío de este tipo de comunicaciones (y muchas otras), el Burofax puede ser utilizado como prueba en juicio si el conflicto llegase a la vía jurisdiccional.

Cómo enviar un Burofax

Tal y como hemos dicho, es muy distinto el sistema de envío de un Burofax tradicional y el que puede realizarse por medios electrónicos. Los explicamos brevemente por separado:

1. Proceso de envío de un Burofax tradicional

Básicamente, para remitir un documento por el sistema de Burofax tradicional, debían seguirse estos pasos:

  • Generar e imprimir el documento en papel.
  • Llevarlo en mano a una oficina de Correos o de alguna otra empresa que ofreciera este servicio.
  • Solicitar y pagar el servicio de envío de Burofax en el mostrador.
  • Recoger el resguardo acreditativo del envío realizado, también en formato papel.

Como puede verse, era un procedimiento relativamente tedioso, ineficiente y que requería desplazarse físicamente a la oficina para tramitarlo, así como el archivo de documentos en papel.

Todo esto se ha corregido gracias a la tramitación online o por vía electrónica de los Burofaxes. Veamos en qué consiste.

2. Cómo se envía un Burofax electrónico

El proceso de envío de un Burofax online de Signaturit es el siguiente.

  • Accede al dashboard de Signaturit.
  • Selecciona la opción «nuevo envío» y, dentro de ella, la modalidad de «E-mail certificado».
  • Completa todos los datos de remitente, contenido y archivos adjuntos.
  • Haz clic en «Enviar documento».

Cuando el destinatario reciba el mensaje o realice alguna de las acciones indicadas (abrir el e-mail, ver los adjuntos, etc.), recibirás automáticamente un correo electrónico con el documento probatorio adjunto.

¿Qué es un Burofax online?

El Burofax electrónico es una comunicación electrónica con plena validez legal en la que una tercera parte, ajena a la comunicación, da fe de que se ha producido esa comunicación.

Las comunicaciones electrónicas convencionales son fácilmente manipulables. Eso supone que sea muy sencilla la impugnación, en un procedimiento judicial, de una comunicación electrónica sin certificar.

En concreto, el Burofax electrónico es un servicio que permite transmitir datos entre terceras partes por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos, y que protege los datos transmitidos frente a los riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada.

La certificación reduce ese riesgo, al existir una tercera parte que acredita el contenido y el momento de la comunicación. Y para acreditar ese contenido, el prestadores de servicios electrónicos de confianza aporta un documento donde se incluyen una serie de medidas técnicas que evita la discusión sobre los datos allí contenidos. Además, el certificado está firmado digitalmente por la compañía e incluye un sello de tiempo emitido por una autoridad de certificación.

Signaturit como proveedor de servicios de confianza de Burofax Electrónico

A nivel de la Unión Europea, la validez y los efectos legales del servicio de entrega electrónica certificada, donde se incluye el Burofax electrónico, se encuentran regulados por el Reglamento (UE) Nº910/2014, de 23 de julio, regulador de la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

Signaturit es un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado autorizado a prestar servicios en toda la Unión Europea.

Signaturit actúa como tercero de confianza en el envío de Burofax online, que es un email certificado en esencia.

El servicio de entrega electrónica certificada de Signaturit permite enviar comunicaciones, notificaciones y mensajes a terceros, emitiendo Signaturit en todos los casos un documento probatorio que indicará lo siguiente:

  • Nombre y dirección de mail del remitente
  • Nombre y dirección de mail del destinatario
  • Fecha y hora de envío de la comunicación
  • Fecha y hora de entrega de la comunicación
  • De corresponder indicará si se han abierto y/o descargado los archivos adjuntos a la entrega electrónica certificada.

En otras palabras, el Burofax electrónico de Signaturit constituye una prueba fehaciente de:

  • La efectividad de la transmisión del mensaje electrónico.
  • La recepción de dicha comunicación por parte del destinatario.
  • La integridad del contenido, asegurando su absoluta inalterabilidad.
  • Las fechas y horas exactas de envío y recepción del correo electrónico.

Si quieres comprobar la utilidad de este servicio de Burofax online sin costes, puedes solicitar una prueba gratuita de nuestra herramienta, sin ningún compromiso.