Resumen del evento sobre la firma electrónica para departamentos de recursos humanos

Posted by media on 24/01/17 9:00

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El pasado jueves 19 de enero celebramos en Barcelona un evento titulado La firma electrónica, una evolución en las relaciones laborales. Organizado junto con la consultora Gros Monserrat, el encuentro reunió a directores y managers de varias empresas de distintos sectores. Entre otras, contamos con responsables de RRHH de Desigual (retail), Gestamp (ingeniería de automoción), Schneider Electric (gestión de energía), Grupo HAM (transporte) y DAS España (seguros).

En este post queremos hacer un resumen del evento, y compartir con vosotros las presentaciones de los tres ponentes que participaron: Juan Zamora, co-fundador y CEO de Signaturit, quien presentó nuestra solución de firma electrónica y mostró el funcionamiento de la herramienta; Juan Luis Contreras, abogado de Gros Monserrat Abogados, quien habló de la validez legal de la firma electrónica; y Daniel Ruiz, responsable de RRHH de la empresa BQ, quien expuso los beneficios que ha aportado a su departamento el uso de esta solución tecnológica.

Este post también está disponible en inglés.


Solución tecnológica que tangibiliza los beneficios de la digitalización

Este encuentro lo organizamos con el objetivo de presentar la firma electrónica como una herramienta imprescindible en todo departamento de recursos humanos que aspira a mejorar en eficiencia digitalizando sus procedimientos de contratación y gestión del talento.

Mejorar en eficiencia es una de las muchas vertientes que tiene un proceso de transformación digital y, actualmente, este cambio debe considerarse como una de las prioridades de los departamentos de RRHH, cuyo rol se considera clave en la digitalización de toda la empresa.

Al implementarse como herramienta de uso diario, la firma electrónica contribuye de forma notable a mejorar la eficiencia del departamento, puesto que supone un ahorro evidente de tiempo y de materiales consumibles (todos los asociados a la impresión de documentos). Y el hecho de hacer tangible la mejora de forma tan clara, pone de manifiesto el beneficio que pueden obtener los departamentos de RRHH con el uso de soluciones digitales.

 

Las presentaciones del evento: qué es y cómo funciona la firma electrónica, validez legal y caso de éxito de la empresa BQ.

1. ¿Qué es y cómo funciona la firma electrónica? Aspectos técnicos de Signaturit.

Juan Zamora, co-fundador y CEO de Signaturit, empezó explicando lo que es una firma electrónica y los tipos de firmas electrónicas que existen, según la primera ley europea al respecto, la Directiva 1999/93/CE, y según la nueva ley en vigor desde el 1 de julio de 2016, el Reglamento (UE) Nº 910/2014 conocido como eIDAS, del que ya hemos hablado mucho en este blog.



En su presentación, el CEO de Signaturit también hizo un repaso por los diferentes usos que se le puede dar a la firma electrónica en un departamento de recursos humanos, tanto en los procesos de recruiting y onboarding, como durante y al final de la vida laboral de un empleado, y por supuesto para solventar procesos internos dentro del propio departamento.

Para finalizar su presentación, además de hablar sobre varios de los aspectos técnicos más relevantes de Signaturit, Juan hizo una demostración en directo del cómo funciona la herramienta e hizo un repaso por las secciones principales del panel de gestión.

Puedes descargarte la presentación sobre la firma electrónica de Signaturit haciendo click en este enlace.



2. La validez legal de la firma electrónica. Cumplimiento normativo en las relaciones laborales.

La segunda presentación del evento fue impartida por Juan Luis Contreras, abogado de Gros Monserrat Abogados. En su charla, Juan Luis profundizó más sobre el contexto normativo en el que se enmarca la firma electrónica, hablando no sólo del reglamento eIDAS, sino también de la ley española sobre firma electrónica. 

Lo destacable de esta parte de la presentación legal fue que la ley española - Ley 59/2003 - parcialmente derogada después de la entrada en vigor del eIDAS, en ningún caso contradice a la ley europea, y ambas establecen la misma definición de firma electrónica avanzada.


Firma electrónica avanzada

Reglamento eIDAS - Artículo 26

“Estar vinculada al firmante de manera única.

Permitir la identificación del firmante.

Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo

Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.”

Ley 59/2003 - Artículo 3.2

“La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante

y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados,

que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere

y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.”


El abogado de Gros Monserrat también habló de los sellos de tiempo, de los efectos jurídicos de las firmas electrónicas, y de la jurisprudencia ya existente en España respecto a la aceptación de todo tipo de documentos y medios electrónicos - nóminas digitales, mensajes de whatsapp, grabaciones de voz o correos electrónicos - como pruebas válidas y aceptables ante un tribunal de justicia.

Puedes descargarte la presentación legal haciendo click en este enlace.


3. Un caso de éxito en las mejora de las relaciones empresa - empleado, el caso de BQ.

En la última presentación de la jornada, Daniel Ruiz, responsable de recursos humanos de la empresa BQ, empezó hablando de los efectos de la transformación digital a todos los niveles, y de cómo se han visto transformada para bien nuestra relación con el entorno gracias a la tecnología. Para ilustrar este hecho, Daniel mostró el vídeo llamado Life Simplified with Connected Devices, en el que se ofrece una visión de cómo se va a simplificar nuestra vida en un futuro cercano gracias a la proliferación de objetos inteligentes interconectados (aka el internet de las cosas).

Hablando desde su experiencia a la hora de implementar la firma electrónica en su departamento, el responsable de recursos humanos de BQ comentó que, por un lado, se necesita un líder que impulse la implementación de una herramienta de este tipo. Esta persona debe de ser capaz de comunicar bien, de escuchar el feedback de sus empleados y de determinar cuál es el mejor encaje posible de la herramienta en la organización, dados los procesos y los sistemas informáticos existentes.


"Es necesario que alguien lidere la implementación de la firma electrónica en un departamento de recursos humanos. Esta persona deberá determinar además cuál es el mejor encaje de la herramienta en la empresa, dados los procesos y las infraestructuras de IT existentes."

- Daniel Ruiz, responsable de RRHH de BQ

Por otro lado, Daniel también comentó que el proceso de implementación de la firma electrónica suele encontrarse con algunas reticencias iniciales, que también se deben superar. Entre otras, mencionó la importancia de convencer al departamento legal al respecto, y que también suele ser necesario superar la desconfianza que algunos empleados muestran hacia este tipo de tecnologías, sobre todo en aquellas empresas en las que la media de edad de quienes van a utilizar la herramienta cada día supera los 30 años.

Puedes descargarte la presentación de Daniel Ruiz haciendo click en este enlace.

Esperamos que este resumen te resulte de utilidad para iniciar el proceso de implementación de la firma electrónica en tu departamento de recursos humanos. Si tienes cualquier duda al respecto, puedes ponerte en contacto con nosotros enviándonos un email a info@signaturit.com o llamando directamente al 93 551 14 80.

Este post también está disponible en inglés.

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