En un mundo empresarial cada vez más competitivo, optimizar los procesos internos se ha convertido en una cuestión imperativa para cualquier organización que busque la eficiencia, la transparencia y la rentabilidad. Uno de los procesos más cruciales en este sentido es el "Procure to Pay" (P2P), un enfoque integral que engloba todo el ciclo de adquisición y pago de bienes y servicios, y que suele ser denominado como ciclo de aprovisionamiento.
Este proceso no solo influye en la eficacia con la que se manejan las operaciones diarias, sino que también tiene un impacto significativo en las relaciones con los proveedores y en el control financiero de la empresa.
Forma parte del propio Procurement, y por supuesto del cada vez más habitual e-Procurement digital, y es imprescindible que cualquier empresa competitiva lo domine a la perfección para que la organización pueda tener éxito. De hecho, un manejo deficiente del Procure to Pay puede llevar a pérdidas financieras importantes e incluso a hacer peligrar la viabilidad del negocio.
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El término "Procure to Pay", también denominado "Procure to Payment", o simplemente "P2P", se refiere a un proceso empresarial de extremo a extremo que cubre todo el ciclo de vida de la adquisición y el pago de bienes y servicios. Este proceso comienza con la identificación de una necesidad específica dentro de la organización y culmina con el pago de la factura del proveedor. En resumen, P2P es una serie de acciones interconectadas que facilitan la adquisición eficiente y efectiva de productos o servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa.
En español podría traducirse como "de la compra al pago", pues hace referencia a todo el proceso y las distintas fases que van desde el inicio de la compra o adquisición al pago final, en relación al ámbito empresarial. No obstante, la denominación más común en español suele ser la de ciclo de aprovisionamiento.
Procure to Pay (P2P), Purchase to Pay (también P2P) y Source to Pay (S2P) son tres conceptos en la gestión de compras y cadena de suministro que, aunque similares, tienen diferencias clave. Los tres se preocupan por la eficiencia en la adquisición y el pago de bienes o servicios, pero varían en alcance y enfoque.
Mientras que S2P tiene un enfoque más holístico y estratégico, los dos tipos de P2P están más centrados en la eficiencia operativa del proceso de compra y pago, e incluso habitualmente pueden confundirse o mezclarse.
El ciclo de Procure to Pay, conocido también como P2P Process, se divide en varias fases críticas que, cuando se gestionan de manera efectiva, pueden llevar a una mayor eficiencia y rentabilidad para una organización. Se podrían resumir de la siguiente manera:
1.Identificación de necesidades: Esta es la fase inicial donde se identifica la necesidad de un bien o servicio específico. Esto podría incluir la identificación de una escasez de material, un equipo que necesita reparación, o la necesidad de un nuevo servicio.
2.Aprobación de requisición: Una vez identificada la necesidad, se realiza una requisición de compra que debe ser aprobada por las partes correspondientes dentro de la organización. Este proceso de aprobación asegura que la compra está justificada y alinea con los objetivos y el presupuesto de la empresa.
3.Selección de proveedores: En esta fase, se busca y evalúa a diferentes proveedores en función de varios criterios como precio, calidad, fiabilidad y plazos de entrega. Puede implicar el envío de RFPs (solicitudes de propuestas) y el análisis de las respuestas recibidas.
4.Emisión de la orden de compra: Una vez seleccionado el proveedor, se emite una orden de compra (OC). Este es un documento contractual que especifica la cantidad, precio y términos y condiciones bajo los cuales se realizará la compra.
5.Recepción y verificación: Cuando los bienes o servicios son entregados, se lleva a cabo una verificación para asegurarse de que se ajustan a lo especificado en la orden de compra en términos de calidad, cantidad y otras condiciones.
6.Conciliación de tres vías: Esta fase implica una comparación entre la orden de compra, la entrega recibida y la factura del proveedor para asegurarse de que todo coincida. Cualquier discrepancia debe resolverse antes de pasar a la siguiente fase.
7.Aprobación de la factura: Tras la conciliación exitosa, la factura se aprueba para el pago. Dependiendo de la organización, esto puede requerir múltiples niveles de aprobación.
8.Pago al proveedor: Finalmente, se realiza el pago al proveedor según los términos acordados, lo que podría incluir descuentos por pronto pago o términos de crédito.
9.Evaluación y retroalimentación del proveedor: Después de completar la transacción, muchas organizaciones evalúan el desempeño del proveedor para informar futuras interacciones y compras.
Beneficios de aplicar Procure to Pay en una empresa
El proceso de "Procure to Pay" no es solo un conjunto de pasos operativos o fases, sino un enfoque estratégico que puede ofrecer numerosas ventajas a las organizaciones que lo implementan de manera efectiva, y entre ellas se pueden destacar:
En función del tamaño de una empresa el Procure to Pay podría recaer como una tarea principal de una sola persona, o como un proceso que debe ser desarrollado por diferentes departamentos.
El departamento de compras, tanto si está compuesto por varios equipos con jerarquías como si se basa en un único responsable de compras, es el que lidera las fases iniciales de selección de proveedores y las órdenes de compra. El departamento financiero se encarga de la aprobación de facturas y pagos.
Y el departamento de operaciones debe encargarse de verificar la calidad de los bienes o servicios recibidos. Además, otros departamentos como los de control de gestión, auditoría interna, tecnología, legal o logística, podrían encargarse de fases intermedias en función del tamaño de la empresa o del volumen de la compra.
