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¿Qué es un email certificado?

¿Qué es un email certificado?

Los servicios de email certificado combinan la rapidez, comodidad y sencillez del correo electrónico con la seguridad jurídica que otorga el burofax o un envío por correo postal certificado.

Sin duda, se trata de una herramienta de gran utilidad para cualquier empresa o profesional que quiera aprovechar al máximo las ventajas del entorno digital. 

Descubre en este artículo qué es un email certificado, las ventajas que ofrece y cómo enviarlo gracias a Signaturit.

 

¿Qué encontrarás en este post?

 

¿Qué es un correo certificado?

De forma muy sencilla, podemos decir que un email certificado no es más que una comunicación realizada por correo electrónico que garantiza la integridad y autenticidad de dicha comunicación.

Por tanto, como decíamos al inicio, este tipo de correos electrónicos certificados pueden sustituir a cualquier comunicación por burofax o por correo certificado.

Para ello, en el proceso de envío de un email certificado intervienen tres partes:

  • El emisor del correo electrónico, es decir, la persona o entidad que lo envía.
  • El receptor de esa comunicación vía email.
  • Un tercero de confianza, es decir, un prestador de servicios de certificación, como sería el caso de Signaturit.

De este modo, el correo electrónico certificado constituye una prueba fehaciente de los siguientes extremos:

  • La efectividad de la transmisión del correo electrónico.
  • La recepción de dicha comunicación por parte del destinatario.
  • La integridad del contenido. Aquí nos referimos tanto al texto del email propiamente dicho, como a los documentos adjuntos que, eventualmente, puedan incluirse.
  • Las fechas de envío y recepción del correo electrónico.
La identidad del remitente y del destinatario, incluyendo sus respectivas direcciones IP.

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Ventajas del email certificado

 

1. Rapidez 

Así, el proceso de envío de un correo electrónico certificado es igual de rápido que el de un email convencional.

Con Signaturit podemos enviar correos electrónicos certificados, similares al conocido como burofax, de manera rápida y fácil y con un coste inferior.

Ricardo Torres, Socio de [A]CODE Abogados

2. Facilidad de uso

Las herramientas de envío de mails certificados son muy sencillas de utilizar, por lo que no requieren ningún tipo de cualificación técnica específica. Si sabes enviar un correo electrónico normal, sabrás enviar un email certificado.

 

3. Ahorro de costes

Sin duda, en la inmensa mayoría de casos, el coste de las aplicaciones de envío de correos electrónicos certificados es mucho menor que el que supondría la remisión de burofaxes o de cartas certificadas.

Un 87% en ahorro en gastos de envío es lo que consiguen las empresas que ya usan el email certificado en lugar del burofax.

 

4. Valor probatorio

Como veremos en el siguiente apartado, la remisión de comunicaciones mediante email certificado tiene plena validez legal y así ha sido admitido en el ámbito judicial. No obstante, como es lógico, para ello debe venir avalada por un prestador de servicios de certificación debidamente acreditado.

 

5. Beneficios medioambientales

Como es lógico, la sustitución de los envíos de cartas certificadas por estos correos electrónicos certificados supone un evidente beneficio medioambiental. Así, no solo se evita el uso de tinta y papel, sino que se eliminan totalmente los costes asociados al transporte.

 

Ventajas del email certificado

 

Correo electrónico certificado y su validez legal

A día de hoy, el mail certificado tiene plena validez como medio para acreditar fehacientemente cualquier comunicación realizada por esta vía.

En este sentido, la Ley de Enjuiciamiento Civil ya admitía las comunicaciones realizadas por medios electrónicos en determinadas circunstancias. Así se establecía en su artículo 162.

Sin embargo, el espaldarazo definitivo a la validez de estas herramientas ha llegado por la vía judicial. De este modo, es el propio Tribunal Supremo quien reconoce, ya en un auto de 2013, la plena validez de este tipo de notificaciones electrónicas.

En este sentido, el email certificado tiene un valor probatorio superior al de un correo electrónico normal. Así, los emails ordinarios podrían aportarse como prueba en un juicio, pero su validez debe ser evaluada por el juez o tribunal, a la vista de las circunstancias del caso.

Así, es probable que se requiera la intervención de un perito especializado en informática, que pueda o no acreditar la realidad de esa comunicación.

Sin embargo, en el email certificado la validez legal se acredita de forma inmediata. De este modo, por sí mismo y sin necesidad de documentos adicionales o la intervención de peritos, es prueba fehaciente de todos los elementos que mencionábamos en el apartado anterior.

Por tanto, quedará probado ante el juez o tribunal que el destinatario recibió el correo en una fecha determinada, acreditándose así mismo el contenido de dicha comunicación. Sin duda, las implicaciones legales y prácticas de esta doctrina judicial son importantísimas.

Correo electrónico certificado y su validez legal

 

¿Cómo enviar un mail certificado?

El proceso de envío de un email certificado no presenta ninguna dificultad. Es cierto que el procedimiento concreto puede variar ligeramente, en función de quién sea el prestador de servicios de certificación y las herramientas que utilice, aunque siempre será similar.

En cualquier caso, lo único que se requiere es acceder a una aplicación específica para el envío de correos electrónicos certificados, introducir el email del destinatario e incluir el contenido de la comunicación. Por supuesto, también es posible adjuntar otros documentos al contenido del correo.

Esta es la sencilla mecánica que se utiliza en la plataforma de correos electrónicos certificados de Signaturit. No obstante, si ya utilizas algún software de gestión, también puedes integrar esta herramienta en tu aplicación principal, para gestionar todos tus envíos desde un solo lugar y sin cambiar de plataforma.

 

 

Email certificado gratis

Como hemos dicho, una de las ventajas del mail certificado respecto de otros medios de notificación es su menor coste.

No obstante, dado que requiere la intervención de un prestador de servicios de certificación, así como el uso de una herramienta software específica, no es un servicio gratuito

De todos modos, si quieres comprobar la utilidad de este servicio de email certificado sin coste, puedes solicitar una prueba gratuita de nuestra herramienta, sin ningún compromiso. De este modo tendrás acceso a las siguientes prestaciones totalmente gratis:

  • Enviar emails certificados.
  • Enviar documentos para su firma.
  • Crear plantillas de documentos.
  • Crear notificaciones y recordatorios.
  • Invitar a más usuarios.
  • Probar la firma electrónica.

 

En definitiva, y como has visto, el email certificado es una herramienta perfecta para trasladar el valor probatorio de un burofax o de una carta certificada al dominio digital.

De este modo, con un coste realmente asequible y sin complicaciones técnicas, podrás agilizar todas las comunicaciones de tu empresa sin perder ni un ápice de validez a efectos legales.

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