¿Qué herramientas contribuyen a mejorar la eficiencia de un departamento financiero?

Posted by media on 8/09/16 9:00

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En uno de nuestros posts de la semana pasada hablábamos de la nueva función estratégica que los directores financieros de las empresas digitales deben asumir, y la necesidad de que se involucren más en la toma de decisiones relacionadas con la transformación digital.

Este nuevo rol conlleva una serie de retos, entre los cuales está el de liderar la digitalización de su propio departamento. Para ello, es imprescindible que un CFO del mundo digital esté siempre al día respecto a las nuevas tendencias, soluciones y herramientas que surgen continuamente con la finalidad de automatizar al máximo todo tipo de tareas administrativas.

Al fin y al cabo, cuanta mayor automatización, mayor eficiencia y más horas de tiempo liberadas para que todo el equipo financiero pueda dedicarlas a aquellas tareas que tienen una repercusión directa en los KPIs del negocio. En este post repasamos tres herramientas esenciales que todo departamento financiero debería utilizar.

Este post también está disponible en inglés.


Las tres herramientas imprescindibles para automatizar un departamento financiero

Dada la infinidad de herramientas que existen hoy en día con el objetivo de simplificar procesos y tareas, puede resultar complicado decidir cuál de ellas se adapta mejor a las necesidades de la empresa: se necesita demasiado tiempo para investigar alternativas, comparar funcionalidades, probarlas, evaluarlas a nivel técnico, etc.

Por otro lado, al contrastar las diferentes opciones no siempre es evidente qué tan fáciles de usar son. Y la facilidad de uso es una característica crucial a tener en cuenta. En aquellas herramientas que se van a poner a disposición del cliente, es obvio que la usabilidad es un factor clave para lograr una buena experiencia de cliente. Pero a nivel interno, no por menos obvio deja de ser cierto que una de las principales trabas con las que cualquier directivo se suele encontrar a la hora de implementar una nueva herramienta es la reticencia de los propios empleados a utilizarla.

Por eso, las tres soluciones que proponemos en este post se caracterizan, además de por su excelencia a nivel técnico, por su facilidad de uso en todos los sentidos. Las tres son ya imprescindibles en los departamentos financieros de multitud de pequeñas y medianas empresas. Os explicamos por qué:

1. Billin

El ciclo de facturación es de los procesos más enredados, arduos y de mayor responsabilidad de cualquier departamento financiero. El hecho de disponer de varios canales de comunicación abiertos, tanto con proveedores como con clientes, entorpece la gestión y supone dedicar demasiado tiempo al rastreo de facturas de proveedores, al seguimiento de facturas de clientes, al reclamo de cobros, al archivado de todo el papeleo que se genera, así como a proyectar el flujo de caja con fiabilidad.

Para simplificar y optimizar la gestión y el cobro de facturas, y evitar así la pérdida de tiempo que tradicionalmente suele conllevar, existe Billin, una solución gratuita y completa que permite centralizar todo el ciclo de facturación en una sola herramienta.

Con Billin puedes subir tus facturas en PDF, o crearlas mediante su módulo de creación de facturas -- que permite enviar de forma automática las que son recurrentes -- enviarlas y recibirlas fácilmente, realizar cobros y pagos (aun cuando ni el proveedor ni el cliente estén registrados en la plataforma) y almacenarlas en la nube de forma totalmente segura.

Esta herramienta permite realizar un seguimiento en directo de tus facturas emitidas - se puede saber si el cliente ha recibido, visualizado y aceptado la factura en tiempo real - y ello facilita la gestión de la evolución y las proyecciones de tesorería. Además de facilitar la gestión del cobro desde el momento de la emisión de la factura gracias al tracking del estado de la factura, Billin también facilita el pago de facturas, ofreciendo varias opciones como la domiciliación bancaria (mediante mandatos SEPA online), o el pago mediante tarjeta de débito, crédito y/o Paypal.

Con todo, Billin contribuye a mejorar la productividad del departamento financiero, y su facilidad de uso hace que su implantación no suponga resistencia alguna por ninguno de los miembros del equipo de administración.


2. Captio

Otro de los procesos más engorrosos y que consumen más tiempo es el de la gestión de los gastos de viaje. Aquellas empresas que disponen de una fuerza comercial que viaja con frecuencia, la gestión de los gastos de viaje es un trámite que da “pereza”, tanto para el comercial que tiene que guardar los tickets y rellenar periódicamente las hojas de gastos, como para el personal de administración y finanzas, que tiene que revisar manualmente cada gasto, aceptarlo si entra dentro de las políticas de gasto de la empresa o rechazarlo en caso contrario, y terminar con su contabilización y archivado.

La herramienta que simplifica al máximo todo este flujo es Captio. La solución que proponen integra todo el proceso de gestión de gastos en una única plataforma, que centraliza desde el reporte de gastos, hasta su clasificación, supervisión, aprobación y contabilización. De este modo, Captio permite ahorrar tiempo tanto a los comerciales como al equipo del departamento de administración, quienes también evitan el fastidioso momento de revisión y contabilización de gastos de viaje a final de cada mes, además de que consiguen mantener a raya el fraude interno sin que ello conlleve ni tiempo ni esfuerzo adicional.

Para los comerciales, reportar gastos pasa a ser cuestión de hacer una foto a cada ticket en cualquier momento, y subirlo directamente a la app de Captio instalada en su móvil. La app extrae los datos de forma automática y los guarda en la nube. Una vez se crea el informe de gastos con los datos capturados, éstos pasan a ser visibles para el departamento de administración, que puede ir controlándolos y analizándolos en tiempo real. Además, como Captio tiene la homologación de la Agencia Tributaria, los tickets digitalizados son igual de válidos que en papel, con lo cual los comerciales no necesitan guardar ningún comprobante físico, y en el departamento de administración también se ahorran el archivado manual de los tickets.

3. Signaturit

La cantidad de papeles que pasan por un departamento financiero no es superada prácticamente ningún otro departamento. Y muchos de estos “papeles” - facturas, contratos, presupuestos, propuestas, acuerdos, cuentas anuales... - no salen de administración si no es con una firma que de autorización o aprobación. Y el proceso de firma de cualquier documento conlleva tiempo, sobre todo si se requiere la firma de varias personas de distintos departamentos. Esta dificultad en conseguir las firmas es lo que en la mayoría de ocasiones retrasa el inicio de proyectos, el cierre de acuerdos, la presentación de propuestas, etc., con todos los costes que ello supone.

Para resolver este problema existe Signaturit. Nuestra solución de firma electrónica avanzada permite automatizar y centralizar la solicitud de firmas desde una sola plataforma, desde donde se puede enviar cualquier tipo de documento a firmar, controlar en todo momento el estado del documento - recibido y firmado por el destinatario - y enviar recordatorios al firmante si es necesario. Con Signaturit se agiliza el proceso de solicitud de firmas, se ahorra papel (ya que no es necesario imprimir documentos para firmarlos), y se reduce el tiempo medio en el que se consiguen las firmas. Además, se pueden crear equipos dentro de la plataforma, de forma que varios miembros del departamento pueden solicitar firmas y monitorizar su estado en tiempo real.

Por parte del firmante, éste no tiene que estar registrado en Signaturit para poder firmar, ni necesita descargar ninguna app: recibe el documento a firmar en un email, y puede firmarlo desde su ordenador, o directamente desde el teléfono móvil. La rapidez en la recogida de firmas que se obtiene con Signaturit no sólo aumenta la eficiencia del departamento, sino que supone una ventaja competitiva importante para toda la empresa.

Las firmas electrónicas avanzadas de Signaturit son además legales, tanto en Europa como en Estados Unidos. Si quieres probar hoy mismo cómo funciona nuestra herramienta, registrate aquí y explora todas las funcionalidades que ofrecemos de forma gratuita durante 14 días.

Este post también está disponible en inglés.

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Tags: Banca y Seguros

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