¿Qué usos tiene la firma electrónica de Signaturit en departamentos de recursos humanos?

Escrito por: media el 8/06/17 9:00

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Si trabajas en un departamento de recursos humanos seguramente hayas tenido que enviar documentación a firmar a tus empleados en más de una ocasión. Y también es probable que a más de uno le hayas tenido que perseguir para conseguir su firma.

Este caso de uso y su solución tecnológica - la firma electrónica - fueron los temas que tratamos el pasado viernes 26 de mayo en el evento sobre la firma electrónica para departamentos de RRHH que co-organizamos en Madrid junto con GM Integra RRHH, área laboral de la consultora de RRHH Gros Monserrat.

Después de las charlas de los tres ponentes se dió paso al turno de preguntas. En este post recogemos las principales cuestiones que suscitaron dudas respecto al funcionamiento, implementación y uso de Signaturit en departamentos de recursos humanos.

Este post también está disponible en inglés.

 

8 preguntas sobre el funcionamiento de la firma electrónica en departamentos de recursos humanos

El pasado viernes 26 de mayo organizamos en Madrid la segunda edición del nuestro evento sobre la firma electrónica para agilizar procesos en departamentos de recursos humanos, en colaboración con GM Integra RRHH.

Las tres presentaciones descargable son las siguientes:

  1. ¿Qué es y cómo funciona la firma electrónica? Aspectos técnicos de Signaturit.
    Juan Zamora, co-fundador y CEO de Signaturit

  2. La validez legal de la firma electrónica. Cumplimiento normativo en las relaciones laborales.
    Juan Luis Contreras, abogado de Gros Monserrat Abogados

  3. El caso de éxito en el uso de la herramienta de firma electrónica por parte de la empresa BQ.
    Daniel Ruiz, director de RRHH de BQ


¿Es legal la firma electrónica para firmar contratos laborales?

Sí, la firma electrónica es legal en la Unión Europea y, por tanto también en España, y puede utilizarse para firmar cualquier tipo de contrato.

La ley que establece, regula y reconoce la legalidad de la firma electrónica en la Unión Europea es el Reglamento (UE) Nº 910/2014, del que ya hemos hablado muchas veces en este blog.

En su artículo 25, dicho Reglamento, también conocido como eIDAS, establece los efectos jurídicos de las firmas electrónicas afirmando que “no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada”.

Información relacionada:


Después de explicar el funcionamiento de la herramienta de firma electrónica de Signaturit, de aclarar las dudas respecto a la legalidad de la firma electrónica y de presentar el caso de uso concreto de la empresa BQ, dimos dimos paso al turno de preguntas. En este post las respondemos.

Qué usos tiene la firma electrónica de Signaturit en departamentos de recursos humanos_Signaturit_1

 

Preguntas sobre el uso de la firma electrónica para firmar contratos de trabajo

1. ¿Cómo le llega al empleado el contrato de trabajo para que lo firme?

A través de su correo electrónico. La persona encarga de enviar los contratos de trabajo a firmar lo hace a través de la plataforma de Signaturit, y al empleado le llega el contrato en un email a su cuenta de correo electrónico.

El empleado no tiene que estar registrado en Signaturit para poder firmar, y puede hacerlo a través de su teléfono móvil, una tablet, portátil u ordenador de sobremesa. En cualquier caso, recogemos evidencias electrónicas del contexto en el que se realiza la firma: fecha, hora, geolocalización, dirección IP, navegador, etc.

En este vídeo explicamos cómo firmar un documento con Signaturit:

 

 

2. ¿El destinatario final del contrato laboral siempre tiene que ser el empleado?

No. Desde el panel de gestión de Signaturit puede establecerse que, una vez el empleado haya firmado su contrato o la documentación que tenga que firmar, una copia firmada le llegue también a una tercera persona, que sería lo que se llama la figura del validador.

En cualquier caso, tanto al empleado como a la empresa les llegará una copia del contrato firmado de forma automática: al empleado le llegará a su dirección de correo electrónico y a la empresa a su panel de gestión de Signaturit.

Además, por cada documento firmado la empresa también recibe el documento probatorio (o audit trail), que contiene todas las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma.

3. ¿Es posible enviar a firmar un mismo documento a varias personas distintas a la vez?

Sí. Es lo que en Signaturit llamamos el envío batch o envío por lotes. Se trata precisamente de enviar un documento idéntico a varias personas distintas, aunque cada cual firmará el suyo, ya que lo reciben de forma individual (aunque el envío se haya producido “en lote”).

En este artículo - Enviar un documento por lotes - encontrarás toda la información necesaria para entender y utilizar esta funcionalidad.

Un caso de uso muy común del envío por lotes en un departamento de recursos humanos es cuando se tiene que enviar a un equipo la documentación de prevención de riesgos laborales.

4. ¿Es posible enviar contratos de trabajo a firmar vía SMS?

Sí, con Signaturit se pueden enviar contratos laborales a firmar a través de un mensaje SMS.

En este caso al empleado le llegará un mensaje con un enlace al contrato. Cuando haga clic en el enlace, el documento a firmar se abrirá en el navegador de su teléfono móvil y desde allí podrá firmarlo. Para poder utilizar esta opción, es necesario integrar Signaturit vía API con el software de recursos humanos que utilice la empresa.

Qué usos tiene la firma electrónica de Signaturit en departamentos de recursos humanos_Signaturit_2

 

5. ¿Podemos digitalizar y certificar la documentación que ya tenemos almacenada en papel?

Sí. Es posible digitalizar los documentos archivados en papel de años anteriores y una vez escaneados y convertidos a formato PDF, certificarlos mediante la plataforma de Signaturit, con un sellado de tiempo y un certificado digital. Una vez hecho esto, la documentación queda archivada en la nube en formato digital, y Signaturit se encarga de custodiarla durante un mínimo de 5 años.

Pasos para digitalizar y certificar los documentos físicos que la empresa aún conserva en papel:

  1. Escanear la documentación.
  2. Subirla a la la sección de “Archivos certificados” de la plataforma de Signaturit.

     Una vez subida la documentación, la certificamos y generamos un documento probatorio          (audit trail) por cada documento. (Se pueden subir documentos de hasta 4GB). Tanto la              documentación certificada como los documentos probatorios los guardamos en nuestro          servicio de almacenamiento en la nube.

6. ¿Cuánto tiempo almacenamos la documentación que se envía a través de nuestra plataforma?

Legalmente estamos obligados a custodiar la documentación que se envía a través de Signaturit durante un plazo mínimo de 5 años. Sin embargo, podemos alargar el periodo de custodia en función de las necesidades de cada cliente.

La información la almacenamos de forma encriptada en nuestro servicio de almacenamiento en Europa.

Para acceder a los documentos almacenados, debe accederse a la plataforma de Signaturit. Desde allí se pueden visualizar o descargar. Además, también se puede visualizar y/o descargar el documento probatorio que se genera por cada documento certificado.

 

7. ¿Hay que contratar almacenaje adicional a medida que aumenta el volumen de documentación enviada?

No. Nuestra capacidad de almacenaje se autoescala de forma automática a medida que aumenta el volumen de documentación que se envía a firmar a través de Signaturit. Y no cobramos extra por el hecho de necesitar más espacio de almacenamiento :)

 

8. ¿Es posible utilizar la firma electrónica para los contratos de trabajo que se suben a la plataforma de licitaciones públicas CDTI?

Sí. De hecho, la empresa BQ se ha encontrado con esta situación, y lo que ha hecho es subir los contratos de trabajo del personal firmados con la firma electrónica avanzada de Signaturit a la plataforma de CDTI, junto con los documentos probatorios (o audit trails) de cada contrato.

 

Si necesitas más información o tienes cualquier otra pregunta respecto a algún caso de uso concreto que tengas en el departamento de recursos humanos de tu empresa, ponte en contacto con nosotros. +34 93 551 14 80

Este post también está disponible en inglés.

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Etiquetas: Recursos Humanos

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