¿Qué es la firma electrónica? Top 5 usos para pymes

A pesar de que algunos se pregunten ¿qué es la firma electrónica? está herramienta digital se ha convertido en esencial para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a crecer. Esta solución ayuda a las pymes a operar de manera más eficiente, ahorrándoles tiempo y dinero. Las empresas pueden firmar nuevos acuerdos y obtener contratos firmados online en una fracción del tiempo que lleva usando procesos en papel obsoletos, tediosos y lentos.

Estas ganancias de productividad obtenidas gracias a la firma electrónica pueden marcar una gran diferencia en un mercado globalizado altamente competitivo, especialmente en el contexto de la crisis que estamos experimentando actualmente relacionada con Covid-19.

¿Qué encontrarás en este post?

• • ¿Qué es la firma electrónica?

  • La firma electrónica para pyme: Haz más en menos tiempo

• • Top 5 Casos de uso de la firma electrónica en pymes

  • Conclusión, la firma electrónica ayuda a que tu negocio funcione mejor

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica igual que la manuscrita, busca asegurar la identidad de una persona, y constituye una prueba del consentimiento, vinculación y aprobación de la información contenida en un documento, pero en formato electrónico.

La forma de la "marca" o cómo fue creada no es importante. Lo importante es probar quién hizo la marca y que el documento no se modificó posteriormente.

Según el Reglamento (EU) Nº 910/2014, que define y regula las firmas electrónicas en la Unión Europea y ya hemos mencionado, la firma electrónica son los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar".

Fuente: Portal Administración Electrónica del Gobierno de España

El proceso básico que se sigue para la firma electrónica es el siguiente:

• El usuario dispone de un documento electrónico (una hoja de cálculo, un pdf, una imagen, incluso un formulario en una página web) y de un certificado que le pertenece y le identifica.
• La aplicación o dispositivo digital utilizados para la firma realiza un resumen del documento. El resumen de un documento de gran tamaño puede llegar a ser tan solo de unas líneas. Este resumen es único y cualquier modificación del documento implica también una modificación del resumen.
• La aplicación utiliza la clave privada para codificar el resumen.
• La aplicación crea otro documento electrónico que contiene ese resumen codificado. Este nuevo documento es la firma electrónica.

El resultado de todo este proceso es un documento electrónico obtenido a partir del documento original y de las claves del firmante. La firma electrónica, por tanto, es el mismo documento electrónico resultante.

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La firma electrónica para pymes: Haz más en menos tiempo

No es un secreto, las pequeñas y medianas empresas (pymes) a menudo carecen de recursos internos para funciones de apoyo, como recursos humanos, servicios administrativos, servicio legal, etc. Es por eso que es esencial para ellos racionalizar y automatizar tanto como sea posible todos los procesos administrativos, como los procesos de contratación, para no interferir en el tiempo dedicado a las funciones clave de la empresa: desarrollo comercial, servicio al cliente. 

Ya sea para la firma de cotizaciones, contratos con proveedores de servicios, contratos de trabajo o incluso acuerdos de confidencialidad, la firma electrónica mejorará la productividad del equipo, por varias razones:

• Reducción tareas administrativas que requieren mucho tiempo relacionadas con la gestión de documentos en papel: no es necesario imprimir, escanear, enviar por correo.
• Automatización del proceso: el monitoreo comercial automatizado será posible gracias a las funcionalidades de devolución automática de llamadas. Con Signaturit, puede configurar, por ejemplo, un recordatorio automático de firma después de 7 días si el documento aún no está firmado. Si envía una cotización, también puede agregar una fecha de vencimiento a su documento si su oferta es limitada en el tiempo. También se pueden automatizar otras tareas: generación de contratos, envío entre firmantes, archivo ...
• Aceleración del proceso de contratación: las acciones "manuales" se reducen al máximo, se evitan retrasos innecesarios. Los contratos y documentos se firman más rápido digitalmente que en papel. 

Esto liberará tiempo, especialmente para los equipos comerciales que podrán concentrarse en el negocio principal y hacer crecer el negocio. 

Y quien dice que la desmaterialización de los contratos, dice que la reducción del consumo de papel y tinta, correos, necesidades de mantenimiento de la impresora ... Esto se traduce en una reducción en los costos operativos.

Además, la firma electrónica permite ofrecer una experiencia simplificada de la firma, un elemento importante que permite, en particular, mejorar la experiencia del cliente. ¡El firmante puede firmar de forma remota, simple y rápida, en cualquier momento, desde su computadora, teléfono inteligente o tableta! Esto le ahorra todos los tediosos pasos involucrados en la firma de un contrato (impresión, escaneo, etc.). Este aspecto no debe pasarse por alto cuando sabemos la importancia de la satisfacción del cliente en el crecimiento de un negocio. 

Finalmente, la firma electrónica hará que los procesos comerciales sean más ágiles, y un negocio más ágil podrá crecer más rápido. Lo vemos hoy en particular con la crisis del coronavirus, que está empujando a muchas empresas a teletrabajar. Las empresas con firmas electrónicas antes del comienzo de la crisis vieron su actividad menos afectada y pudieron adaptarse más rápidamente a nuevas formas de trabajo.

Del mismo modo, en un contexto económico "normal", incluso si, por ejemplo, el director de la PYME está de viaje, la actividad puede continuar porque puede firmar documentos y contratos importantes desde la distancia. Por lo tanto, los gerentes de PYME pueden administrar sus negocios desde cualquier lugar.

Top 5 Casos de uso de la firma electrónica en pymes

Diferenciarse de la competencia, aumentar la productividad y estar siempre disponible para los clientes con mejor conectividad y seguridad son algunos de los retos a los que se enfrentan hoy las pequeñas y medianas empresas, pero estos se pueden gestionar mejor gracias a la digitalización.

La firma electrónica es una herramienta que ayuda a las pymes a impulsar sus negocios, ya que reduce los tiempos en procesos cotidianos y repetitivos, a la vez que mejora la gestión con los clientes y proveedores. 

Permite realizar, cualquier día y a cualquier hora, de forma digital desde el smartphone multitud de trámites relacionados con la firma de documentos y contratos, evitando retrasos y esperas.

Te mostramos los 5 casos de uso más top de la firma electrónica para que estas empresas digan adiós a el escaneado, el envío por fax o la mensajería urgente. 

1 Contratos de ventas con clientes desde cualquier parte del mundo

Con la firma electrónica cierra más contratos, agiliza las operaciones y destaca por encima de la competencia con una mejor experiencia para el cliente.

2 Órdenes de compra

Firma una orden de compra en 3 clics y evita retrasos de confirmación con los        proveedores.

3 Facturas electrónicas

Una gran parte del gasto de cualquier PYME reside en papel, impresoras, tinta o en el almacenamiento de facturas. Acelera la facturación digitalizando todo el proceso, desde su creación hasta archivo pasando por la firma.  

4 Presupuestos a diferentes clientes y organizaciones privadas y públicas

Haz que los documentos en papel no sean un problema para poder expandirte en el mercado. Tus presupuestos pueden ser firmados desde cualquier parte del mundo y dispondrás de ellos en minutos.

5 Procesos internos de recursos humanos, contratos laborales, firma de periodos vacacionales, nóminas, etc.

Sencillo de implementar y fácil de utilizar, tus gestiones con los empleados se pondrán cerrar en cuestión de minutos digitalizando toda esa documentación.

Conclusión, la firma electrónica ayuda a que tu negocio funcione mejor

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La firma electrónica no es un lujo reservado para grandes empresas. Si bien su implementación puede parecer engorrosa y complicada a primera vista, especialmente desde un servicio legal y de TI establecido, es más simple de lo que cree si elige el proveedor adecuado. Signaturit garantiza el valor legal de sus documentos firmados. Además, no se necesitan conocimientos informáticos avanzados para utilizar nuestra solución. 

Con la plataforma Signaturit, la puesta en marcha es inmediata. Ofrece una experiencia intuitiva a sus usuarios para el manejo rápido de la herramienta. Todo lo que tienes que hacer es crear una cuenta comenzar a enviar tus documentos para firmar directamente.

También tiene La oportunidad de probar nuestra solución avanzada de firma electrónica de forma gratuita durante 7 días. Puede usar todas nuestras funciones avanzadas y probarlas en tus procesos comerciales y laborales.

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